Struktur

Strukturen leder oss rätt på vägen mot en god förvaltningskultur.

Alla myndigheter ska säkerställa att man i sin verksamhet upprätthåller grunderna i en god förvaltning såsom legalitet, objektivitet och proportionalitet. Myndighetsledningen ansvarar därför också för att se till så att regler, riktlinjer och styrdokument används och omsätts i verksamheten. Förordningen om intern styrning och kontroll anger också att myndigheter som ska tillämpa förordningen också ska säkerställa att det inom myndigheten finns en god intern miljö. En god intern miljö består i sin tur av interna förutsättningar för att fullgöra uppdraget. Det innebär både formella beslut (som exempelvis organisering och fördelning av ansvar) men även informella förutsättningar såsom ledarstil, kompetens eller integritet och etik. Förordningen belyser därmed vikten av ett samspel mellan myndigheters arbete med intern styrning och kontroll och arbetet med en organisationskultur som skapar förutsättningar för styrningens genomslag.

En myndighets förutsättningar för att ha en god förvaltningskultur påverkas både av den formella strukturen, det vill säga formell styrning i form av författningar, regler, en myndighets organisation och annan formell styrning och organisationskulturen, de informella reglerna som bland annat utgörs av sociala normer, värderingar och sedvänjor.

Figur: Strukturen handlar om den formella styrningen i en myndighet.

Otydlighet vad som gäller eller regler som inte är anpassade till verksamheten kan leda till att det uppstår en informell regelkultur där medarbetare inte följer regler och istället gör egna tolkningar. Det kan leda till att det inom myndigheten uppstår en riskkultur, som kan motverka en god förvaltningskultur.

Myndigheter kan arbeta med olika strukturfaktorer för en god förvaltningskultur

Det finns ett antal olika områden som myndigheter kan arbeta med för att se till att den formella strukturen är utformad så att den stödjer en god förvaltningskultur i myndigheten:

Interna och externa regler (intern styrning) – Myndigheter behöver se över de interna reglerna och analysera vilken koppling de har till den statliga värdegrunden, det vill säga kärnan i lagstiftningen. Behoven ser olika ut på alla myndigheter.

Myndigheterna behöver därför utforma de egna interna styrdokumenten så att de blir specifikt anpassade för just den myndigheten.

I styrdokumenten säkerställer myndighetsledningen bland annat att verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och att det finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Verksamhetsplanen är exempel på viktigt styrdokument som tydliggör myndighetens inriktning och prioriteringar utifrån uppdrag, gällande rätt och finansiella ramar. Interna riktlinjer om bisysslor och jäv kan motverka intressekonflikter och korruption.

Men det räcker inte att ta fram styrdokument. Dokumenten måste också vara tydliga, relevanta och levande. Detta gör det lättare för medarbetaren att göra rätt.

Riskanalys – Ett strukturerat och effektivt arbete för en god förvaltningskultur och mot korruption behöver utgå från en analys av risker, mer specifikt risker för korruption. Det är viktigt att utgå från en bred definition av korruption som innefattar både det som är olagligt men även det som olämpligt. På så sätt kan man verkligen får syn på riskerna i verksamheten och använda rätt åtgärder.

Organisation – Myndigheternas organisering behöver vara ändamålsenlig, inte bara för att prestera resultat, utan även för att göra det med kvalitet och i enlighet med värdegrundens principer. Även ansvarsfördelningen inom myndigheten behöver vara tydlig och ändamålsenlig; det ska vara tydligt vilka funktioner som ansvarar för vad.

Utbildning – Medarbetare i statliga myndigheter behöver ha en god förståelse för både sina specifika arbetsuppgifter och de krav som ställs på dem som representanter för staten. Det är först då som de kan ta ett aktivt ansvar för en god organisationskultur i myndigheten.

Kunskap är därför grundläggande för att medarbetarna ska vara väl rustade för sin roll. Ett stort ansvar ligger därför på ledare i varje enskild myndighet att skapa strukturer för lärande. I detta avseende är det inte bara viktigt med en god introduktionsutbildning. Även kontinuerlig kompetensutveckling behövs för att medarbetaren ska axla de krav som ställs på hen i yrkesutövningen och rollen som statligt anställd.

Kanaler för larm – Myndigheter behöver ha strukturer på plats som underlättar för medarbetare att slå larm om oegentligheter. Många myndigheter har en lagstadgad visselblåsarfunktion. Men det finns ju också allmänna möjligheter för att slå larm, genom till exempel den meddelarfrihet som varje statsanställd har eller skyddsombud, beroende på vad missförhållandet är. Varje myndighet behöver inventera sina egna kanaler för larm och informera personalen om denna.