Förvaltningspolitisk dag 2024

Den 24 april arrangerade Statskontoret den årliga konferensen Förvaltningspolitisk dag. Omkring 300 myndighetschefer, forskare och företrädare för Riksdagsförvaltningen och Regeringskansliet samlades på Clarion Sign för att ta del av samtal och diskussioner utifrån temat Effektivitet i en tid av omställning.

Civilministern inledde med tre medskick till förvaltningen

Civilminister Erik Slottner inledde dagen med att påminna om regeringens tre ledord för förvaltningspolitiken: medborgarnytta, förenkling och effektivitet. Han betonade också att det är viktigt att förvalta och förädla det höga förtroende som myndigheterna i Sverige åtnjuter. Samtidigt måste myndigheterna våga vara innovativa och testa gränser, han varnade för att det får inte utvecklas en rädslans kultur. Utifrån dessa utgångspunkter beskrev han tre områden som myndigheterna kan utveckla sitt arbete inom för att förbättra effektiviteten:

• Offentlig upphandling. Civilministern menade att myndigheterna har potential att utveckla sitt arbete med upphandlingsfrågor. Fler myndigheter bör till exempel digitalisera processen för upphandling och samordna sina upphandlingar. Det skulle kapa kostnader samt ge ökade möjligheter att upptäcka brister och genomföra kontroller som förhindrar att kriminella och oseriösa aktörer kan sälja tjänster till offentlig sektor.
• Informations- och kommunikationsverksamhet. Kostnaderna för denna verksamhet har ökat betydligt mer i förhållande till myndigheternas totala kostnader under de senare åren. Personal inom staten som arbetar med kommunikation har vuxit kraftigt. Civilministern betonade vikten av att fokusera på kärnuppgifterna och uppmanade myndigheterna att kritiskt pröva behovet av viss kommunikationsverksamhet.
• Digitalisering och AI i den offentliga förvaltningen. Civilministern framhöll att det är viktigt att Sverige inte halkar efter på det här området. Vi ligger fortfarande högt på internationella rankinglistor men tappar placeringar. Sverige bör bli bättre på att använda AI i statlig förvaltning. Här finns en enorm potential för effektivisering.

Hur kan myndigheter trygga sin kompetensförsörjning i samband med omställningar? Möjligheter och hinder.

Det andra passet bestod av en paneldiskussion mellan Jan-Olov Lindh, GD Mediemyndigheten, Anna Eriksson, GD Digg och Christina Gellerbrant Hagberg, GD Arbetsgivarverket om hur myndigheter kan trygga sin kompetensförsörjning i samband med omställning.

Jan-Olov Lindh menade att det gäller att hitta en röd tråd som binder ihop verksamheterna även om de är olika på flera sätt och att riskanalysen är helt central. Det är också viktigt att tidigt tänka på frågor om kompetensförsörjning och att involvera personalen. Vad har vi idag, vad behöver vi framöver, hur ska vi rekrytera? Hans erfarenhet var att olika myndigheter arbetar olika med liknande frågor, vilket kan skapa utmaningar. Till exempel gällande krav på kompetenser, titlar, lönesättning, sätt att rekrytera och chefers anställningsförhållanden.

Anna Eriksson konstaterade att nätverk av myndigheter är till stor hjälp när en ny myndighet ska byggs upp, bland annat för att kunna låna in personal. En utmaning för kompetensförsörjningen är att veta vad som behövs på lång sikt och när uppdraget förändras. Här gäller det att hitta en bra balans mellan att anställa och att anlita konsulter. Ledarskapet och tilliten mellan cheferna är viktigt när en verksamhet utvecklas och växer.

Christina Gellerbrant Hagberg menade att omställning både är en möjlighet och ett hinder. Det gäller oavsett vilken sorts omställning det gäller och om den är initierad utifrån eller av myndigheten själv. När det gäller kompetensförsörjningen är det viktigt att tänka till tidigt och att göra kontinuerliga verksamhetsanalyser. Se till att ha koll på det aktuella regelverket, ha blicken långt fram och ta hjälp från andra myndigheter!

Panelen påpekade att det inte finns en färdig modell som passar vid alla omställningar, eftersom förutsättningarna skiljer sig. Men ledarskapsfrågor, riskanalyser, kommunikation, trygghetsskapande åtgärder för personalen och bra relationer med de fackliga organisationerna är alltid väsentliga delar. En omställning innebär alltid en påfrestning, så det gäller att inte dra ut för länge på den. Också i tider av omställning är det viktigt för staten att fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare.

Att göra verkstad av mer medel och en ny organisation – exemplet Polisen

Efter en liten paus med kaffe och fika var det dags för Rikspolischefen Petra Lundh att berätta om hur hon avser att arbeta för att utveckla Polisens resultat. Som ny rikspolischef fick hon med sig tre tydliga förändringsuppdrag från regeringen: stärk den lokala närvaron, öka förmågan i utredningsverksamheten och säkerställ en effektiv styrning så att resurserna används på rätt sätt.

Polisen påverkas i hög grad av förändringar i omvärlden. Petra Lundh nämnde särskilt försämrat säkerhetsläge och globala konflikter som får lokala dimensioner, beredskapsplanering, Nato-medlemskap, förhöjd terrorhotsnivå och den grova gängkriminaliteten. Allt detta ställer krav nya krav på Polismyndigheten som organisation och har utmanat de traditionella arbetssätten. Polisen har nu börjat jobba på ett annat sätt och gått från att jobba koncentrerat per ärende till att arbeta utan gränser och med problembilden i centrum. Nu tittar de på all information i systemet och delar brett och klustrar och samordnar ärenden. Det, tillsammans med ny lagstiftning, har gett otroligt bra resultat, enligt rikspolischefen.

Polismyndigheten har också högt satta tillväxtmål från politiken och har både fått utökade resurser och ny lagstiftning. Polismyndigheten växer både genom att polisutbildningen utökas och med fler civilanställda, men också genom att arbeta med att få anställda att stanna kvar i myndigheten. Målet om 10 000 fler polisanställda till utgången 2024 har redan nåtts.

Statsförvaltningen i ständig omställning – avslutande reflektioner

Under det sista passet reflekterade en panel bestående av Bettina Kashefi, Ulf Bengtsson och Shirin Ahlbäck Öberg kring vad som sagts (och inte sagts) under dagen. En tes som fördes fram var att statsförvaltningen har vant sig vid ständiga förändringar och att förvaltningen över lag har en stor anpassningsförmåga. Samtalet kretsade också kring förtroendet för staten, dess förmåga att vara flexibel och stabil på samma gång och hur flera centrala förvaltningspolitiska värden kan och bör värnas i tider av omställning. Vidare diskuterade panelen digitaliseringens möjligheter kopplat till samhällets utmaningar med kompetensförsörjning, och att det kan finnas en avbyråkratiseringspotential i staten. Panelen efterfrågade en samlad förvaltningspolitisk riktning (en proposition) samtidigt som den visade förståelse för att om regeringen önskar leverera inom vissa utvalda områden kan en samlad inriktning dröja.