Enklare för företag? – Uppföljning av myndigheternas tillämpning av förordning (2018:1264) om inhämtande av uppgifter från företag

Sammanfattning

Statskontoret har haft i uppdrag att följa upp hur långt berörda myndigheter har kommit i tillämpningen av förordningen (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag. Förordningen syftar till att göra det enklare för företagen, genom att myndigheterna ska hämta in uppgifter från företagen digitalt och samordna sig i inhämtningen av uppgifter, så att företagen inte behöver lämna in samma uppgifter till myndigheterna flera gånger. Förordningen omfattar 67 statliga myndigheter, varav 21 är länsstyrelser.

Statskontoret kan konstatera att de flesta av de berörda myndigheterna utgår från förordningen (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag när de hämtar in uppgifter från företag. Men myndigheterna har kommit olika långt i tillämpningen av förordningen.

Vår analys visar att förordningen bara i begränsad omfattning påverkar myndigheternas arbete med att digitalisera och att samordna hur de hämtar in uppgifter från företag. Delvis beror det på att det är otydligt för myndigheterna vad förordningen innebär, delvis beror det på att andra faktorer i större utsträckning driver på myndigheternas arbete med att digitalisera och samordna inhämtningen av uppgifter från företag. Samtidigt fyller förordningen en funktion genom att den ger myndigheterna en riktning att utgå ifrån i sitt arbete med att förenkla för företag genom digitalisering. Förordningen ger även ett utrymme för att anpassa genomförandet av insatser utifrån myndigheternas egen verksamhet.

Vi konstaterar att fler av de myndigheter som omfattas av förordningen skulle kunna komma längre i att tillämpa den. Det pågår flera insatser inom den offentliga förvaltningen som kommer att driva på utvecklingen, till exempel etableringen av en förvaltningsgemensam digital infrastruktur och genomförandet av EU-reglering inom digitaliseringsområdet. Men vi bedömer att det finns ytterligare åtgärder som regeringen och vissa myndigheter kan genomföra för att öka takten i myndigheternas arbete med att tillämpa förordningen.

I rapporten lämnar vi följande förslag:

Regeringen bör se över vilka myndigheter som omfattas av förordningen så att den riktar sig till de myndigheter som har mycket företagskontakter.
Tillväxtverket bör genomföra insatser för att sprida kunskap om förordningen och dess innebörd till de myndigheter som omfattas av den.
Bolagsverket bör öka sina insatser för att sprida kunskap om den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag (SSBTGU), till exempel om möjliga nyttor och användningsområden för bastjänsten.
Regeringen bör ge Bolagsverket i uppdrag att analysera och föreslå vilka ytterligare myndigheter som bör ansluta sig till den sammansatta bastjänsten.

Statskontorets uppdrag

Statskontoret har haft i uppdrag att följa upp hur långt de myndigheter som omfattas av förordningen (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag har kommit i arbetet med att tillämpa förordningen.

Statskontorets uppdrag har varit att

kartlägga hur långt samtliga myndigheter som berörs av förordning (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag kommit i arbetet med att tillämpa förordningen
följa upp den samordning och samverkan som myndigheterna har gjort med anledning av förordningen
utifrån kartläggningen och uppföljningen göra en fördjupad beskrivning och analys av hur ett urval av myndigheterna har arbetat med att tillämpa förordningen.

I den fördjupade analysen har vårt uppdrag varit att särskilt belysa

hur myndigheterna har arbetat för att utforma system så att företagens uppgiftslämnande och kommunikation sker digitalt
i vilken utsträckning systemen stödjer ett samordnat inhämtande av uppgifter i statsförvaltningen
hur myndigheterna har beaktat företagens förutsättningar och behov vid utformningen av systemen
hur myndigheterna har arbetat för att samordna sig och samverka med andra myndigheter
hur myndigheterna i övrigt har samverkat i fråga om att hämta in uppgifter från företag
hur frågor om säkerhetsskydd och informationssäkerhet har ingått i arbetet
framgångsfaktorer och utmaningar i arbetet med att tillämpa förordningen

hur Tillväxtverket och Bolagsverket har arbetat med rådgivning och uppföljning, samt med att bistå i myndigheternas samordning med anledning av förordningen.

Vi har också haft i uppdrag att föreslå åtgärder som regeringen kan genomföra för att öka takten i myndigheternas genomförande av förordningen. Vi har vidare haft i uppdrag att föreslå åtgärder för att förstärka samordningen och samverkan mellan myndigheterna, och redogöra för de kostnader som förslagen kan ge upphov till för berörda myndigheter och hur dessa ska finansieras. Där det är relevant har vi också haft i uppdrag att redogöra för eventuella kostnader och administrativa bördor för företag.

En förordning för att förenkla företagens uppgiftslämning

Förordningen syftar till att förenkla arbetet med att starta, driva och avveckla företag, samt till att underlätta företagens kontakter med och uppgiftslämnande till myndigheter. Förordningen omfattar 67 statliga myndigheter, varav 21 är länsstyrelser (se bilaga 2). Förordningen kompletterar även de generella bestämmelserna i myndighetsförordningen (2007:515) om att en myndighet fortlöpande ska utveckla verksamheten och ta tillvara de fördelar som kan vinnas för enskilda och för staten som helhet, bland annat genom samarbete med myndigheter och andra.

Myndigheternas uppdrag och kontakter med företag varierar

Myndigheterna som omfattas av förordningen skiljer sig åt. Några av dem har omfattande kontakter med företag, medan andra knappt har några kontakter alls med företagen. Myndigheternas kontakter med företagen ser också olika ut, till exempel samlar vissa myndigheter i större utsträckning in uppgifter från företag. Likaså har vissa myndigheter eller har haft uppdrag att förenkla för företag, medan andra inte har det. De myndigheter som omfattas av förordningen är också av varierande storlek.

Förordningen fokuserar särskilt på två utvecklingsområden

Förordningen syftar på ett övergripande plan till att förenkla för företagen. Men vi tolkar förordningen som att den i huvudsak fokuserar på två områden:

att myndigheterna som huvudregel ska hämta in de uppgifter som de behöver från företag digitalt
att myndigheterna ska samordna sig när det gäller att hämta in uppgifter så att företag inte behöver lämna samma uppgifter flera gånger.

Vår analys utgår från dessa två områden i förordningen. Vi uppfattar också att uppdragets samtliga delfrågor ryms inom dessa två områden.

Förordningen ska bidra till att uppfylla det förenklingspolitiska målet om digitalisering

Förordningen är en del av regeringens förenklingspolitik som syftar till att förenkla för företag så att den svenska konkurrenskraften kan stärkas och fler jobb kan skapas. Regeringen tog 2021 fram fem nya förenklingspolitiska mål, som riksdagen har beslutat om. Förordningen ska bidra till att uppfylla särskilt ett av de förenklingspolitiska målen, nämligen målet som handlar om att andelen offentliga digitala tjänster och ärenden ska öka för att förenkla företagens uppgiftslämnande och övriga kontakter med myndigheter. Det långsiktiga målet är att företagen bara ska behöva lämna en uppgift en gång till ett ställe.^[1]

Tolkning och genomförande av uppdraget

I följande avsnitt beskriver vi hur vi har tolkat och genomfört uppdraget.

Vi fokuserar på myndigheternas insatser

Vi tolkar uppdraget som att det i huvudsak fokuserar på hur myndigheterna arbetar och hur långt de har kommit med att tillämpa förordningen. Vi fokuserar därmed på de insatser som myndigheterna har genomfört och som har koppling till förordningen, det vill säga hur de arbetar för att hämta in de uppgifter som de behöver från företag digitalt och hur myndigheterna samordnar sig när de hämtar in uppgifter så att företag inte behöver lämna samma uppgifter flera gånger. Figur 1 illustrerar vår tolkning av effektkedjan för förordningen och avgränsningen av vårt uppdrag (moment 1 och 2). Vi undersöker därmed inte vilka resultat och effekter myndigheternas insatser bidrar till, exempelvis vad gäller om företagens uppgiftslämnande faktiskt förenklas.

Figur 1. Effektkedja för förordningen (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag.

Så har vi genomfört uppdraget

Vi har riktat in arbetet med uppdraget på följande delar:

Kartläggning av myndigheternas arbete för att leva upp till förordningen.
Fördjupad analys av vissa myndigheters arbete med förordningen, inklusive vilka framgångsfaktorer och hinder som finns i myndigheternas arbete.
Förslag om hur arbetet kan utvecklas.

Kartläggning av myndigheternas arbete med förordningen

Kartläggningen baseras på intervjuer och en enkätundersökning. Vi har även tagit del av relevant skriftligt material om EU‑reglering för området, offentliga utredningar samt rapporter och underlag från myndigheter.

Enkätundersökning till de som omfattas av förordningen

Vår enkätundersökning riktades till de 67 myndigheter som omfattas av förordningen. Undersökningen genomfördes under november 2022. Samtliga 21 länsstyrelser omfattas av förordningen, men har valt att besvara enkäten gemensamt, det vill säga som en samlad myndighet. Populationen för undersökningen utgörs därför av 47 svarande. Av dessa besvarade 38 enkäten. Det ger en svarsfrekvens på drygt 80 procent.

Fördjupad analys av vissa myndigheter

Vi har analyserat ett urval av myndigheterna som omfattas av förordningen mer fördjupat. Vi har då prioriterat myndigheter som i stor utsträckning begär in uppgifter från företag.

I den fördjupade analysen ingår sju myndigheter, samt företrädare för de 21 länsstyrelserna:

Bolagsverket och Tillväxtverket som har ett utpekat ansvar för rådgivning och uppföljning samt att bistå i myndigheternas samordning av arbetet med förordningen.
Skatteverket och Statistiska centralbyrån (SCB) som begär in stora mängder uppgifter från företag.
Statens jordbruksverk, Lantmäteriet, länsstyrelserna och Transportstyrelsen som har omfattande kontakter med företag, men inom olika områden.

Vi har också intervjuat företrädare för Myndigheten för digital förvaltning (Digg) eftersom myndigheten ansvarar för att samordna och stödja den förvaltningsgemensamma digitaliseringen. Vi har frågat dem om deras roll inom digitaliseringspolitiken och om arbetet med att skapa en förvaltningsgemensam digital infrastruktur. Vi har också intervjuat Myndigheten för yrkeshögskolan samt Norrköpings och Sundsvalls kommun. Dessa organisationer omfattas inte av förordningen, men har ändå valt att ansluta sig till den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag (SSBTGU), som återanvänder företagsuppgifter som redan finns hos myndigheter (se avsnitt 4.3.1.). Syftet med dessa intervjuer var att ta del av deras motiv till att ansluta sig och deras erfarenheter av den sammansatta bastjänsten.

Förslagen är avgränsade utifrån vårt uppdrag

Våra förslag till åtgärder är avgränsade till vårt uppdrag om hur regeringens och myndigheternas arbete med förordningen kan utvecklas så att takten i genomförandet ökar. Det finns flera utmaningar kopplat till genomförandet av förordningen som rör andra områden än det förenklingspolitiska området, till exempel hur den generella digitaliseringspolitiken ska styras, organiseras och finansieras. I rapporten konstaterar vi att dessa utmaningar finns, men givet vårt avgränsade uppdrag har vi inte haft möjlighet att närmare lämna förslag till åtgärder inom dessa områden.

Enligt uppdraget ska vi även beräkna eventuella kostnader för våra förslag och föreslå lämplig finansiering. Flera av de myndigheter som vi har analyserat har svårt att få ihop finansieringen för hela sin verksamhet, vilket berör fler och större frågor än uppgiftslämning från företag. I vår beräkning av kostnader och förslag till finansiering har vi fokuserat på vårt avgränsade uppdrag och inte på helheten för respektive myndighet.

Statskontorets projektgrupp och kvalitetssäkring

Arbetet med uppdraget har genomförts av utredaren Hanna André (projektledare). Under arbetet har även utredarna Karl Djurberg Malm, Gabriella Jansson, Susanne Johansson och Lena Sandström bistått. Rapporten har kvalitetssäkrats genom Statskontorets interna rutiner.

Externa kontakter

Vi har i enlighet med uppdraget hämtat in synpunkter från Tillväxtverket, Bolagsverket och Digg under uppdragets gång. I samband med detta har vi också fått en demonstration av den myndighetsgemensamma webbplatsen för företag, verksamt.se.

Myndigheterna vi har intervjuat har fått möjlighet att faktagranska delar av rapporten. Vi har även hämtat in synpunkter från näringslivet genom intervjuer med företrädare för branschorganisationer för företagen.^[2]

Läsanvisning

I kapitel 2 redovisar vi Statskontorets slutsatser och förslag.

I kapitel 3 redovisar vi kartläggningen av hur långt myndigheterna har kommit i sitt arbete med att tillämpa förordningen. Vi beskriver också hur myndigheterna har beaktat företagens förutsättningar och behov, och hur de har arbetat med att utforma system för att uppgiftslämnande och kommunikation med företagen ska ske digitalt. Vi beskriver hur de har arbetat med frågor om säkerhetsskydd och informationssäkerhet. Vi redogör även för framgångsfaktorer och utmaningar i arbetet med att tillämpa förordningen.

I kapitel 4 redovisar vi hur myndigheterna samverkar och samordnar sig när det gäller att hämta in uppgifter från företag digitalt. Vi beskriver även hur myndigheterna har arbetat för att utforma system som stödjer ett samordnat inhämtande av uppgifter i statsförvaltningen. Vi redogör också för framgångsfaktorer och utmaningar i arbetet, samt hur Tillväxtverket och Bolagsverket har arbetat med rådgivning, uppföljning och samordning med anledning av förordningen.

Statskontorets slutsatser och förslag

Förordningen sätter en riktning men utvecklingen drivs främst av andra faktorer

Statskontorets övergripande slutsats är att de flesta av de berörda myndigheterna utgår från förordningen (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag när de hämtar in uppgifter från företag. Men myndigheterna har kommit olika långt i tillämpningen av förordningen. De som har kommit längst är de myndigheter som har mycket kontakter med företag. Vi bedömer att fler av de myndigheter som omfattas av förordningen skulle kunna komma längre i att tillämpa den. Till exempel skulle fler myndigheter kunna ansluta sig till den samman-satta bastjänsten för grundläggande uppgifter från företag. Det gäller särskilt de myndigheter som har omfattande kontakter med företag. Statskontoret bedömer att omkring 50 av de myndigheter som omfattas av förordningen har kontakter med och begär in uppgifter från företag.

Statskontoret kan samtidigt konstatera att förordningen bara i begränsad omfattning påverkar myndigheternas arbete med att digitalisera och att samordna hur de hämtar in uppgifter från företag. Delvis beror det på att det är otydligt för myndigheterna vad förordningen innebär, delvis beror det på att andra faktorer i större utsträckning driver på myndigheternas arbete med att digitalisera hur de hämtar in uppgifter från företag. Vi konstaterar ändå att förordningen fyller en funktion genom att den ger myndigheterna en riktning att utgå ifrån i sitt arbete med att förenkla för företag genom digitalisering. Förordningen beskriver hur regeringens förväntningar på myndigheterna ser ut, samtidigt som den innebär en möjlighet att anpassa arbetet utifrån egna förutsättningar.

Flera insatser som pågår i den offentliga förvaltningen kommer på sikt driva på myndigheternas digitalisering och samordning av uppgifter från företag. Det gäller bland annat det förvaltningsgemensamma arbetet med att etablera en nationell grunddatadomän för uppgifter om företag. Vi bedömer därför att det finns relativt enkla åtgärder som regeringen och vissa myndigheter kan genomföra för att öka förordningens genomslag och därmed även öka takten i myndigheternas arbete med att tillämpa förordningen.

Myndigheter som har mycket kontakter med företag har kommit längre

Vi konstaterar att en majoritet av de 67 myndigheterna som omfattas av förordningen säger att de utgår från förordningen när de hämtar in uppgifter från företag. Men vår kartläggning visar att det varierar vilken betydelse som förordningen har för myndigheternas verksamhet. Det varierar också hur mycket myndigheterna arbetar med att digitalisera kontakter och uppgiftsinhämtning från företag.

Det är i första hand myndigheter som har mycket kontakter med företag som arbetar aktivt med förenkling av dessa kontakter och uppgiftsinhämtning genom digitalisering. Det gäller till exempel Bolagsverket, länsstyrelserna, Livsmedelsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån (SCB). Men förordningen har i begränsad utsträckning varit drivande för dessa myndigheters arbete. Flera av myndigheterna upplever att förordningen har ett signalvärde när det gäller att sätta en riktning för hur kontakter med företag ska förenklas, vilket kan underlätta myndigheternas prioriteringar. I arbetet med att prioritera bland nödvändiga digitala investeringar, så innebär förordningen att investeringar som förenklar företagens uppgiftslämnande får en större tyngd. Men de flesta av myndigheterna har under en längre period arbetat med insatser för att förenkla och samordna företagskontakter genom digitalisering, dvs. även innan förordningen infördes. Det gäller främst utvecklingen av myndigheternas egna digitala tjänster, men även vissa myndighetsgemensamma insatser. Till exempel har den gemensamma webbplatsen för företag, verksamt.se, funnits sedan 2008. Flera myndigheter har också eller har haft uttalade uppgifter och uppdrag från regeringen att på olika sätt verka för förenklat företagande.

För flera myndigheter är förordningen inte relevant och svår att tillämpa

Vår kartläggning visar att de myndigheter som har mer begränsade företagskontakter och som sällan begär in uppgifter från företag, inte har samma behov av att samordna uppgiftsinhämtning från företag. Det gäller ett tjugotal av de myndigheter som omfattas av förordningen, till exempel Pensionsmyndigheten, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut (SMHI) och Trafikanalys. Flera av dessa myndigheter har svårt att omsätta förordningen i konkreta insatser. Vi bedömer att vissa av de myndigheter som omfattas av förordningen därför har begränsad möjlighet att tillämpa förordningen.

Statskontoret föreslår därför att

regeringen bör se över vilka myndigheter som ska omfattas av förordningen. Utgångspunkten i en sådan översyn bör vara att förordningen riktar sig till de myndigheter vars verksamhet innebär mycket företagskontakter, i synnerhet kontakter som innebär uppgiftsinhämtning för företag.

I vårt uppdrag har det inte ingått att analysera om fler myndigheter bör omfattas av förordningen. Men utifrån regeringens översyn kan det bli aktuellt att både minska antalet myndigheter som för närvarande omfattas av förordningen, samt att lägga till nya myndigheter.

Det saknas ett generellt stöd för hur myndigheterna ska tillämpa förordningen

Vår kartläggning visar att flera av myndigheterna tycker att det är oklart vad de förväntas göra med anledning av förordningen. Flera myndigheter känner heller inte till vilka uppgifter om företag som andra myndigheter samlar in. Sammantaget blir det därför svårt för myndigheterna att tillämpa förordningens krav om att använda uppgifter om företag som finns tillgängliga inom statsförvaltningen och att därigenom minska uppgiftslämnarbördan för företag.

Enligt förordningen ska Tillväxtverket och Bolagsverket ge råd, följa upp och samordna myndigheterna som omfattas av förordningen. Men regeringen har inte förtydligat vad dessa uppgifter innebär eller hur Bolagsverket och Tillväxtverket ska fördela dessa uppgifter mellan sig. Myndigheterna har heller inte genomfört någon samlad uppföljning, rådgivning eller samordning med anledning av förordningen, även om det sker insatser inom andra delar av myndigheternas verksamhet. Det innebär att det bland annat saknas riktat stöd och vägledning för hur myndigheter ska tillämpa förordningen. Viss information om de uppgiftslämnarkrav som rör företag finns även sammanställd via den myndighetsgemensamma webbplatsen för företag, verksamt.se. Men vi konstaterar att kännedomen om denna information är begränsad bland myndigheterna.

Vi bedömer att förordningen beskriver en övergripande inriktning för myndigheternas arbete inom området och att det inte är nödvändigt att precisera kraven i förordningen. Risken med en sådan precisering är att regeringen i stället låser in myndigheterna i vissa arbetssätt och insatser, som inte blir effektiva eller ändamålsenliga för den egna verksamheten. Däremot bedömer vi att det behövs ytterligare insatser för att utveckla myndigheternas kunskap om hur förordningen ska tillämpas i praktiken och vilka uppgifter som samlas in på andra myndigheter.

Statskontoret föreslår därför att

Tillväxtverket inom ramen för sitt ansvar enligt förordningen, genomför insatser för att sprida kunskap om förordningen och dess innebörd till de myndigheter som omfattas av den. Inom ramen för detta arbete bör Tillväxtverket också informera om att uppgiftskrav som myndigheter ställer på företag finns samlade på verksamt.se.

Vanligast att myndigheterna samordnar grundläggande uppgifter om företag

Vi konstaterar att myndigheternas samordning av uppgiftsinhämtning från företag i första hand sker genom den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag (SSBTGU). Bastjänsten gör det möjligt för myndigheter att återanvända grundläggande uppgifter om företag som Bolagsverket, SCB och Skatteverket samlar in. Det gör att företagen inte behöver lämna dessa uppgifter flera gånger till olika myndigheter.

Vår kartläggning visar att det i första hand är grundläggande uppgifter om företag som kan återanvändas inom den offentliga förvaltningen. Det handlar om uppgifter om företagen som många myndigheter behöver ta del av för att kunna genomföra sin handläggning, exempelvis uppgifter om företagsnamn, organisationsnummer och adress. Därutöver behöver myndigheterna själva samla in egna, ärendespecifika uppgifter. Vissa ärendespecifika uppgifter kommer myndigheterna troligen att fortsättningsvis behöva samla in på egen hand från företagen, även om samordningen mellan myndigheters uppgiftsinhämtning utvecklas ytterligare.

Fler myndigheter kan ansluta sig till den sammansatta bastjänsten

Vi bedömer att takten i tillämpningen av förordningen skulle öka om fler myndigheter anslöt sig till bastjänsten. Det kostar inget att ansluta sig och all information som delas i bastjänsten är avgiftsfri. Däremot innebär anslutningen till bastjänsten ofta en engångskostnad, givet att myndigheterna kan behöva anpassa sina system. Vi ser samtidigt att enbart 35 av de 67 myndigheterna som omfattas av förordningen är anslutna till bastjänsten. Av dessa 35 myndigheter är 21 länsstyrelserna. Det är vanligare att myndigheter som har mycket kontakter med företag är anslutna, men vi ser också att det finns myndigheter som har mycket företagskontakter men som av olika anledningar inte är anslutna. Några myndigheter är osäkra på vad den sammansatta bastjänsten är och vad det innebär att ansluta sig till den. Vissa myndigheter ser också begränsad nytta med bastjänsten, eller tycker att det är för resurskrävande att ansluta sig.

Statskontoret föreslår därför att

Bolagsverket inom ramen för sitt ansvar enligt förordningen, ökar sina insatser för att sprida kunskap om den sammansatta bastjänsten, till exempel om möjliga nyttor och användningsområden för bastjänsten.

För att öka anslutningstakten bör regeringen i sin styrning av myndigheterna beakta möjligheten och nyttan med den sammansatta bastjänsten.

Statskontoret föreslår därför att

regeringen ger Bolagsverket i uppdrag att analysera och föreslå vilka ytterligare myndigheter som bör ansluta sig till den sammansatta bastjänten. Myndigheterna bör bistå Bolagsverket med underlag i arbetet med analysen. Bolagsverkets analys och förslag bör ligga till grund för regeringens fortsatta styrning av myndigheterna.

Störst utmaningar när det gäller att samordna uppgiftsinhämtning från företag

Vi konstaterar att utmaningarna är störst när det gäller att utveckla myndighetsgemensamma digitala lösningar för att samordna inhämtandet av uppgifter från företag. Det finns flera förklaringar till det, som är kända sedan tidigare.^[3] Det handlar till exempel om att nyttorna av en digital investering inte alltid tillfaller den myndighet som behöver investera i en myndighetsgemensam lösning. Det handlar även om regelverk som ställer specifika krav på myndigheternas inhämtning av vissa uppgifter, liksom regelverk som förhindrar delning av vissa uppgifter med andra. Vissa uppgifter som myndigheter samlar in har heller inte lagstöd för att digitaliseras. Samtidigt visar vår kartläggning att det går att återanvända uppgifter som omfattas av sekretess, om det finns ett medgivande från den som uppgifterna gäller och om berörda myndigheter har tagit del av det medgivandet.

Vår analys visar att samordningen av myndighetsgemensamma digitala lösningar riktade till företag ofta är tidskrävande, och kan vara kostsam. De myndigheter som ska samverka och etablera nya strukturer tillsammans har olika uppdrag och olika finansieringslösningar. Det innebär att det i regel är svårt att finansiera myndighetsgemensamma lösningar inom ramen för myndigheternas ordinarie finansiering. Ofta kräver myndighetsgemensamma lösningar särskilda medel och en långsiktig finansiering om de ska kunna utvecklas, drivas och förvaltas över tid. Att vissa uppgifter är avgiftsfinansierade kan vidare innebära att myndigheterna inte kan dela dessa uppgifter kostnadsfritt.

Vår analys visar också att det kan vara resurskrävande att anpassa myndigheters olika system så att dessa kan kommunicera med varandra. Den sammansatta bastjänsten är relativt billig i drift men innebär ofta en anpassningskostnad för att de myndigheter som väljer att ansluta sig ska kunna dra nytta av tjänsten i sina egna system.

Andra faktorer är mer styrande för myndigheternas arbete än förordningen

Vi konstaterar att myndigheternas digitalisering och samordning av inhämtande av uppgifter från företag till stor del drivs av andra faktorer än förordningen. En viktig drivkraft för myndigheternas förenkling genom digitalisering har varit den interna nyttan, men även nyttan för företag om dessa är en viktig målgrupp för myndighetens verksamhet. När det är tydligt att det egna uppdraget kan genomföras effektivare och med högre kvalitet genom digitalisering, så är det motiverat för en myndighet att investera i digital utveckling.

Insatser inom den generella digitaliseringspolitiken driver arbetet i en liknande riktning som förordningen

Vi konstaterar även att styrningen och de insatser som sker inom den generella digitaliseringspolitiken driver utvecklingen i en liknande riktning som förordningen syftar till. Vår kartläggning visar till exempel att genomförandet av EU-reglering inom digitaliseringsområdet bidrar till att driva på digitaliseringen och samordningen av myndigheternas uppgiftsinhämtning från företag, till exempel när det gäller att tillgängliggöra och samordna fler uppgifter digitalt inom den offentliga förvaltningen. Det gäller bland annat de krav som ställs inom ramen för förordningen om en gemensam digital ingång för att tillhandahålla information, även kallad SDG-förordningen (Single Digital Gateway).

Regeringen har dessutom genomfört insatser inom den generella digitaliseringspolitiken som driver på myndigheternas arbete, inte minst arbetet med att skapa bättre förutsättningar för en mer sammanhållen förvaltningsgemensam digitalisering. Efter att förordningen beslutades så har regeringen bland annat inrättat Myndigheten för digital förvaltning (Digg), och Digg har fått uppdraget att leda arbetet med att etablera en förvaltningsgemensam digital infrastruktur. Inom ramen för det arbetet pågår till exempel insatser för att samordna grundläggande uppgifter om företag, genom att etablera en nationell grunddatadomän för området företag.

Konsekvenser av våra förslag

I följande avsnitt redogör vi för vilka eventuella kostnader som vi bedömer att våra förslag kan leda till, samt kort om vilka övriga alternativ vi har övervägt när det gäller våra förslag till regeringen och myndigheterna.

Kostnaderna ryms inom befintlig finansiering

Våra förslag syftar till att på ett effektivt sätt öka takten i tillämpningen av förordningen. Vår sammantagna bedömning är att de förslag som vi lämnar ryms inom myndigheternas nuvarande uppgifter och de krav som förordningen redan ställer, och att de därmed täcks av befintliga ekonomiska ramar. Vi bedömer därför att våra förslag inte innebär ytterligare kostnader för myndigheterna. Vi bedömer heller inte att våra förslag påverkar företagens kostnader eller administrativa bördor.

Vår analys visar att det kan vara resurskrävande att etablera och driva myndighetsgemensamma system eller tjänster för en samordnad hantering av uppgifter. Men vi bedömer att den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag är ett exempel på en myndighetsgemensam tjänst med stora nyttor till en relativt liten kostnad. Kostnaden för att driva, förvalta och utveckla bastjänsten varierar beroende på hur stor utvecklings- och förvaltningskostnaden är, men uppgår årligen till omkring sju miljoner kronor. För myndigheterna är det gratis att ansluta sig till bastjänsten. Den sammansatta bastjänsten är långsiktigt finansierad via Bolagsverkets förvaltningsanslag. Även om en anslutning kan innebära en kostnad för myndigheterna, exempelvis i form av anpassning av de egna systemen, så handlar det om en engångskostnad. Denna kostnad kan också på längre sikt uppvägas av att myndigheternas egna kostnader minskar, till exempel för att förvalta egna register.

Förordningen möjliggör verksamhetsanpassad styrning

Vi har övervägt om det, i stället för styrning genom förordningen, vore lämpligt att regeringen genom andra styrmedel skulle kunna öka takten i myndigheternas arbete med att digitalisera och samordna uppgiftsinhämtningen från företag. Det skulle till exempel kunna ske genom uppdrag till ett antal myndigheter eller genom återrapporteringskrav. Men vi bedömer att förordningen ändå är ett lämpligt styrmedel, givet att berörda myndigheter har så pass olika uppdrag och kontakter med företag, samt är av olika storlek. Myndigheternas möjligheter till att digitalisera och samordna uppgiftsinhämtningen från företagen varierar därmed. Förordningen tydliggör i vilken riktning regeringen vill att myndigheterna ska utvecklas inom förenklingsområdet, samtidigt som den ger myndigheterna möjligheter att anpassa hur de ska tillämpa förordningen utifrån den egna verksamheten.

Vår bedömning är att förordningens styrkraft och träffsäkerhet kan stärkas med våra förslag om att rikta förordningen till mer relevanta myndigheter, och genom att stärka stöd och råd till myndigheterna om hur förordningen kan tillämpas i praktiken.

Utmaningar inom den förvaltnings-gemensamma digitaliseringen påverkar tillämpningen av förordningen

Vi har i vår analys sett att det finns vissa utmaningar inom den förvaltningsgemensamma digitaliseringen som påverkar möjligheten till att öka takten i tillämpningen av förordningen. I följande avsnitt beskriver vi kort vissa av dessa utmaningar. Vi har inom ramen för vårt uppdrag inte haft möjlighet att göra en närmare bedömning av utvecklingsbehoven eller möjliga lösningar, givet att det rör större frågor än det förenklingspolitiska området.

Finansieringen av förvaltningsgemensamma lösningar kräver ofta långsiktighet

Det nationella arbetet med att skapa en samordnad hantering av grunddata är en del av etableringen av den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen, Ena. Detta arbete finansieras enbart med tillfälliga medel, inom ramen för EU:s återhämtningsfond. Arbetet är i en uppbyggnadsfas och vissa resursbehov kan vara tillfälliga, till exempel i en initial utvecklingsfas. Men eftersom arbetet kommer att behöva bedrivas under överskådlig tid framöver, är det rimligt att anta att det behövs en större långsiktighet i styrningen och finansieringen av arbetet. Vi har i kartläggningen sett flera exempel på när avsaknaden av särskild och långsiktig finansiering har försvårat utvecklingen, men även drift av myndighetsgemensamma digitala lösningar.^[4]

Vi kan konstatera att både den nationella utvecklingen mot en mer förvaltningsgemensam digital infrastruktur, och EU:s ökade krav både på tillgängliga data och på en gemensam nationell ingång för data, innebär att regeringen kan behöva ompröva finansieringsformerna för vissa myndigheter. Det gäller till exempel de myndigheter som hämtar in och hanterar uppgifter från företag och som idag använder sig av avgiftsfinansiering för vissa av uppgifterna.

Otydligt ansvar för att driva och utveckla en nationell grunddatadomän för uppgifter om företag

Myndighetsgemensamma insatser medför ofta ett behov av att regeringen tydliggör roller och ansvar mellan myndigheterna, till exempel vad gäller samordningsansvar. Samma utmaningar finns inom ramen för arbetet med att etablera en nationell grunddatadomän för uppgifter om företag. Bolagsverket driver arbetet med att etablera domänen, men vi konstaterar att myndigheten inte har fått det formella ansvaret för arbetet. En otydlig rollfördelning riskerar att fördröja myndigheternas arbete, och därigenom också att fördröja myndigheternas tillämpning av förordningen.

Myndigheternas tillämpning av förordningen

I det här kapitlet redovisar vi hur långt myndigheterna har kommit i sitt arbete med att tillämpa förordningen. Vi lyfter också fram hur myndigheterna har tagit hänsyn till företagens förutsättningar och behov och hur frågor om säkerhetsskydd och informationssäkerhet ingår i myndigheternas arbete. Vi redogör även för framgångsfaktorer och utmaningar i myndigheternas arbete med att tillämpa förordningen.

Sammanfattande iakttagelser

En majoritet av myndigheterna tillämpar förordningen när de hämtar in uppgifter från företag.
De myndigheter som har kommit längst är de som har mycket företagskontakter.
Förordningen påverkar hur myndigheterna prioriterar utvecklingsinsatser.
Det finns ett tolkningsutrymme i förordningen som leder till att myndigheterna blir osäkra på vilka krav som förordningen faktiskt ställer på dem.
Sekretesslagstiftning och säkerhetsskydd kan hindra myndigheterna från att dela uppgifter, men rutiner för medgivande underlättar arbetet.

En majoritet av myndigheterna utgår från förordningen när de hämtar in uppgifter från företag

Förordningen syftar till att förenkla arbetet med att starta, driva och avveckla företag. Den ska också bidra till att underlätta företagens kontakter med och uppgiftslämnande till myndigheter.

Myndigheter med mycket företagskontakter har kommit längst

Vår kartläggning visar att myndigheternas uppdrag har stor betydelse för hur långt myndigheterna har kommit i att tillämpa förordningen. Som vi beskriver i kapitel 1 riktar sig förordningen till en varierande grupp av myndigheter. Det är till exempel myndigheter med mer omfattande företags-kontakter och med färre sådana, myndigheter med uttalade uppdrag om att förenkla för företag och myndigheter som inte har sådana uppdrag.

Vår kartläggning visar att drygt 60 procent av dem som svarat på vår enkät säger att de utgår ifrån bestämmelserna i förordningen när de hämtar in uppgifter från företag. Kartläggningen visar också att 21 procent anger att de inte utgår ifrån förordningen och att 16 procent inte vet om de utgår från förordningen.

Vi har kategoriserat myndigheterna som omfattas av förordningen, utifrån karaktären på deras uppdrag. Vår analys visar att omkring 50 av myndigheterna som omfattas av förordningen har uppdrag som innebär företagskontakter och även att de behöver inhämta uppgifter från företag. Här finns både stora och små myndigheter, som exempelvis Skatteverket respektive Elsäkerhetsverket.

Enligt vår kartläggning är det mer vanligt att de myndigheter som har angett att de utgår från förordningen också har mer omfattande kontakter med företag än de myndigheter som inte utgår från förordningen, även om det finns undantag. Det indikerar att myndighetens uppdrag och huruvida de har kontakter med företag har betydelse för om myndigheten utgår från förordningen i sin verksamhet.

Det finns ett behov av att se över vilka myndigheter som förordningen ska gälla

Knappt 20 av de myndigheter som omfattas av förordningen har få eller inga egna kontakter med företag, och begär därför sällan in uppgifter från företag. Här finns myndigheter som Pensionsmyndigheten, Trafikanalys och Riksantikvarieämbetet. Kartläggningen visar att de myndigheter som inte har ett direkt uppdrag att arbeta mot företag uppfattar förordningen som mindre relevant än myndigheter som har mycket företagskontakter och uppgiftsinhämtning från företag. Exempelvis menar myndigheter som Pensionsmyndigheten, Sjöfartsverket och SMHI att de inte bedriver verksamhet som innebär att de behöver uppgifter från företag.

Att förordningen omfattar flera myndigheter som inte själva begär in uppgifter från företag, innebär att den förlorar i träffsäkerhet och relevans. Vår kartläggning visar att det också finns myndigheter som inte omfattas av förordningen idag, men som kanske borde omfattas. Sedan förordningen infördes har myndighetsstrukturen förändrats, liksom fördelningen av uppgifter och ansvar mellan myndigheter. Förändrad EU-reglering medför också att flera myndigheter än tidigare behöver leva upp till krav om digital tillgänglighet och principen ”en uppgift en gång” (se vidare i kapitel 4). Detta innebär att förordningen inte längre helt stämmer överens med de uppgifter och roller som de olika statliga myndigheterna har.

Myndigheterna utgår i varierande grad ifrån företagens behov

Företagen är den yttersta målgruppen för förordningens bestämmelser. Vår kartläggning visar att det varierar i vilken utsträckning myndigheterna utgår ifrån företagens behov när de tillämpar förordningen. Det är vanligare att myndigheter som har uppdrag som innebär mycket kontakter med företag utgår från företagens behov när de tillämpar förordningen.

På samma sätt ser det ut gällande företagens behov. Det är i första hand företag som har många kontakter med myndigheter som uppfattar att deras kontakter skulle förenklas med hjälp av digitala tjänster. För företagen är det viktigast att mängden regler minskar. Fler regler bidrar till att företagen måste ha fler kontakter med myndigheter.^[5]

Myndigheternas uppdrag har betydelse

Vår kartläggning visar att myndigheterna i varierande utsträckning har tagit hänsyn till företagens förutsättningar och behov när de har utformat sina system för att hämta in uppgifter från företag. En faktor som påverkar hur aktiva de är i att förenkla för företagen genom digitalisering är myndigheternas uppdrag. Myndigheter med ett uppdrag som medför företagskontakter är mer aktiva i arbetet med att underlätta för företagen att ha kontakter med myndigheter. Dessa myndigheter bedriver också ett mer aktivt arbete med att ta hänsyn till företagens behov. I vår kartläggning har vi funnit att omkring 50 av myndigheterna har kontakter med och begär in uppgifter från företagen. Av dessa är omkring 30 myndigheter mer aktiva i arbetet med att beakta företagens förutsättningar och behov.

Vår kartläggning visar att de myndigheter som är mest aktiva i arbetet med att beakta företagens behov, är myndigheter som också har ett uttalat uppdrag riktat mot just företag. Det rör sig om ett 30-tal myndigheter, och de flesta av dem har valt att också ansluta sig till Bolagsverkets samman-satta bastjänst för grundläggande uppgifter om företag (se avsnitt 4.3.1). Samtliga dessa myndigheter är också utsedda till behöriga myndigheter i olika förfaranden som regleras i EU-förordningen om en gemensam digital ingång. De flesta av dessa myndigheter har också eller har haft uttalade uppdrag att bidra till ett förenklat företagande. Bland dessa myndigheter finns till exempel länsstyrelserna, Jordbruksverket och Bolagsverket, men även mindre myndigheter som Strålsäkerhetsmyndigheten.

Vår kartläggning visar också att om företagskontakter är en mindre framträdande del av uppdraget för myndigheten, så är det inte lika vanligt att myndigheten i samma utsträckning driver på arbetet med att tillämpa förordningen. I vår kartläggning finns ett 20-tal sådana myndigheter, som även de har företagskontakter och som också begär in uppgifter från företagen. Men hos dessa myndigheter kan företagen vara en del av flera målgrupper, till exempel innebär det att myndigheterna även behöver ta hänsyn till andra målgruppers olika behov såsom privatpersoner eller kommuner och regioner. Inom denna grupp myndigheter finns till exempel Lantmäteriet, Folkhälsomyndigheten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB).

Bara vissa företag tror att det blir enklare om tjänster digitaliseras

Det finns inte någon utbredd önskan bland företagen att myndigheter ska ha fler digitala lösningar. Ungefär 10 procent av företagen tycker att det är ett stort problem att myndigheter har för få digitala tjänster.^[6] Digitalisering i sig innebär inte automatiskt att antalet kontakter som ett företag måste ha med myndigheter minskar.^{^[7]} I vår kartläggning har representanter för företagarorganisationer påpekat att digitaliseringen tvärtom kan innebära att företagen måste lämna fler uppgifter, eftersom myndigheterna får större möjligheter att samla in ”bra att ha-info”.

Företagen uppfattar att tillgång till digitala tjänster skulle kunna underlätta för dem om de innebär att företaget kan lägga mindre tid på att lämna uppgifter, om de kan följa sitt ärende digitalt utan ytterligare kontakter, samt om tjänsterna och informationen från myndigheter och kommuner är samordnad.^{^[8]}

Det varierar vad förordningen betyder för myndigheternas praktiska arbete

Vår kartläggning ger en splittrad bild av vad förordningens faktiskt betyder för myndigheterna. Företrädare för bland annat Tillväxtverket, Skatteverket, Bolagsverket och länsstyrelserna säger att förordningen ger en riktning och en ram för deras arbete med att utveckla sin kommunikation med företagen och för hur myndigheterna hämtar in uppgifter från företag, men också för myndigheternas arbete med att samordna uppgifter mellan sig.

Myndighetsföreträdare menar också att förordningen har betydelse för dem när de ska prioritera bland utvecklingsinsatser. Myndigheterna kan till exempel använda förordningen som underlag när de ska besluta om att investera i digital verksamhetsutveckling och i nya digitala tjänster. Men förordningen upplevs samtidigt som otydlig och som svår att tillämpa i praktiken.

Oklart vad det innebär att tillämpa förordningen

Det är en fördel att förordningen är relativt allmänt formulerad och innehåller ett visst tolkningsutrymme, eftersom den riktar sig till många myndigheter med olika typer av uppdrag. Men vi bedömer att det behövs stöd och vägledning för de myndigheter som har till uppgift att tillämpa förordningen i praktiken.

Vår kartläggning visar att det finns ett tolkningsutrymme i förordningen som gör att myndigheterna blir osäkra på vad förordningen faktiskt ställer för krav på myndigheterna. Det står exempelvis inte i förordningen vilken typ av uppgifter om företag som förordningen gäller. Förordningen saknar också definitioner av centrala begrepp som ”uppgifter”, ”digitalt” och vad som menas med ”system för inhämtande av uppgifter från företag” eller med ”samordnat inhämtande av strukturerade uppgifter i statsförvaltningen”.

Förordningens bestämmelser är inte tvingande för myndigheterna. I flera paragrafer finns skrivningar som ”så långt det är möjligt” och ”när det är lämpligt”. Det är bara en paragraf som innehåller ett ”ska-krav”. Men den paragrafen ska tillämpas när myndigheterna utvecklar system för att hämta in uppgifter, och eftersom det saknas en definition om vad det innebär att utveckla system så kan myndigheten i praktiken själv välja även hur styrande det ska-kravet ska vara.

Många myndigheter har ett etablerat förenklingsarbete

Kartläggningen visar att de flesta av de myndigheter som har mycket kontakter med företag redan innan förordningen trädde i kraft hade ett etablerat arbete med att samla in uppgifter från företag digitalt. Ett exempel på detta är Jordbruksverket som menar att deras uppdrag kräver att de kontinuerligt analyserar vilka uppgifter de begär in från företagen och vilka uppgifter som myndigheten kan hämta från andra myndigheter. Jordbruksverket arbetar också kontinuerligt med att digitalisera uppgiftslämnandet och minska andelen uppgifter som de begär in på papper. Ett annat exempel är Transportstyrelsen, som beskriver att hämtning av information från företag via digitala kanaler från Bolags-verket och Skatteverket startade långt innan myndigheten bildades. Myndigheten började använda den första digitala tjänsten för att lämna in uppgifter för drygt 10 år sedan. Även Skatteverket har länge arbetat med att förenkla för såväl företag som privatpersoner genom digitala tjänster.

Andra faktorer än förordningen styr arbetet

Vår kartläggning visar också att för vissa myndigheter saknar förordningen betydelse för myndigheternas arbete med att hämta in uppgifter från företag. Det beror på att andra faktorer upplevs som mer styrande för hur myndigheterna utvecklar sitt arbete, bland annat sektors-specifika krav och regler som rör företag eller regeringens styrning av digitaliseringen. Men också utvecklingen inom EU har stor betydelse för myndigheternas arbete. Det gäller exempelvis reglering av öppna data och krav på att göra information tillgänglig. Vi ser att genomförandet av vissa EU-regler kommer att vara mer styrande för myndigheternas konkreta arbete med att göra uppgifter tillgängliga än den svenska förordningen (se kapitel 4).

Myndigheterna strävar efter att inhämta uppgifter digitalt

Förordningen innehåller krav på att myndigheterna som huvudregel ska utforma digitala system för att hämta in uppgifter från företag och för att kommunicera med dem. Vår kartläggning visar att nära tre fjärdedelar av de myndigheter som har svarat på vår enkät har system, tjänster eller liknande för att digitalt hämta in uppgifter från företag.

Myndigheterna arbetar på olika sätt med att digitalisera uppgiftsinhämtningen från företag

Vi har tagit del av olika exempel på system som myndigheterna har utformat för att företagen ska kunna lämna in uppgifter digitalt. Ett exempel är Transportstyrelsen som strävar efter att företag ska kunna lämna samtliga uppgifter som myndigheten begär in från dem digitalt. Transportstyrelsen har som policy att det måste finnas ett skäl om myndigheten inte digitaliserar en uppgiftsinhämtning. Ett annat exempel är länsstyrelserna, som bland annat har skapat en webbportal för anmälnings- och tillståndspliktiga transporter. Länsstyrelserna planerar även för att automatisera hur de inom myndigheten hanterar ärenden som gäller dessa transporter. Med den nya tjänsten kommer det att registreras direkt i webbportalen inom länsstyrelsen när ett företag anmäler en anmälnings- eller tillståndspliktig transport. Företaget får också automatiskt en bekräftelse på att länsstyrelsen har tagit emot en anmälan, i stället för att anmälan handläggs manuellt. Detta innebär att ärendena hanteras snabbare och enklare, och systemet väntas både gynna företagen och göra verksamheten i länsstyrelsen mer effektiv.

Ett annat exempel är Skatteverket som länge strävat efter att digitalisera hur myndigheten hämtar in uppgifter från företag. Myndigheten har utvecklat API:er^[9] och öppna data så att företag och privatpersoner kan hämta uppgifter direkt ifrån myndigheten. API-erna gör också att myndigheten kan hämta in uppgifter automatiskt från företagen, om företaget har medgett det.

Det går inte att lämna vissa specifika uppgifter digitalt

Företagen kan lämna många uppgifter digitalt till myndigheterna. En knapp fjärdedel av dem som svarat på vår enkät tar emot samtliga uppgifter från företag via digitala system.

Drygt 70 procent av de svarande i vår enkät säger samtidigt att företagen inte kan lämna vissa ärendespecifika uppgifter digitalt. En dryg fjärdedel av de svarande säger att de inte kan ta emot vissa statistiska uppgifter digitalt. Vi ser också exempel på att myndigheterna sällan kan ta emot kompletteringar av ärenden digitalt.

Kartläggningen visar att myndigheter i vissa fall saknar stöd i lagen för att kunna tillämpa förordningen. Det gäller exempelvis frågor om inskrivning av avtalsrättigheter kopplade till fastigheter som Lantmäteriet har ansvar för. Även Energimarknadsinspektionen beskriver att vissa handlingar behöver vara vidimerade eller bekräftade personligen av till exempel en revisor och att de därför inte kan lämnas in digitalt. Transportstyrelsen exemplifierar med inskrivning och registrering av luftfartyg, som inte kan göras digitalt, liksom ursprungskontroll av bilar, där myndigheten ska kontrollera att det angivna ursprunget för bilen är äkta.

Sekretess och säkerhetsskydd kan hindra myndigheter från att dela uppgifter

Uppgifter som myndigheter begär in från företag kan vara känsliga. Vår kartläggning visar att myndigheterna har rutiner för att hantera känsliga uppgifter och arbetar utifrån dessa. Myndigheternas rutiner har inte påverkats av förordningen, utan styrs av andra regler.

Sekretessregler innebär särskilda krav på processen för hur myndigheter lämnar ut uppgifter

Offentlighets- och sekretesslagstiftningen begränsar i vissa fall myndigheternas möjlighet att lämna ut och återanvända uppgifter om företag. Men det finns möjligheter att dela även sekretessbelagda uppgifter om företaget lämnat ett medgivande för detta till myndigheten och om myndigheten i sin tur har tagit del av medgivandet.

Ett exempel där det råder absolut sekretess för uppgifter är i Skatteverkets beskattningsdatabas. Sekretessen innebär att Skatteverket behöver pröva om de får lämna ut uppgifter i varje enskilt fall. Regleringen innebär också att Skatteverket behöver samla in enskildas kontaktuppgifter flera gånger när de behövs i olika delar av myndighetens verksamhet. Sekretessen hindrar också Skatteverket från att lämna ut kontaktuppgifterna till andra myndigheter. För att kunna dela uppgifterna till någon annan, behöver det finnas ett medgivande från den som uppgifterna gäller och Skatteverket bör ha tagit del av medgivandet. Genom arbetet med API:er, där företag själva kan lämna och hämta uppgifter, har Skatteverket utarbetat en rutin där företagen genom en knapptryckning också kan ge fler myndigheter ett medgivande att hämta uppgifterna.^{^[10]}

Framgångsfaktorer och utmaningar i arbetet

Vår kartläggning visar att de största utmaningarna i myndigheternas arbete med att tillämpa förordningen handlar om att samordna sig och samverka med andra myndigheter. Dessa utmaningar beskriver vi i kapitel 4. När det gäller myndigheternas eget arbete med att tillämpa förordningen, så visar vår kartläggning och analys att myndigheternas arbete främst påverkas av hur deras uppdrag ser ut och om myndigheterna ser att digitaliseringen av uppgiftsinhämtningen är kostnadseffektiv. Som vi tidigare har konstaterat, tillämpar myndigheter som har många kontakter med företag och som hämtar in mycket uppgifter från företag också förordningen i större utsträckning. Det är alltså en framgångsfaktor att myndigheten uppfattar att deras verksamhet berörs av förordningen.

Störst nytta i att återanvända grundläggande uppgifter

Vår kartläggning ger en relativt samstämmig bild av vilka uppgifter som kan återanvändas inom statsförvaltningen. Det rör sig om grundläggande uppgifter om företag, som företagsnamn, firmatecknare och organisations-nummer. Detta är en bild som är känd sedan tidigare. År 2011 genomfördes en kartläggning på uppdrag av regeringen av hur näringsidkare lämnade uppgifter till myndigheter. Även den kartläggningen visade att det var relativt lätt att identifiera ett antal uppgifter om företagen som myndigheter ofta frågade efter. Det rörde sig om ett 20-tal grundläggande uppgifter om företagen, däribland företagets namn, adress och organisationsnummer.^{^[11]}

Vår kartläggning visar också att andra, mer ärendespecifika uppgifter däremot berör färre företag och begärs in mer sällan av myndigheterna. Av effektivitetsskäl väljer myndigheterna därför mer sällan att digitalisera inlämningen av dessa uppgifter. Ytterligare andra uppgifter kan inte lämnas in digitalt eftersom det finns regler som anger att uppgifterna ska lämnas på ett visst sätt.

En investering att digitalisera inhämtningen av uppgifter

Det är kostsamt att bygga digitala system och tjänster för att hämta in uppgifter från företag. Jordbruksverket ansvarar exempelvis för omkring 400 förfaranden som innebär att företag behöver inkomma med uppgifter till myndigheten. Det innebär att det skulle bli dyrt att digitalisera samtliga dessa. Jordbruksverket bedömer att det kostar mellan 30 000 och 40 000 kronor att utveckla en enkel digital tjänst. Det är avsevärt dyrare att utveckla en mer avancerad digital tjänst med koppling mot olika register som finns internt, så att fler uppgifter kan vara förifyllda och som har en inbyggd validering för att säkerställa kvaliteten.

Myndigheterna bedömer i första hand sina investeringar utifrån den egna nyttan

Vår kartläggning visar att myndigheterna i allmänhet bedömer sina digitala investeringar utifrån om investeringen är kostnadseffektiv för den egna myndigheten. Vissa av de uppgifter som myndigheten inhämtar kan beröra väldigt få företag eller uppgifter som förekommer sällan. Myndigheten blir därför mindre motiverad att bygga en digital tjänst för dessa uppgifter.

Ett exempel på en uppgift som sällan inhämtas är när Jordbruksverket godkänner producentorganisationer för frukt och grönt. I dag finns det ett 30-tal producentorganisationer i landet, och organisationen behöver bara ansöka en gång om att få bli producentorganisation. I detta fall är det mindre motiverat för Jordbruksverket att bygga en digital tjänst för de uppgifter de samlar in.

Myndigheternas samordning och samverkan kring att hämta in uppgifter digitalt från företag

I det här kapitlet redogör vi för hur myndigheterna samverkar och samordnar sig när det gäller att hämta in uppgifter digitalt från företag. Vi beskriver även vilka huvudsakliga framgångsfaktorer och utmaningar som finns inom området. Slutligen belyser vi hur Tillväxtverket och Bolagsverket har arbetat med rådgivning, uppföljning och samordning med anledning av förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag.

Sammanfattande iakttagelser

De flesta myndigheter som omfattas av förordningen återanvänder uppgifter om företag som andra myndigheter har samlat in.
Myndigheterna vet samtidigt ganska lite om vilka uppgifter från företag som andra myndigheter samlar in. Det begränsar möjligheten för myndigheterna att samordna sig kring detta.
Myndigheternas samordning av uppgiftsinhämtning från företagen sker i huvudsak via den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag (SSBTGU). Myndigheterna återanvänder i första hand grundläggande uppgifter om företag.
Enbart 35 av myndigheterna som omfattas av förordningen är anslutna till den sammansatta bastjänsten. Att inte fler är anslutna beror på att vissa myndigheter inte ser att de skulle ha någon större nytta av att ansluta sig till bastjänsten.
En stor utmaning när det gäller samordningen av myndigheters uppgiftsinhämtning är att det ofta är kostsamt och tidskrävande att utveckla lösningar som ska fungera för alla myndigheter. Det gäller även när myndigheterna ska koppla samman sina system för att återanvända uppgifter mellan varandra.
Det kan vara lättare för myndigheter att ansluta sig till gemensamma system om de gör det i samband med annat utvecklingsarbete på myndigheten.
Bolagsverket och Tillväxtverket har inte följt upp, gett råd eller samordnat utifrån förordningen som helhet. De båda myndigheterna uppfyller sitt ansvar kopplat till förordningen inom andra insatser som syftar till att förenkla för företag.

De flesta myndigheter återanvänder uppgifter om företag

Förordningen säger att myndigheterna ska samordna sig när de hämtar in uppgifter från företag när det är lämpligt. På detta sätt ska företagen inte behöva lämna in samma uppgifter flera gånger. Vår kartläggning visar att de flesta myndigheter som omfattas av förordningen återanvänder uppgifter om företag som finns hos andra statliga myndigheter. Drygt sjuttio procent av de som svarade på vår enkät säger att de gör detta.

Det är i första hand grundläggande uppgifter som återanvänds mellan myndigheter

Vår kartläggning visar att myndigheterna i första hand återanvänder grund-läggande uppgifter om företag, till exempel från SCB:s företagsregister och från Bolagsverkets näringslivsregister. Det handlar bland annat om uppgifter som företagsnamn, firmatecknare och organisationsnummer. Det är också flera myndigheter som återanvänder uppgifter om företag via den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag. Tjänsten samlar grundläggande uppgifter om företag som lämnats till Bolagsverket, Skatteverket och SCB (se vidare om bastjänsten i avsnitt 4.3.1.).

Myndigheter vet ofta inte så mycket om vilka uppgifter andra myndigheter begär in från företagen

Vår kartläggning visar samtidigt att flera myndigheter inte känner till vilka uppgifter som andra myndigheter samlar in från företag. De vet heller inte så mycket om någon annan myndighet skulle kunna ha nytta av information som de själva frågar efter. Det pekar på att myndigheterna bara i begränsad omfattning samordnar sin inhämtning av uppgifter. Allt detta gör det svårt för myndigheter att återanvända uppgifter från företag som andra myndigheter samlat in. Det gör det också svårt att få en bild av vilka ytterligare möjligheter till samordning av uppgifter som finns i statsförvaltningen.

Våra intervjuer visar att myndigheterna skulle vilja ha samlad information om de uppgifter som den offentliga förvaltningen begär in från företag. Även om uppgifterna inte alltid är relevanta för andra myndigheter så säger vissa myndigheter att det kan vara värdefullt att ha den informationen samlad ändå, till exempel för att få en överblick över vilka uppgifter som hämtas in inom en bransch eller sektor. Även företrädare för företagen efterlyser en sådan samlad bild.

Idag finns möjligheten att få en sådan översiktlig bild av de uppgiftskrav som myndigheter ställer på företag via den myndighetsgemensamma webb-platsen för företag, verksamt.se (se rutan nedanför). Flera myndigheter känner inte till att de via verksamt.se kan få en lista över vilka olika offentliga tillstånd och uppgiftskrav som rör företag, sorterat efter bransch.^[12] Även om listan inte är heltäckande ger den ändå viss samlad information om vilka uppgifter som statliga myndigheter, eller andra offentliga aktörer, samlar in inom olika branscher. Behöriga myndigheter kan logga in på uppgiftskrav.se för att registrera sina uppgiftskrav där.^[13]

Verksamt.se – myndigheternas gemensamma webbplats för företag

Verksamt.se är en webbplats som samlar företagsinformation och företagstjänster från flera myndigheter på ett ställe. Syftet med webb-platsen är att underlätta för personer och företag att starta, driva och utveckla sitt företag. Verksamt.se drivs gemensamt av Arbets-förmedlingen, Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket. Tillväxtverket och Bolagsverket leder arbetet. Webbplatsen utgår från myndighetssamarbetet Starta och driva företag som består av sexton myndigheter. Totalt innehåller webbplatsen information från fler än 45 myndigheter.

Myndigheterna köper även in uppgifter om företag från privata aktörer

Vår kartläggning visar att myndigheterna även behöver köpa in uppgifter om företag från privata leverantörer. Det kan handla om att myndigheten behöver specifik information om företag som de privata tjänsterna erbjuder men som de inte kan få från andra myndigheter. Det kan till exempel handla om historisk information. Det kan också handla om att de privata leverantörernas tjänst passar bättre för myndighetens verksamhetssystem, och att det alltså är enklare att ta hand om företagsinformationen från de privata leverantörerna än om myndigheten skulle hämta den från andra myndigheter.

Myndigheter samordnar i första hand uppgifter genom den sammansatta bastjänsten

Förordningen säger att myndigheterna i sin uppgiftsinhämtning från företag, ska utforma system som stödjer ett samordnat inhämtande av uppgifter i statsförvaltningen. Som vi har konstaterat i kapitel 3 har regeringen inte närmare definierat vad system för ett samordnat inhämtande innebär. Men det kan i praktiken handla om att myndigheten genom en digital tjänst, delade data (API:er) eller delade system får direktåtkomst till uppgifter. Det kan även ske genom att myndigheten hämtar in eller tar emot uppgifter från andra, till exempel via filöverföring eller direktinmatning.^[14]

Bastjänsten är ett system för samordnat inhämtande av uppgifter i statsförvaltningen

Den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter från företag är ett exempel på när myndigheter samordnar sin uppgiftsinhämtning från företag. Bastjänsten förmedlar uppgifter från flera myndigheter, genom en maskin-till-maskin-teknik. Vår kartläggning visar att det sätt som myndigheter ofta samordnar sitt inhämtande av uppgifter från företag är just genom bastjänsten.

Bastjänsten utvecklades 2015 av Bolagsverket, Skatteverket och SCB. Sedan 2017 har andra myndigheter och kommuner kunnat ansluta sig till tjänsten, medan Bolagsverket driver, utvecklar och förvaltar bastjänsten. Bastjänsten förmedlar grundläggande uppgifter om företag från olika myndigheter till verksamt.se. Uppgifterna används i första hand på Mina sidor på verksamt.se, och för att underlätta att vissa uppgifter kan fyllas i automatiskt i anslutna myndigheters och kommuners digitala tjänster. Genom tjänsten kan myndigheter återanvända andra myndigheters grundläggande uppgifter om enskilda näringsverksamheter, handelsbolag, kommanditbolag, aktiebolag, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar. Att vara ansluten till bastjänsten innebär alltså att grundläggande uppgifter om företag automatiskt kan vara ifyllda i den anslutna organisationens digitala tjänst, vilket gör att företag inte behöver lämna uppgifter onödigt många gånger till myndigheter.

Uppgifter som finns i den sammansatta bastjänsten

Bastjänsten innehåller uppgifter från företag om

företagsnamn
juridisk form
adressuppgifter (post- och e-postadress, telefon och kommun- och regionkoder)
ekonomiska uppgifter som F-skatt, skatteform, momsregistrering, aktiekapital och aktier, räkenskapsår
uppgifter om arbetsgivarregistrering och firmateckning
verksamhetsbeskrivning för företaget
SNI-koder
företagsform
företagets status och
näringslivsregistrering.

Dessutom finns information om företagets arbetsställen, som till exempel antal arbetsställen.

Relativt få myndigheter är anslutna till bastjänsten

I december 2022 var 35 myndigheter anslutna till bastjänsten. Av dessa är 21 länsstyrelser. De övriga myndigheter som är anslutna är Arbetsförmedlingen, Boverket, Digg, Inspektionen för vård och omsorg (IVO), Kammarkollegiet, Läkemedelsverket, Myndigheten för yrkeshögskolan, Naturvårdsverket, Strålsäkerhetsmyndigheten, Tillväxtverket och Tullverket. Bolagsverket, Skatteverket och SCB är anslutna som producenter till bastjänsten.^[15] Förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag gäller inte två av dessa myndigheter, Digg och Myndigheten för yrkeshögskolan. Utöver dessa myndigheter var cirka 165 kommuner ansluta till bastjänsten.^[16] Flera av myndigheterna som är anslutna till tjänsten har mycket företagskontakter. Men det finns även myndigheter som har företag som en central målgrupp och som inte är anslutna, till exempel Lantmäteriet.

Det kostar inget för myndigheter att ansluta sig och all information som delas i bastjänsten är avgiftsfri. Men myndigheterna behöver ofta avsätta en viss kostnad i samband med anslutningen, för att anpassa sina egna system så att de kan dra nytta av informationen i bastjänsten. Den årliga kostnaden för att driva, förvalta och utveckla den sammansatta bastjänsten uppgår till omkring 7 miljoner kronor, vilken finansieras genom Bolagsverkets förvaltningsanslag.^[17]

Idag finns det också vissa begränsningar i tjänsten när det gäller vilka som kan ta del av informationen och på vilket sätt. Alla anslutna myndigheter och kommuner kan hämta uppgifter från bastjänsten och använda dessa för förifyllnad av digitala tjänster. Men bara Bolagsverkets uppgifter kan idag användas direkt i andra verksamhetssystem, och då enbart av statliga myndigheter (och inte kommuner).

Bastjänsten har bidragit till att samordna inhämtandet av uppgifter inom flera områden

Vi har i vår kartläggning sett flera exempel på hur bastjänsten har bidragit till att myndigheter samordnar sin inhämtning av uppgifter från företag. Myndigheterna i vår kartläggning beskriver också flera exempel där återanvändning av uppgifter genom bastjänsten ger högre kvalitet på uppgifterna, vilket i sin tur kan göra att myndigheterna inte behöver be om kompletterande uppgifter. Ett exempel är IVO som samlar in uppgifter om de företag som myndigheten utövar tillsyn och kontroll över. IVO har anslutit sig till bastjänsten sedan tre år tillbaka. IVO konstaterar att myndigheten genom bastjänsten kan se till att hålla en hög kvalitet i sina egna register, i första hand vårdgivarregistret och omsorgsregistret. Bastjänsten hjälper alltså myndigheten att se till att uppgifterna i registret blir mer tillförlitliga.

Även inom ramen för samverkansprojektet Serverat har bastjänsten bidragit till att samordna hur myndigheterna hämtar in uppgifter från företag inom restaurang- och besöksnäringen. Tillväxtverket leder och förvaltar Serverat, som omfattar olika digitala tjänster och information som rör bland annat statliga och kommunala tillstånd som företagen inom dessa branscher kan behöva. Serverat har fortsatt genom projektet FörRätt, som drivs av Livsmedelsverket i samarbete med Tillväxtverket, kommuner och en rad intressenter.

Bastjänsten har bidragit till tidsvinster för företagen

Tillväxtverket har pekat på att den automatiska ifyllnaden av uppgifter från bastjänsten inom ramen för Serverat har förenklat och skapat tids-vinster för företagen. Till exempel sparade företagen cirka 45 minuter per ansökan för tillståndsförfaranden.^{^[18]} Andelen serveringstillstånd som inte var kompletta har också minskat från cirka 85 procent till 50 procent.^{^[19]}

Bastjänsten täcker bara delvis myndigheternas behov av uppgifter från företag

Förutsättningarna för att myndigheter ska kunna förenkla hur de hämtar in uppgifter från företag blir bättre om så många myndigheter som möjligt ansluter sig till bastjänsten, förutsatt att de behöver liknande uppgifter från företag. Utöver de 35 myndigheter som redan anslutit sig till bastjänsten säger ytterligare 8 myndigheter i vår enkät att de planerar att ansluta sig till bastjänsten. Samtidigt säger 19 myndigheter att de inte planerar att ansluta sig till bastjänsten. Fritextsvaren visar att flera myndigheter är tveksamma till att de skulle ha tillräcklig nytta av att ansluta sig till bastjänsten. Till exempel tror de inte att bastjänsten är tillräcklig för att täcka deras behov. Några myndigheter pekar på att de hämtar in uppgifter om företag på annat sätt, exempelvis från SCB:s företagsregister eller från Bolagsverket. Ytterligare andra myndigheter säger att de inte har något behov av att ansluta sig eftersom de i sin verksamhet inte har så mycket kontakter med företag.

Vår kartläggning visar att bastjänsten till viss del bidrar till att myndigheter hämtar in färre uppgifter från företag, men att flera myndigheter fortfarande behöver hämta in andra uppgifter från företag än de som bastjänsten kan leverera. Tjugosju av de myndigheter som är anslutna till bastjänsten (varav 21 är länsstyrelser) anger att de inte längre behöver begära in vissa uppgifter från företagen tack vare att de anslutit sig till bastjänsten. Samtidigt säger tjugonio myndigheter (varav 21 är länsstyrelser) att de fortfarande behöver begära in andra uppgifter direkt från företagen, eftersom dessa uppgifter inte finns i bastjänsten.

Den sammansatta bastjänsten ska ligga till grund för Grunddatadomän företag

Efter att bastjänsten skapades så har regeringen inrättat Myndigheten för digital förvaltning (Digg). Diggs uppdrag är samordna och stödja den förvaltningsgemensamma digitaliseringen i syfte att göra den offentliga förvaltningen mer effektiv och ändamålsenlig. Digg leder sedan 2019 arbetet med att utveckla och etablera en digital förvaltningsgemensam infrastruktur, kallad Ena, tillsammans med elva andra myndigheter. Ena syftar bland annat till att myndigheter ska kunna utbyta och samordna information på ett säkert och effektivt sätt. Syftet är i förlängningen att förbättra myndigheters service och information till privatpersoner och företag. Ena innefattar ett antal byggblock, ett antal grunddatadomäner, en struktur för styrning samt en långsiktig plan för infrastrukturen. Ena finansieras tillfälligt med EU-medel inom ramen för återhämtningsfonden efter Covid.

Inom den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen finns ett antal myndigheter som har ett utpekat ansvar för så kallade grunddatadomäner inom olika områden. Bolagsverket leder etableringen av Grunddatadomän företag, vilket innebär ett samordningsansvar för hanteringen av grunddata som rör företag. Grunddata innebär grundläggande uppgifter som flera aktörer har behov av och som är viktiga i samhället. Samarbetet mellan de myndigheter som är anslutna till den sammansatta bastjänsten kommer att vara utgångspunkten för Grunddatadomän företag. Bolagsverket arbetar för närvarande med att vidareutveckla den sammansatta bastjänsten till Grunddatadomän företag. Men Bolagsverket har ännu inte fått något formellt uppdrag från regeringen att ansvara för arbetet med utvecklingen av grunddatadomänen.

Fler gemensamma tjänster kan samordna myndigheters inhämtning av uppgifter

Flera av våra intervjuade myndigheter anser att även Mina ombud kan bidra till att samordna uppgiftsinhämtningen från företagen och därmed förenkla företagens myndighetskontakter. Mina ombud är en nationell infrastruktur för att hantera digitala fullmakter på ett standardiserat och säkert sätt. Mina ombud gör det möjligt för personer att företräda företag och fysiska personer med hjälp av digitala fullmakter. Den första versionen av Mina ombud finns nu i produktion och går att ansluta sig till via minaombud.se. Företagare kan via tjänsten dela ut digitala fullmakter som gäller hos de myndigheter, regioner och kommuner som har anslutit sig till tjänsten.^{^[20]}

Det är Bolagsverket som har utvecklat tjänsten, som har finansierats inom ramen för Ena.^[21] Bland annat har Jordbruksverket en ambition att ansluta sig till tjänsten. Enligt Jordbruksverket är tjänsten värdefull för jordbruksföretag som ofta anlitar konsulter för att få hjälp med ansökningar för stöd inom landsbygdsprogrammet. Jordbruksverket har ett eget fullmaktsregister idag men Mina ombud skulle både öka kvaliteten i uppgifterna och minska myndighetens förvaltningskostnader för registret. Jordbruksverket skulle potentiellt kunna spara cirka 1,35 miljoner kronor årligen med en anslutning till Mina ombud.^{^[22]}

Även Transportstyrelsen ser fördelar med Mina ombud, som skulle kunna användas av företag som använder tjänstebilar. Idag hanteras dessa ärenden på papper vid Transportstyrelsen. Om Transportstyrelsen skulle vara ansluten till Mina ombud, så skulle en person kunna hantera alla företagets bilar. Transportstyrelsen tror att detta skulle minska den administrativa bördan både i företagen och inom myndigheten.

Styrning från EU skyndar på utvecklingen med att samordna uppgifter mellan myndigheter

Det pågår flera insatser på myndigheterna för att genomföra krav från EU som gäller digitalisering, informationshantering och datadelning i svensk lagstiftning. En stor del handlar om öppna data och att göra information tillgänglig för privatpersoner och företag.^[23]

Förordningen om en gemensam digital ingång för att tillhandahålla information (Single Digital Gateway, här kallad SDG-förordningen) är ett sådant exempel. Syftet med EU-förordningen är att underlätta för privatpersoner och företag genom en gemensam digital ingång till nationella offentliga tjänster och information via webbplatsen youreurope.eu. Bestämmelserna i EU-förordningen tillämpas stegvis från och med december 2020, och de ska vara genomförda i slutet av 2023. För de myndigheter som berörs så handlar det bland annat om att via en gemensam portal göra de data och förfaranden tillgängliga som enskilda och stater behöver för att hantera olika livshändelser, som exempelvis ansökan om tillstånd för affärsverksamhet.

De allra flesta av myndigheterna vi har intervjuat känner väl till SDG‑förordningen och dess konsekvenser för den egna verksamheten. Myndigheterna uppger att SDG-förordningen är mer styrande än den svenska förordningen om uppgiftslämning. Det beror bland annat på att SDG-förordningen innehåller mer konkreta och högre krav på myndigheternas arbete.

Den digitala utvecklingen minskar behoven av samordning mellan myndigheterna

Den tekniska utvecklingen med maskininläsningsmöjligheter innebär att myndigheterna på sikt kanske inte kommer att ha samma behov av att samordna sig. Utvecklingen har medfört att principen om ”en uppgift en gång”, i praktiken har kommit att ersättas av ”samma uppgift till flera myndigheter samtidigt”. I våra intervjuer pekar till exempel Skatteverket och SCB på att API-baserade lösningar för att hämta in uppgifter från företagen kräver mindre samordning mellan myndigheterna och ställer mindre krav på bakomliggande system. Lösningarna utgår från att information som redan finns i företagens egna affärssystem automatiskt hämtas in, från till exempel bokföringssystemen. Genom att koppla upp sig direkt mot myndigheternas API:er, så kan företaget genom en enkel knapptryckning medge att lämna uppgifter till flera myndigheter samtidigt. Informationen ligger kvar hos företaget, och API:erna fungerar som en transportör av informationen, direkt till myndigheterna. Myndigheterna behöver då inte dela uppgifterna till andra myndigheter. Med dessa lösningar går det också att som myndighet ta del av uppgifter som andra myndigheter har samlat in. Då behöver den myndighet som vill ha uppgifterna ansluta sig till den myndighet som har hämtat in informationen, och hämta uppgifterna via den myndighetens API.

Men de intervjuade myndigheterna pekar på att detta är en teknisk möjlighet som hittills mest varit aktuell för stora företag, som har kapacitet och möjligheter att investera i sådana tekniska system som möjliggör maskininläsning.

Framgångsfaktorer och utmaningar

I följande avsnitt beskriver vi närmare vilka utmaningar och framgångsfaktorer som finns när det gäller myndigheters samordning och samverkan kring att hämta in uppgifter digitalt från företag. Flera av våra iakttagelser utgår från arbetet med den sammansatta bastjänsten. Skälet till detta är att det i första hand är genom bastjänsten som myndigheterna samordnar sig på detta område.

Nya lösningar som gäller flera myndigheter är ofta kostsamma och tar tid att utveckla

En av de större utmaningarna vi har identifierat när det gäller samordningen av myndigheternas uppgiftsinhämtning från företag är att det generellt tar tid och är kostsamt att investera i system och tjänster som gäller flera myndigheter. Statskontoret har tidigare konstaterat att det finns särskilda utmaningar när det gäller att investera i förvaltningsgemensamma digitala lösningar. Dessa utmaningar kan till exempel handla om att samordna och hantera myndigheters olika behov och förutsättningar i en gemensam lösning. Det kan ofta vara svårt att motivera för den enskilda myndigheten att finansiera en gemensam lösning, till exempel om nyttan för myndigheten är otydlig.^[24]

Ett sådant exempel är den myndighetsövergripande digitala tjänsten Samtjänst vattenbruk, som Tillväxtverket har etablerat tillsammans med Jordbruksverket, Livsmedelsverket och länsstyrelserna. Tjänsten riktar sig till personer som vill starta företag inom vattenbruk och innehåller guidat stöd, minskat och förenklat uppgiftslämnande samt återkoppling på ärenden för vattenbruksföretag i uppstartsprocessen. Att starta företag inom detta område kräver många olika tillstånd från olika myndigheter. Möjligheten att förenkla för företag genom principen om en uppgift en gång testas i tjänsten, genom att företagen slipper fylla i samma grundläggande uppgifter. Den som ansöker ska också kunna se sina ärendes status i Mina sidor på verksamt.se.

Arbetet med att etablera Samtjänst vattenbruk har inneburit en omfattande samordning mellan myndigheterna. En förutsättning för att tjänsten har kunnat utvecklas har varit de särskilda medel som har funnits för arbetet, inom ramen för Livsmedelsstrategin. Men det har samtidigt varit en utmaning att finansieringen av insatserna består av tillfälliga medel.

Det finns liknande erfarenheter även i myndigheternas arbete med att utveckla och förvalta den sammansatta bastjänsten. Företrädare för Bolagsverket har framfört att själva samverkansformen är nödvändig och värdefull, men att den också innebär utmaningar när det gäller att utveckla tjänsten och när det gäller att få ut tillräcklig nytta av tjänsten. Detta beror bland annat på att de tre myndigheterna som är producenter av uppgifter har olika verksamheter och styrs och finansieras på olika sätt. Arbetet med bastjänsten kräver ett kontinuerligt samarbete mellan myndigheterna kring till exempel gränssnitt för teknik, juridik och semantik.

Utvecklad samverkan kräver långsiktighet

I sin samordnande roll framhåller Bolagsverket att det finns en outnyttjad potential kring användningen av bastjänsten. Bland annat behöver myndigheterna komma överens om hur de ska hantera frågor om sekretess och val av bästa källa. Beroende på vilken uppgift det gäller och vilken myndighet som är producent för uppgiften, så tillämpar myndigheterna olika modeller för utlämnandet av informationen. Bolagsverket anser därför att det är viktigt att fortsätta arbetet med att etablera en sammanhållen infrastruktur med förvaltningsgemensamma tjänster. Dessa kräver samverkan och tar tid att bygga, och därför är det viktigt med en stabilitet kring uppdrag och roller liksom en långsiktig finansiering.

Myndigheternas system behöver anpassas och samordnas för att kunna kommunicera

När flera myndigheter ska utveckla eller koppla ihop system gemensamt för att återanvända information, så krävs det oftast att myndigheterna anpassar och konverterar sina egna system för att de ska kunna kommunicera med andra system. Det innebär att myndigheterna behöver lägga tid och resurser på att anpassa systemen. Länsstyrelserna har till exempel investerat omkring två veckors arbetstid för att anpassa sina befintliga digitala tjänster i samband med att de anslöt sig till den sammansatta bastjänsten, så att informationen i bastjänsten skulle kunna användas i de egna systemen. Livsmedelsverket planerar att ansluta sig till bastjänsten och uppskattar att anpassningen av de egna systemen inklusive test, utbildning och information kommer att kräva en insats på omkring tre veckor.

Anpassningskostnaden bromsar vissa myndigheters anslutning till bastjänsten

Vissa myndigheter anser att det är för kostsamt att ansluta sig till den sammansatta bastjänsten. Lantmäteriet bedömer till exempel i nuläget att de inte har ekonomiskt utrymme för att ansluta sig som producent i den sammansatta bastjänsten. För att det ska vara tekniskt möjligt så behöver myndigheten skapa en ”adapter” som kan anpassa informationen tekniskt, så att bastjänsten kan läsa in den och använda den. Lantmäteriet bedömer att de för tillfället inte kan prioritera att ta fram en sådan adapter. Någon beräkning av vad en adapter kan kosta att ta fram har myndigheten ännu inte gjort.

Avgiftsfinansiering försvårar för myndigheter att dela uppgifter

Myndighetsgemensamma lösningar som innebär att myndigheterna delar och återanvänder uppgifter aktualiserar också utmaningar som hänger samman med uppgifter som är avgiftsfinansierade. Vid vissa myndigheter finansieras framtagandet och inhämtningen av uppgifter genom avgifter från användarna, till exempel andra myndigheter eller kommuner. Den sammansatta bastjänsten bygger på information om företag från Skatteverket, Bolagsverket och SCB. Att vissa av uppgifterna är avgiftsfinansierade innebär att uppgifterna i bastjänsten inte kan användas fullt ut. Detta gäller till exempel SNI-koder.^[25] I dag lämnar Skatteverket SNI‑koderna direkt till SCB som lägger in dem i sitt företagsregister. Eftersom SCB är avgiftsfinansierade så kan dessa uppgifter i företagsregistret inte delas avgiftsfritt för så kallad direkt återanvändning i bastjänsten. Uppgifterna kan däremot delas för företagens egen användning, till exempel för att fylla i uppgifter i digitala tjänster. SCB har beräknat att de skulle behöva omkring 20 miljoner kronor årligen i ökat anslag för att kunna finansiera att det allmänna företagsregistret blir fritt tillgängligt.^[26]

Fördel om myndigheterna ansluter till gemensamma system vid internt utvecklingsarbete

Vi har i vår kartläggning sett att det finns tillfällen när det underlättar för myndigheterna att ansluta sig till myndighetsgemensamma lösningar. Det kan vara enklare för en myndighet att ansluta sig i samband med att ett utvecklingsarbete redan pågår vid myndigheten. Det kan till exempel vara när myndigheten behöver utveckla ett nytt system eller en ny tjänst. Myndigheten för yrkeshögskolan valde till exempel att ansluta sig till den sammansatta bastjänsten i samband med att myndigheten behövde utveckla en ny databas för att hantera ett regeringsuppdrag. Då utvecklade myndigheten en separat tjänst som hämtar uppgifterna om företag genom att koppla sig mot den sammansatta bastjänsten. Myndigheten planerar att kunna använda den nya tjänsten också i andra system inom myndigheten.

Tillväxtverkets och Bolagsverkets arbete utifrån förordningen sker inom ramen för andra insatser

Bolagsverket och Tillväxtverket har enligt förordningen ett ansvar för rådgivning och uppföljning av förordningen. De ska också bistå i myndigheternas samordning med anledning av förordningen. Regeringen har inte ytterligare förtydligat vilka uppgifter myndigheterna har eller hur ansvarsfördelningen ska se ut mellan myndigheterna.

Myndigheterna har inte gett råd eller följt upp utifrån förordningen

Bolagsverket och Tillväxtverket har inte genomfört någon uppföljning eller rådgivning som utgår specifikt från förordningen. De bedriver i stället uppföljning och rådgivning genom olika insatser som syftar till att förenkla för företag inom det förenklingspolitiska området, till exempel inom myndighetssamarbetet Starta och driva företag som sker genom webbplatsen verksamt.se (se avsnitt 4.2.2). Myndigheterna gör det också genom att samverka med andra myndigheter i deras förenklingsarbete. Ansvaret inrymmer många olika operativa frågor kopplade till förenkling och uppgiftslämning, däribland samverkansprojektet Serverat (se avsnitt 4.3.2.). Tillväxtverket genomför också uppföljningen ”Företagens villkor och verklighet” vart tredje år, där de bland annat ställer frågor till företagen om hur de upplever uppgiftskrav. Tillväxtverket har också genomfört en avgränsad uppföljning av 19 myndigheter och deras arbete med förordningen, som en del i ett regeringsuppdrag om att följa upp de tidigare förenklingspolitiska målen.^[27]

Bolagsverkets arbete med förordningen sker främst genom den sammansatta bastjänsten

Enligt våra intervjuer med företrädare från Bolagsverket innebär ansvaret för rådgivning, uppföljning och samordning enligt förordningen i första hand att myndigheten driver, förvaltar och utvecklar den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag. Bolagsverket beskriver att förordningens krav rörande inhämtande av uppgifter från företag möts genom bastjänsten. I det arbetet har Bolagsverket och Tillväxtverket kontinuerlig kontakt. Myndigheterna har också täta kontakter när det gäller Tillväxtverkets arbete i myndighetssamarbetet Starta och driva företag. Inom detta arbete ansvarar Bolagsverket för bastjänsten som är en av komponenterna i samarbetet inom ramen för Serverat och verksamt.se.

Tillväxtverkets arbete sker i första hand inom myndighetens förenklingspolitiska uppdrag

Tillväxtverket beskriver att deras ansvar enligt förordningen är att genom olika insatser förenkla företagens uppgiftslämning, till exempel insatser för att få fler kommuner att ansluta sig till Serverat och att utveckla fler tjänster som minskar och förenklar företagens uppgiftslämnarbörda. Tillväxtverket bistår myndigheterna och regeringen med kunskap kring hur företagens behov av enklare uppgiftslämnande ser ut, vad de upplever som mest krångligt och vad som hindrar företagens utveckling och tillväxt. I denna roll ligger bland annat att arbeta aktivt inom myndighetssamarbetet Starta och driva företag, som omfattar flera olika insatser kopplade till förenkling av företagens uppgiftslämning, däribland samverkansprojektet Serverat och verksamt.se.

Referenser

Myndigheten för digital förvaltning. (2022). Uppföljning av statliga myndigheters digitalisering 2021 – en enkätundersökning.

Myndigheten för digital förvaltning. (2023). Uppdrag att fortsatt etablera en förvaltningsgemensam digital infrastruktur för informationsutbyte. Slutrapport.

Regeringens skrivelse 2021/22:3. En förenklingspolitik för stärkt konkurrenskraft, tillväxt och innovationsförmåga.

Riksrevisionen. (2019). Enklare att starta företag – statliga insatser för en digital process.

SOU 2013:80. Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen.

SOU 2018:25. Juridik som stöd för förvaltningens digitalisering.

Statistiska centralbyrån. (2023). Budgetunderlag 2024-2026.

Statskontoret. (2018:102). Modeller för fördelning av nyttor och kostnader för digital infrastruktur – exemplet verksamt.se. Slutrapport.

Statskontoret. (2020:102). Styrning av digitala investeringar – Delrapport.

Statskontoret. (2022:8). Metod för uppföljning av det förenklingspolitiska målet.

Tillväxtverket. (2022). Företagens villkor och verklighet 2020.

Tillväxtverket. (2019). Årsredovisning för 2018.

Tillväxtverket. (2020). Uppdrag att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter. Delrapport 2020.

Bilaga 1

Regeringsuppdraget

Regeringsuppdraget, sidan 1 av 5, från Klimat- och näringslivsdepartementet till Statskontoret att följa upp hur långt berörda myndigheter kommit i tillämpningen av förordningen (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag. Innehåller underrubrikerna: Regeringens beslut; Närmare beskrivning av uppdraget; Bakgrund.

Regeringsuppdraget sidan 2 av 5.

Regeringsuppdraget sidan 3 av 5.

Regeringsuppdraget sidan 4 av 5. På regeringens vägnar undertecknat av Karl-Petter Thorwaldsson och Marie Römpötti.

Bilaga 2

Myndigheter som omfattas av förordning (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag

Affärsverket svenska kraftnät

Arbetsförmedlingen

Arbetsmiljöverket

Bolagsverket

Boverket

Elsäkerhetsverket

Energimarknadsinspektionen

Finansinspektionen

Folkhälsomyndigheten

Försäkringskassan

Havs- och vattenmyndigheten

Inspektionen för vård och omsorg

Kemikalieinspektionen

Kronofogdemyndigheten

Kustbevakningen

Lantmäteriet

Livsmedelsverket

Läkemedelsverket

Länsstyrelsen i Blekinge län

Länsstyrelsen i Dalarnas län

Länsstyrelsen i Gotlands län

Länsstyrelsen i Gävleborgs län

Länsstyrelsen i Hallands län

Länsstyrelsen i Jämtlands län

Länsstyrelsen i Jönköpings län

Länsstyrelsen i Kalmar län

Länsstyrelsen i Kronobergs län

Länsstyrelsen i Norrbottens län

Länsstyrelsen i Skåne län

Länsstyrelsen i Stockholms län

Länsstyrelsen i Södermanlands län

Länsstyrelsen i Uppsala län

Länsstyrelsen i Värmlands län

Länsstyrelsen i Västerbottens län

Länsstyrelsen i Västernorrlands län

Länsstyrelsen i Västmanlands län

Länsstyrelsen i Västra Götalands län

Länsstyrelsen i Örebro län

Länsstyrelsen i Östergötlands län

Migrationsverket

Myndigheten för press, radio och tv

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap

Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser

Naturvårdsverket

Patent- och registreringsverket

Pensionsmyndigheten

Polismyndigheten

Post- och telestyrelsen

Riksantikvarieämbetet

Sjöfartsverket

Skatteverket

Skogsstyrelsen

Socialstyrelsen

Statens energimyndighet

Statens jordbruksverk

Statistiska centralbyrån

Strålsäkerhetsmyndigheten

Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll

Sveriges geologiska undersökning

Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut

Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket

Tillväxtverket

Trafikanalys

Trafikverket

Transportstyrelsen

Tullverket

Verket för innovationssystem

Fotnoter

Regeringens skrivelse 2021/22:3. En förenklingspolitik för stärkt konkurrenskraft, tillväxt och innovationsförmåga. ↑
Vi har intervjuat företrädare för organisationerna Svenskt näringsliv, Näringslivets regelnämnd och Småföretagarna. ↑
Se till exempel Statskontoret (2020:102), Styrning av digitala investeringar – Delrapport. ↑
Det är även något vi konstaterar i tidigare utredningar, se Statskontoret (2020), Styrning av digitala investeringar och Statskontoret (2018), Modeller för fördelning av nyttor och kostnader för digital infrastruktur – exemplet verksamt.se. Slutrapport. ↑
Statskontoret. (2022). Metod för uppföljning av det förenklingspolitiska målet. (2022:8), s. 23ff. ↑
Tillväxtverket. (2022). Företagens villkor och verklighet 2020. ↑
Statskontoret. (2022:8). Metod för uppföljning av det förenklingspolitiska målet, s. 26. ↑
Ibid., s.24 ff. ↑
API betyder Application Program Interface och kan beskrivas som ett strukturerat sätt att överföra data från ett ställe till ett annat. ↑
Se också Riksrevisionen (2019), Enklare att starta företag – statliga insatser för en digital process s. 70 och SOU 2018:25, Juridik som stöd för förvaltningens digitalisering. s. 89. ↑
SOU 2013:80. Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen. ↑
https://www.verksamt.se/lamna-uppgifter-och-sok-tillstand hämtad 2023-03-13. ↑
Uppgiftskrav.se hämtad 2023-04-03. ↑
Digg. (2022). Uppföljning av statliga myndigheters digitalisering 2021 – en enkätundersökning. Bilaga 3. ↑
Ytterligare en myndighet, Statens energimyndighet, har anslutit sig till bastjänsten efter att vår enkät genomfördes. ↑
Totalt 208 kommuner hade vid samma tidpunkt tecknat avtal om en anslutning till bastjänsten, och avser alltså att använda sig av bastjänsten framöver, men alla har inte den tekniska anslutningen på plats ännu. ↑
2022 var anslaget 7 miljoner kronor och 2023 är det 8 miljoner kronor. ↑
Tillväxtverket. (2019). Årsredovisning för 2018. ↑
Ibid. ↑
Digg. (2023). Uppdrag att fortsatt etablera en förvaltningsgemensam digital infrastruktur för informationsutbyte. Slutrapport. ↑
Nu lanseras Mina ombud – tjänsten för digitala fullmakter | Digg. Hämtad 2023‑01‑03. ↑
Uppgifter enligt mail till Statskontoret från Statens jordbruksverk, 2022-12-21. ↑
Se till exempel Öppna data-direktivet (2019/1024) och genomförandeakten om särskilt värdefulla datamängder, och Webbtillgänglighetsdirektivet (2016/2102) om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer. ↑
Statskontoret. (2020). Styrning av digitala investeringar. Delrapport. ↑
SNI är en standard för svensk näringsgrensindelning. ↑
Se till exempel SCB (2023), Budgetunderlag 2024–2026. ↑
Tillväxtverket. (2020). Uppdrag att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter. Delrapport 2020. Dnr Ä: 2015-000087. ↑

Namn	Tid	Syfte
ASP.NET_SessionId	Session	Denna ställs in av ASP.NET ramverket och identifierar unikt användarsessionen på servern. Den används av ramverket för att skicka information mellan serverförfrågningar.
ARRAffinitySameSite	Session	Denna cookie används för att skydda användaren mot förfalskning på begäran över fler webbplatser.(XSRF) Den används endast av Episerver CMS.
ARRAffinity	Session	Denna Cookie används av Microsoft Azure för att avgöra hur trafik dirigeras till underliggande webbapplikationer.
ai_session	Session	Denna cookie är associerad med Microsoft Application Insights-programvaran, som samlar in statistisk användning och telemetriinformation för appar som bygger på Azure-molnplattformen. Detta är en unik anonym cookie för sessionidentifierare. Huvudsyftet med denna cookie är: prestanda
ai_user	Varaktig 1 år	Denna cookie är associerad med Microsoft Application Insights-programvaran, som samlar in statistisk användning och telemetriinformation för appar som bygger på Azure-molnplattformen. Detta är en unik cookie för användaridentifierare som gör det möjligt att räkna antalet användare som har åtkomst till applikationen över tid. Huvudsyftet med denna cookie är: Prestanda
AcceptCookies	Varaktig 1 år	Denna cookie används för att identifiera besökarens val i samtycket för kakor. Den lagrar ingen personlig eller unik information.

Namn	Tid	Syfte
_pk_id.*	Varaktig 12 månader	Tredjepartskaka som sätts av Matomo för att vi ska kunna spåra vad just du tycker har varit intessant på vår webbplats. Ingen persondata eller ip-adress sparas.
_pk_ses.*	Session	Tredjepartskaka som sätts av Matomo för att spåra det du har använt vår webbplats till i den pågående sessionen. Ingen persondata eller ip-adress sparar.
_pk_ref.*	Varaktig 6 månader	Tredjepartskaka som sätts av Matomo för att se hur du använt våra tjänster och vilket innehåll som varit intressant. Ingen persondata eller ip-adress sparar.