Myndigheten för en effektiv statsförvaltning
Meny

Så kan du arbeta med en god förvaltningskultur

Alla myndigheter bör arbeta med en god förvaltningskultur. Det är viktigt att bryta ner arbetet till en konkret och meningsfull nivå där de anställda känner igen sig. Målet är att de ska få ett bättre stöd för hur de ska agera för att lösa sina arbetsuppgifter.

Vi föreslår att ni utgår från en enkel modell i tre steg för att komma igång med arbetet:

Vad ska hända och varför?

Alla myndigheter har olika utmaningar och förutsättningar. Tänk därför brett: Vad behöver vi arbeta med för att lösa våra uppgifter på ett bättre sätt? Vad är utmaningarna för våra medarbetare i rollen som statsanställda? Två grunder i arbetet med en förvaltningskultur är

  • samsyn om myndighetens uppdrag
  • chefer och medarbetare som är trygga i rollen som statsanställd

Samsyn om myndighetens uppdrag

En central utgångspunkt för en god förvaltningskultur är att ni inom myndigheten har en samsyn om uppdraget och varför myndigheten finns till. Bilden av uppdraget påverkar både kulturen och värderingarna på myndigheten vilket i sin tur styr hur medarbetare agerar i vardagen. Se film med Hans-Gunnar Axberger.

Trygghet i rollen som statsanställd

En grund i en god förvaltningskultur är att alla anställda känner till den statliga värdegrunden och vet vad det innebär att arbeta i staten. För att bli trygg i rollen som statsanställd behöver medarbetare och chefer också kunna hantera situationer där det inte finns enkla svar och lösningar.

Motivera varför

Det skapar trovärdighet att ha en bra motivering till varför ni behöver arbeta med ett visst område. I vissa fall kan det vara för att åtgärda problem eller situationer som uppstått i verksamheten tidigare, t.ex. att en medarbetare eller chef har agerat på ett oönskat sätt. Det kan också handla om att hantera utmaningar och situationer som uppstår i det dagliga arbetet, t.ex. hur man ska agera om man får gåvor eller erbjudanden. Motivet kan också vara att stärka något som redan fungerar bra.

Involvera medarbetarna i arbetet

Involvera medarbetarna i att identifiera ”vad” och ”varför”. Genom att bygga nerifrån och upp ökar legitimiteten för arbetet. Vilka behov ser medarbetarna? Ni kan t.ex. diskutera ”vad” och ”varför” på arbetsplatsträffar eller med fackliga representanter eller identifiera dem genom medarbetarundersökningar.

Forskning visar att det är framgångsrikt att driva kultur- och värdegrundsarbeten nerifrån och upp. Det går inte att pressa fram en förändring i grundläggande värderingar. Tomas Brytting, professor i organisationsetik vid Ersta Sköndal högskola, rekommenderar att man börjar arbetet genom att undersöka vilken kultur och vilka värden som redan finns och som styr medarbetarnas agerande i svåra situationer. Då blir det möjligt att identifiera om eller när det finns problem med kulturen och medarbetares och chefers värderingar. Se film med professor Tomas Brytting.

Tips på frågor som kan hjälpa er att komma igång med arbetet:

  • Vilka svåra situationer har vi i vår myndighet där det inte är självklart hur vi som statsanställda ska agera?
  • Hur löser vi sådana situationer i dag?
  • Vad behöver vi utveckla för att kunna lösa sådana situationer på ett bättre sätt?
  • Har vi en samsyn om uppdraget i myndigheten?
  • Har vi chefer som är trygga i rollen som statsanställda? Är cheferna goda förebilder för sina medarbetare?
  • Har vi trygga och ansvarstagande medarbetare som vet vad det innebär att vara statsanställd?
  • Ger vi medarbetarna tillräckligt stöd om hur de ska agera i svåra situationer? (t.ex. utbildningar i rollen som statsanställd, dilemmaträning eller riktlinjer och rutiner).
  • Har vi en god förvaltningskultur på myndigheten? Har vi en eller flera kulturer?
  • Har vi delar i vår kultur som vi vill förändra?

Vem är ansvarig för att det händer?

Myndigheten bör utse en person i ledningsgruppen som är ansvarig för arbetet med en god förvaltningskultur. Samtidigt har alla chefer ansvar för att medarbetarna vet vad det innebär att vara anställd i staten och för att det finns en god förvaltningskultur på arbetsplatsen. Chefer är dessutom viktiga förebilder i arbetet. Därför är det viktigt att myndighetschefen engagerar sig i arbetet med en god förvaltningskultur.


Hur och när ska det hända?

Det finns flera olika verktyg och aktiviteter som myndigheter kan använda sig av i arbetet med en god förvaltningskultur. Vilka verktyg och aktiviteter som är lämpliga och när de ska genomföras behöver naturligtvis anpassas efter vad som ska hända och varför. Här ger vi några exempel:

Utbildningar i rollen som statsanställd

Alla medarbetare och chefer behöver veta vad som förväntas av dem som statsanställda. I det ingår att ha god kunskap om principerna i den statliga värdegrunden och om interna regler, till exempel om representation, gåvor och jäv. Se våra kurser.

Samtal om dilemman och svåra situationer

Alla chefer och medarbetare behöver ha kompetens att hantera svåra situationer där det inte finns enkla svar och lösningar. Att samtala om dilemman eller verkliga svåra situationer är ett sätt att stärka kompetensen att fatta kloka beslut i svåra situationer. Se vår sida med exempel på dilemman.

Etisk kod

En etisk kod kan tydliggöra för medarbetare och chefer hur de förväntas agera i olika situationer. I koden bör förväntningar på de statsanställda i till exempel den statliga värdegrunden, annan lagstiftning och myndighetens egna riktlinjer, brytas ner till konkreta förhållningssätt och principer. Se vår sida med etiska koder.

Fler tips på aktiviteter finns även på vår sida om hur du kan förebygga korruption

Om du vill ha mer inspiration till arbetet

Vi har flera filmer där praktiker och forskare berättar om hur man kan arbeta med en god förvaltningskultur. Se vår sida med filmer.

Vi kan också rekommendera en film från UR om hur man kan förändra kultur och värderingar med Leif Östling, tidigare VD för Scania.