Organisationskultur
Myndigheters organisationskultur påverkar deras möjligheter att ha god förvaltningskultur.
Den goda förvaltningskulturen kommer till uttryck i verksamheten genom det praktiska utförandet av myndighetens uppgifter. Hur myndigheten utför sitt uppdrag handlar om hur medarbetare och chefer i en verksamhet faktiskt tillämpar regeringens styrning, gällande rätt och interna styrdokument. Genomslaget för den interna styrningen, och därmed även genomslaget för regelverk och regeringens styrning av en myndighet, kan påverkas av en myndighets organisationskultur.
Människors handlande i en organisation påverkas alltså av många olika faktorer. De påverkas bland annat av formell styrning som regler, riktlinjer och organisering. Men de påverkas även av organisatoriska värderingar, sociala normer och traditioner. Med organisationskultur avser Statskontoret en sammanhängande och övergripande uppsättning av normer, värderingar, traditioner och sociala mönster som delas av medlemmar i en viss grupp. Organisationskulturen har betydelse för människors attityder och handlingar och fungerar som en ram för social interaktion.
Man kan för enkelhetens skull göra skillnad mellan den formella strukturen, dvs formell styrning i form av författningar, regler, en myndighets organisation och annan formell styrning och organisationskulturen, de informella reglerna som bland annat utgörs av sociala normer, värderingar och sedvänjor.
Figur: Organisationskulturen handlar om de sociala normerna, värderingarna och sedvänjorna i en myndighet.
Människors handlande i en organisation måste förstås och förklaras av båda dessa delar. Handlingar och praktik uppstår i interaktionen dem emellan. Samspelet är dynamiskt och varken enkelriktat eller linjärt.
Personer som är verksamma i en organisation kan vara följsamma mot bestämmelser i strukturen, det vill säga att de i hög grad följer regler, strävar efter att nå beslutade mål och respekterar fastställda hierarkier. Men ibland är det inte så, anställdas handlingar styrs då av annat. De agerar på basis av sedvänjor eller sociala normer som inte alltid är i linje med det som är reglerat. Det kan finnas sådana informella regler som säger att man ska agera på ett sätt medan de formella reglerna säger något annat. Det kan finnas sociala normer som säger att regler inte är så viktiga att följa, att de ger en viss vägledning men är valfria. Därmed kan sociala normer också fungera som ett slags komplement till vissa brister i strukturen. De anställda kan agera i linje med rådande regelverk eller sträva mot samma mål trots att ledningen inte arbetat för att förtydliga de formella kraven eller förväntningarna på verksamheten.
Ansvaret för organisationskulturen ligger på olika nivåer
Alla som arbetar i en statlig myndighet behöver arbeta för en god förvaltningskultur, som understöds av en god struktur och organisationskultur. Men olika befattningsnivåer har olika ansvar i detta arbete. I forskningen skiljer man ibland på den roll som individer, grupper och organisationer har för att åstadkomma goda organisationskulturer.
- Myndighetsledningar och deras ansvar för ledning och styrning av myndighetens arbete
- Första linjens chefer och deras roll i att leda arbetsgrupper
- Enskilda medarbetare och deras individuella yrkesutövning
Ingen av de ovanstående nivåerna agerar isolerat och på egen hand. Det finns i stället en växelverkan mellan myndighetsledningens, chefers och medarbetares agerande och det sätt som agerandet påverkar organisationskulturen i en myndighet. Vår utgångspunkt är att de insatser för strukturen och kulturen som myndighetsledningen beslutar om, behöver förstås och spridas av första linjens chefer för att sedan kunna anammas av de som ska utföra detta i praktiken, det vill säga enskilda medarbetare.
Det finns verktyg för att bygga goda organisationskulturer
Det finns inga enkla recept för att skapa och upprätthålla goda organisationskulturer i myndigheter. Men det finns verktyg och arbetssätt som kan bidra till att påverka organisationskulturen så att det i hög grad speglar de rättsprinciper som den statliga värdegrunden vilar på och som kan bidra till att utveckla en god förvaltningskultur. Statskontorets erfarenhet är att detta bland annat kan åstadkommas genom:
- Ett närvarande, öppet och engagerande ledarskap som genom eget agerande är en god förebild för andra.
- Skapa en samsyn om uppdraget
- Utbildning och information för att stärka kännedom om, samt förståelse för, regler.
- Samtalsövningar som främjar utvecklingen av praktisk klokskap.
- Lönekriterier och andra incitament som främjar önskvärda beteenden.
- Ett öppet och tryggt klimat som stimulerar reflektion och diskussion.
Vårt budskap är att det handlar om att hitta en balans i åtgärderna när myndigheter ska arbeta för en fungerande intern styrning och kontroll. Det är särskilt viktigt i arbetet för en god förvaltningskultur. I det arbetet är det helt nödvändigt att myndigheterna behöver arbeta med både strukturen, dvs den formella styrningen, och med organisationskulturen, det vill säga de värderingar och den praktik som råder i en verksamhet.