Myndigheten för en effektiv statsförvaltning
Meny

Publikationer

Sökning på förvaltningspolitiskt ämnesord: E-förvaltning


Tillbaka till sökformuläret


2017:103
Förtroende för staten – förvaltningspolitiska utvecklingsområden och prioriteringar 2017–2018

Att medborgarna har förtroende för statsförvaltningen är nödvändigt för att staten ska kunna hantera större utmaningar framöver. Förtroende för staten står därför i centrum i Statskontorets analys av förvaltningspolitiska utvecklingsområden 2017–2018.

2016:25
Jordbruksverkets ökade kostnader för administration av EU-stöd – konsekvenser och utmaningar

Jordbruksverket kommer att ha ett besvärligt ekonomiskt läge under flera år. Det beror på myndighetens höga kostnader för att utveckla ett system för handläggning av EU-stöd. Arbetet har försenats och beräknas kosta 300 miljoner kronor mer än planerat.

Sammanfattning av Jordbruksverkets ökade kostnader för administration av EU-stöd – konsekvenser och utmaningar

Statskontoret har på regeringens uppdrag analyserat vilka förutsättningar Jordbruksverket har att genomföra sitt uppdrag inom nuvarande ekonomiska ramar.

Jordbruksverket har ett utsatt ekonomiskt läge

Jordbruksverket har ett utsatt ekonomiskt läge. Orsaken är att kostnaderna för att utveckla ett administrativt system för handläggning av EU-stöd under programperioden 2014–2020 beräknas kosta drygt 300 miljoner kronor mer än vad Jordbruksverket först räknade med. Myndigheten har fått tillfälliga anslagsförstärkningar för att finansiera utvecklingskostnaderna, men behöver ändå finansiera en stor del av kostnaderna inom ramen för sin ordinarie finan­siering.

Jordbruksverket räknar med att vid utgången av 2016 ha finansierat drygt hälften av de totalt 600 miljoner som utvecklingsarbetet beräknas kosta. De 260 miljoner kronor som kvarstår att finansiera fram till 2022 avser direkta utvecklingskostnader under 2017 samt amorteringar. Därutöver kommer myn­­dig­hetens förvaltningskostnader att öka när de nya systemen tas i bruk. Jordbruksverket uppskattar att förvaltningskostnaden för de nya administ­ra­tiva systemet kommer att uppgå till nära 240 miljoner kronor under 2017–2019.

Lantbrukarna får vänta på utbetalningar av stöd

Det nya administrativa systemet utgörs i stora delar av ett it-stöd som Jord­bruksverket och länsstyrelserna har börjat använda för att betala ut bidrag. Flera funktioner i it-systemen för handläggning och beslutsfattande är dock inte färdigställda. Det medför att det är mer komplicerat och resurskrävande än tidigare för länsstyrelserna att handlägga stöd. I slutändan innebär för­seningarna att en del stödmottagare, dvs. framförallt lantbrukare, får vänta längre än vanligt på att få sina stöd utbetalade.

Jordbruksverket har brustit i sitt utvecklingsarbete

Statskontorets analys visar att de förseningar och fördyringar som uppkommit beror såväl på sena besked om regelverk som på brister i myndighetens utveck­lingsarbete. Enligt Statskontoret analyserade Jordbruksverket inte i tillräcklig utsträckning nyttan av it-stöden och de risker som stora projekt medför. I genomförandet av utvecklingsarbetet brast delar av den interna styr­ningen och kommunikationen och myndigheten blev för konsultberoende. Dessutom har Jordbruksverkets internrevision haft en passiv roll som inne­burit att de inte granskat utvecklingsarbetet vid myndigheten.

Främjande och stödjande verksamhet minskar i omfattning

Jordbruksverket har minskat omfattningen av sin främjande och stödjande verksamhet för att finansiera utvecklingskostnaderna. Statskontoret bedömer att myndigheten kommer att behöva prioritera ned dessa verksamheter under hela programperioden 2014–2020. Statskontoret har inte uppfattat att rege­ringen har gett Jordbruksverket ett förändrat uppdrag, vilket innebär att fördelningen mellan förvaltande, stödjande och främjande verksamhet bör vara någorlunda konstant över tid. Jordbruksverket bör därför sträva efter att minska sina kostnader för att administrera EU-stöd under nästa program­period. Jordbruksverket kan göra detta genom att i högre grad än hittills väga in vilken nytta olika utvecklingsinsatser ger i förhållande till vad de kostar.

Jordbruks- och landsbygdspolitiken riskerar att bli mindre effektfull på sikt

De främjande och stödjande uppgifter som Jordbruksverket har behövt priori­tera ned utgörs framförallt av arbete gentemot EU och internationella orga­ni­sa­tioner, stöd till länsstyrelser, utvecklingsarbete, analyser av politikens effek­ti­vitet och förvaltning av det regelverk som myndigheten ansvarar för. Det innebär att Jordbruksverkets kunskapsproduktion minskar i omfattning, vilket på sikt riskerar att leda till att jordbruks- och landsbygdspolitiken blir mindre effektfull. För Jordbruksverket innebär besparingarna att deras exper­ter inom olika områden inte på samma sätt som tidigare kommer kunna under­hålla sin kompetens. Det blir också svårt att finansiera ersättnings­rekryte­ringar.

Kostnaderna för att administrera EU-stöd fortsätter att öka

Jordbruksverkets årliga kostnader för att administrera EU-stöd ökade med 130 miljoner kronor mellan inledningen av programperioden 2007–2013 och 2014. Statskontoret bedömer att Jordbruksverket kostnader kommer att bli ännu högre de närmaste åren som en följd av myndighetens satsningar på att utveckla de administrativa stöden. I slutet av perioden 2014–2020 finns det förutsättningar för att länsstyrelsernas handläggningskostnader för jord­brukar­­stöd kan minskas till följd av ett ökat inslag av automatisering i hand­läggningen. Det går dock inte i dagsläget att bedöma om minskade handlägg­ningskostnader på sikt kan uppväga de resurser som Jordbruksverket lägger ned på att utveckla de administrativa systemen.

Förenklingar, besparingar och bättre it-styrning kan frigöra resurser på sikt

Statskontoret bedömer inte att Jordbruksverket har några större möjligheter att frigöra resurser genom att effektivisera befintlig verksamhet de närmaste åren. Till grund för bedömningen ligger vår genomgång av myndighetens inter­na styrning, uppföljning och organisering. Statskontoret anser vidare att Jord­bruksverket har rätt inriktning på sitt arbete för att förhindra fel i hand­läggningen av EU-stöd, men myndigheten behöver utveckla sin redovisning för att det ska gå att bedöma om detta arbete bedrivs kostnadseffektivt. Enligt Statskontoret är det framförallt ett förenklat regelverk, besparingar och en bättre it-styrning som kan minska kostnaderna vid myndigheten.

Regelverket behöver förenklas för att kostnaderna ska minska

En förklaring till att kostnaderna för att administrera EU-stöd har ökat är att de regelverk som EU och regeringen har infört har blivit mer krävande att administrera. Statskontoret anser att regeringen inför nästa programperiod bör väga nyttan med att ha detaljerade stöd i förhållande till de administrativa kostnader som detta ger upphov till.

Styrningen av stora it-projekt behöver förbättras

Statskontoret anser Jordbruksverket behöver utveckla sin styrning av stora it-projekt. Myndigheten behöver förbereda arbetet bättre, myndighetsledningen behöver ta ett tydligt grepp om arbetet och inriktningen på internrevisionen behöver breddas så att revisionen även kan granska pågående utveck­lings­arbete. Det är enligt Statskontoret angeläget att regeringen följer hur Jord­bruksverket kommer att lägga upp sitt utvecklingsarbete inför nästa program­period.

Regeringen bör följa effekterna av besparingarna

Statskontoret lämnar i denna rapport ett antal förslag till regeringen som bland annat innebär att Jordbruksverket ska redovisa hur kostnaderna för administ­rationen av EU-stöd fördelas och kan minskas i framtiden. Statskontoret anser att regeringen bör följa hur de besparingar som Jordbruksverket genomför påverkar myndighetens resultat. Det förutsätter att Jordbruksverket utvecklar sin resultatredovisning så att regeringen bättre kan följa vilka effekter de ökade kostnaderna för administration av EU-stöd får för övrig verksamhet. Jordbruksverket bör också inom området miljö- och resurseffektiva näringar tydligare koppla sina prestationer till mål som myndigheten själv kan påverka

Jordbruksverket har förutsättningar att utföra sitt uppdrag

Om Jordbruksverket fortsätter med de besparingar som nu påbörjats och för­bättrar sin styrning och kontroll av utvecklingsarbetet, är Statskontorets över­gripande slutsats är att Jordbruksverket klarar att utföra sitt uppdrag inom de ekonomiska ramar som regeringen har föreslagit i budgetpropositionen för 2017. På sikt måste dock Jordbruksverkets kostnader för att administrera EU-stöd minska. Annars får Jordbruksverket svårt att fullgöra myndighetens främjande och stödjande verksamheter.

2016:9
Myndighetsanalys av Bolagsverket

Statskontoret har analyserat verksamheten vid Bolagsverket enligt modellen för myndighetsanalyser. Bolagsverket är en central förvaltningsmyndighet för företagsregistrering, som bland annat registrerar nya företag, hanterar registerändringar och tar emot årsredovisningar. Verksamheten finansieras till 95 procent med avgifter.

Sammanfattning av Myndighetsanalys av Bolagsverket

På uppdrag av regeringen har Statskontoret analyserat Bolagsverket enligt modellen för myndighetsanalyser. Vi har översiktligt gått igenom myndighetens förutsättningar, verksamhet, resultat och utmaningar. I vårt uppdrag har även ingått att bedöma hållbarheten över tid för Bolags­verkets nuvarande finansieringsmodell samt vissa övriga särskilda frågor.

Bolagsverket är en central förvaltningsmyndighet för företagsregistre­ring. Bolagsverket är till cirka 95 procent avgiftsfinansierat, men har också ett årligt anslag för vissa uppgifter. Myndigheten har cirka 550 anställda och verksamheten är lokaliserad till Sundsvall. 

Bolagsverket lyckas väl

Statskontorets samlade bedömning är att Bolagsverket utför sitt uppdrag på ett bra sätt. Det gäller i verksamhetens samtliga delar.

  • I uppdraget som registreringsmyndighet uppnår Bolagsverket goda resultat, med undantag för handläggningstiden för årsredovisningar. Över tid når myndigheten i huvudsak lägre styckkostnader och ökad digital tillgänglighet för kunder och intressenter. Detta samtidigt som både Bolagsverkets arbetsuppgifter och antalet ärenden har blivit fler.
  • I uppdragsverksamheten säljer Bolagsverket framför allt grund­infor­mation om företag. Det finns stor efterfrågan på denna infor­ma­tion. Verksamheten bedrivs överlag på ett sätt som inte otill­bör­ligt konkurrerar med de alternativ som finns på marknaden.
  • I utvecklings- och samverkansrollen är Bolagsverket en engagerad, drivande och aktiv myndighet. Det har bidragit till ett viktigt arbete för att driva på utvecklingen mot e-förvaltning. Statskontoret note­rar dock att det i Bolagsverkets resultatredovisning inte på ett tyd­ligt sätt framgår vilka resultat och effekter som myndigheten uppnår inom denna verksamhet.

Våra bedömningar av de särskilda uppdragsfrågorna

Finansieringsmodellens hållbarhet över tid

Statskontoret bedömer att Bolagsverkets finansieringsmodell har funge­rat bra hittills. Modellen har flera fördelar och vi ser inga formella hinder eller skäl som talar emot en fortsatt tillämpning av dagens finansie­rings­modell.

Modellen har dock även vissa nackdelar. För att åtgärda dessa kan det finnas skäl för regeringen att göra en finare indelning av avgiftsområden i Bolagsverkets regleringsbrev och att överväga ett förvaltningsanslag för att täcka kostnader som inte ryms i myndighetens avgiftskalkyl. Alter­nativt kan särskilda anslag ges för enskilda uppgifter som rege­rings­uppdrag, kombinerat med möjligheten att ta upp lån för investe­ringar.

Bolagsverkets arbete med förenkling och digital tillgänglighet

Statskontoret bedömer att Bolagsverket är duktiga på och har kommit långt i arbetet med att förenkla och bli digitalt tillgängliga för kunderna. 

Bolagsverkets arbete och planering för nöjda kunder

Bolagsverket har över lag nöjda kunder och dessutom utvecklade system för att hämta in kundsynpunkter.

Bolagsverkets ansvar enligt myndighetsförordningen

Bolagsverkets arbete med att utveckla och effektivisera verksamheten är både aktivt och engagerat. Enligt Statskontoret talar inget för att myn­dig­heten i detta arbete, eller i sina kontakter med regeringen, skulle brista i sitt ansvar att enligt myndighetsförordningen se till att verksam­heten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt.

Bolagsverkets egeninitierade verksamhet

Statskontoret bedömer att Bolagsverkets egeninitierade verksamhet är begränsad. Vad som ska menas med egeninitierad verksamhet är dock inte givet, eftersom detta begrepp saknar en allmänt vedertagen defini­tion.

Faktorer av särskild betydelse för rättssäkerhet

Statskontoret bedömer att Bolagsverket är uppmärksamt i sitt arbete med att säkerställa att myndighetens information inte tillgängliggörs i strid mot lagskyddade intressen. Myndigheten har som ambition att göra så mycket information som möjligt tillgänglig för vidare användning. Den har kommit längre än många andra myndigheter i detta arbete.

Utmaningar för framtiden

Statskontoret har identifierat ett flertal områden som Bolagsverket och regeringen behöver utveckla för att myndigheten ska kunna uppfylla sitt uppdrag framöver. Här vill vi särskilt nämna följande utmaningar.

Regeringens styrning och Bolagsverkets kommunikation kan bli tydligare

Regeringen har på ett detaljerat sätt reglerat Bolagsverkets grundupp­drag i instruktionen och olika registerförfattningar. Däremot styr rege­ringen inte Bolagsverket särskilt mycket på årlig basis. Endast en mycket liten del av verksamheten finansieras av anslag och regeringen har inte uttalat några särskilda riktlinjer för hur avgifterna ska bestäm­mas.

Enligt Statskontoret kan det finnas skäl för regeringen att ytterligare klargöra omfattningen av Bolagsverkets uppdrag, i synnerhet avseende samverkans- och utvecklingsrollen. Därmed skulle det också bli lättare att avgöra vad som är egeninitierat i verksamheten.

Att vissa oklarheter tycks råda om inriktningen och omfattningen på Bolagsverkets uppdrag beror dock delvis också på myndighetens eget agerande. Bolagsverket bör bli tydligare i sin kommunikation med Näringsdepartementet, till exempel genom att utveckla redovisningen av samverkans- och utvecklingsverksamheten i syfte att lyfta fram vilka resultat och effekter som man uppnår.

Finansiering och uppdrag avseende myndighetssamverkan bör klaras ut

Tillsammans med andra statliga myndigheter bedriver Bolagsverket en rad uppdrag och projekt med syftet att utveckla myndig­hets­gemen­sam­ma lösningar, till exempel ett gemensamt uppgiftslämnande. Finansie­ringen av detta arbete bygger dock i dag mycket på att myndigheterna kommer överens sinsemellan.

Statskontoret bedömer att vissa åtgärder bör göras för att denna samver­kan ska kunna komma vidare. En tydligare ansvarsfördelning bör ska­pas, liksom mer etablerade former för att finansiera verksamheten.

Regeringen bör besluta om finansieringen av investeringsbehov

Bolagsverket står inför behov av att investera i modernisering och utveck­ling av bland annat it-system. Kostnaderna för dessa extra sats­ningar är dock relativt begränsade jämfört med myndighetens ordinarie verksamhetsutveckling. Enligt Statskontoret borde finansieringen därför inte vara ett avgörande problem. Den finansieringslösning Bolagsverket tänker sig – att använda sitt ackumulerade överskott – kräver dock rege­ringens godkännande. Vi menar att regeringen både kan och bör fatta beslut tämligen omgående.

Bolagsverket står inför en omställning av personal och kompetens

Bolagsverket står inför behov av att ställa om personal och kompetens, som ett led i utvecklingen av e-förvaltningen mot en mer digital verk­sam­het. Bolagsverket har en systematisk plan för detta. Statskontoret bedömer därför att risken är liten att omställningen blir ett stort problem för myndigheten.

2015:105
Myndigheternas arbete med vidareutnyttjande av information. En nulägesbild

Myndigheter har stora mängder information. Statskontorets undersökning bland 310 statliga och kommunala myndigheter visar att ungefär hälften bedömer att de har omfattande eller viss information som kan vara intressant för vidareutnyttjande. Men undersökningen visar att myndigheterna inte kommit särskilt långt i att tillgängliggöra denna information.

Sammanfattning av Myndigheternas arbete med vidareutnyttjande av information. En nulägesbild

Regeringen har gett Statskontoret i uppdrag att följa upp de statliga och kommunala myndigheternas arbete med att tillgängliggöra handlingar för vidareutnyttjande.

Uppdraget består av två delar. I den första – som redovisas här – ska Stats­ kontoret beskriva situationen innan lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen (PSI-lagen) ändrades den 1 juli 2015. I januari 2018 ska Statskontoret redovisa den andra delen, som består av att följa upp utvecklingen och utvärdera effekterna av de åtgärder som har vidtagits för att främja utvecklingen.

Beskrivningen av nuläget baseras främst på en enkät till ett urval av kommunala och statliga myndigheter samt en undersökning av myndigheternas webbsidor.

Den samlade bilden av Statskontorets undersökning visar att det återstår en hel del arbete innan alla myndigheter lever upp till syftet med PSI-lagen.

Var femte myndighet som har svarat på enkäten anger att de inte känner till PSI-lagens syfte eller vad lagen betyder för dem.

Av dem som känner till lagen svarade drygt var tredje att myndigheten har omfattande information som kan vara intressant att vidareutnyttja. En av fem anger att de inte har någon sådan information alls.

Drygt en tredjedel av dem som känner till PSI-lagen har gjort sin information tillgänglig utan avgifter eller andra villkor, medan var femte bara tillhandahåller information på begäran och efter särskild prövning.

En del myndigheter redovisar olika åtgärder som de har vidtagit för att underlätta vidareutnyttjande av deras information. Vanligast är att de har publicerat allmän information om PSI-lagen och vidareutnyttjande på sina webbplatser. Vissa informerar mer specifikt om informationens typ och innehåll, samt om villkoren för att få del av den för vidareutnyttjande. 
Andra exempel på åtgärder är att utse en kontaktperson och att besluta om en plan och budget för verksamheten.

Statskontoret pekar på ett antal åtgärder som kan främja och öka takten i utvecklingen. Dit hör bland annat information, råd och vägledning till myndigheterna om hur de ska arbeta för att underlätta vidareutnyttjande av deras information.

2015:15
Myndighetsanalys av Ekonomistyrningsverket

På uppdrag av regeringen har Statskontoret gjort en myndighetsanalys av Ekonomistyrningsverket (ESV). Statskontoret bedömer att ESV i stort fullgör sitt samlade uppdrag och att prestationerna mestadels håller hög kvalitet.

Sammanfattning av Myndighetsanalys av Ekonomistyrningsverket

Statskontoret har på regeringens uppdrag genomfört en myndighets­analys av Ekonomistyrningsverket (ESV).

ESV:s verksamhet är tämligen diversifierad. Myndigheten utvecklar och för­valtar den ekonomiska styrningen för statliga myndigheter. Vidare ger ESV Regeringskansliet och myndigheterna expertstöd för att utveck­la en ändamålsenlig ekonomisk styrning. ESV gör analyser och prog­no­ser för statens ekonomi och följer upp de budgetpolitiska målen. ESV utarbetar också underlaget till statsredovisningen åt regeringen. Till ESV:s uppgifter hör också att utföra revision av Sveriges hantering av EU-medel och främja en korrekt hantering av dessa. Myndigheten förvaltar även informationssystemet Hermes som används av Rege­rings­kansliet och andra statliga myndigheter. ESV har även till exempel vissa rådgivande uppgifter inom den statliga lokalförsörjningen.

Statskontorets övergripande bedömning

Statskontoret bedömer att ESV är en i stort sett väl fungerande myn­dig­het och att prestationerna mestadels håller hög kvalitet. Exempelvis får myndigheten generellt positiva synpunkter i sina kundundersökningar och av olika aktörer i sin omvärld.

Samtidigt finns det indikationer på kvalitetsproblem i ESV:s verk­sam­het. Bland annat har betygen sjunkit i myndighetens kund­under­sök­ningar under de senaste åren, låt vara från en hög nivå. En viktig utmaning för ESV är därför att säkerställa att kvaliteten i tjänsterna utvecklas i positiv riktning.

Arbetet med regeringsuppdrag

ESV har på senare år fått fler regeringsuppdrag av allmän utrednings­karaktär, i första hand när det gäller styrningsfrågor i staten. Stats­kon­to­rets bedömning är att ESV bör utveckla sin förmåga att genomföra sådana uppdrag. Myndigheten bör överväga att rekrytera viss ny kom­petens och delvis utveckla nya arbetssätt. ESV bör även se över sina ruti­ner för att kvalitetssäkra sina rapporter.

En myndighet med många olika typer av uppgifter

ESV:s grunduppdrag är tydligt inriktat på ekonomistyrning och därmed sammanhängande frågor. Med tiden har regeringen även gett myndig­heten andra typer av uppgifter, vilket har lett till dagens mer diversifie­ra­de verksamhet.

Den breda sammansättningen av verksamheter verkar inte skapa några nackdelar men tycks heller inte medföra några betydande synergi­effek­ter för myndigheten. Möjligen skulle vissa av ESV:s verksamheter kunna fungera mer effektivt för staten som helhet om de flyttades till andra myndigheter. Det gäller förvaltningen av ramavtal som eventuellt kan överföras till Kammarkollegiet och ESV:s prognosverksamhet som skulle kunna överföras till Konjunkturinstitutet. Statskontoret rekom­men­derar att regeringen låter utvärdera dessa frågor.

En mer effektiv EU-revision

Sverige har en förhållandevis låg andel felaktiga utbetalningar av EU-medel. Det kan tala för att Sverige möjligen kan förändra dagens avväg­ning mellan insatta resurser för kontrollerna och den förväntade effekten i form av färre felutbetalningar. Detta behöver inte nödvändigtvis med­föra en sänkt ambitionsnivå i EU-revisionen eftersom det kan gå att göra besparingar genom förändrade arbetssätt med ett ökat fokus på risken för felutbetalningar. Statskontoret anser att regeringen bör låta utreda om det är möjligt och lämpligt att förändra Sveriges EU-revisions arbets­sätt i syfte att uppnå besparingar i verksamheten.

Effektivisering av statlig verksamhet

Enligt sin instruktion ska ESV bistå regeringen med det underlag som regeringen behöver för att säkerställa att statsförvaltningen är effektiv och att den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Utifrån vad som har framkommit i myndighetsanalysen förefaller det att i viss mån råda olika uppfattningar hos ESV respektive Regeringskansliet om hur ESV:s roll i arbetet med att effektivisera statsförvaltningen mer i detalj bör se ut.

Statskontoret menar att det är naturligt att ESV har en uppgift inom detta område men att ESV:s roll i nuläget kan uppfattas som otydlig. Stats­kontoret anser att regeringen bör tydliggöra ESV:s roll i detta arbete som en del i regeringens strävan mot en effektivare statsförvaltning.

Ett mer proaktivt arbetssätt

Det finns även skäl för ESV att överväga ett mer proaktivt förhåll­nings­sätt i sitt arbete med att effektivisera statsförvaltningen. Statskontoret menar att ESV i högre grad på eget initiativ bör ta fram förslag på tänk­bara åtgärder för att effektivisera statsförvaltningen. Det kan även gälla arbetet med intern styrning och kontroll samt resultatstyrning.

Utvärdera prognosverksamheten

Statskontoret ser inga indikationer på systematiska fel i ESV:s progno­ser. För att säkerställa prognosernas kvalitet anser Statskontoret dock att ESV i det korta perspektivet bör analysera om det förkommer syste­ma­tiska prognosfel för centrala variabler i prognoserna. En sådan analys bör genomföras med stöd av en formell statistisk utvärderingsmodell.