När myndigheter ställer om – Erfarenheter av snabba omställningar

I vissa fall kan myndigheter snabbt behöva skala upp eller ner sin verksamhet utifrån förändrade anslag eller uppdrag. Myndigheter kan också på andra sätt vara tvungna att på kort tid förändra sin verksamhet. Syftet med vår studie har varit att identifiera generella utmaningar som uppstår vid snabba omställningar och hur dessa utmaningar kan hanteras. Vi har fokuserat på omställningar som sker till följd av politiska beslut, det vill säga det handlar inte om förändringsarbeten som myndigheten själv har tagit initiativ till.

Vi konstaterar att myndigheter snabbt tar sig an nya uppgifter och förändringar. Men vi konstaterar också att det finns flera risker och utmaningar som regeringen och myndigheter behöver hantera.

Syftet är att ge kunskapsunderlag inför framtida omställningar

Studien har tagits fram utifrån vårt instruktionsenliga uppdrag att bistå regeringen med underlag för att utveckla förvaltningspolitiken. Vår ambition har varit att ta fram ett kunskapsunderlag som kan vara användbart för både myndigheter och regeringen vid framtida omställningar. En myndighet som står inför en omställning behöver analysera våra iakttagelser utifrån sina egna förutsättningar eftersom karaktären på omställningar och förutsättningarna för myndigheterna att hantera dem skiljer sig åt.

Helhetssyn inom staten blir än viktigare vid omställningar

När myndigheter snabbt behöver ställa om sin verksamhet blir det extra viktigt att utnyttja erfarenheter eller stöd från andra myndigheter. Det är inte säkert att myndigheten som ska genomföra omställningen har resurser eller nödvändig kompetens för att genomföra alla förändringar som krävs vid större omställningar.

Flera förhållanden kan göra myndigheten bättre rustad

Vi har urskilt några förhållanden som gör att en myndighet kan stå bättre rustad inför en omställning. För att de nya styrsignalerna snabbt ska kunna nå hela myndigheten behöver det vara tydligt för personalen hur de olika delarna i styrningen hänger samman. Det underlättar därför om den interna styrningen är sammanhållen och cheferna vet inom vilka ramar de ska styra och prioritera. Tidigare genomförda interna förändringsarbeten kan också göra myndigheten bättre rustad.

Stora utmaningar för myndighetens kompetensförsörjning

Vi har sett att det är svårt för myndigheten att se till att ha all den kompetens den behöver när den ställer om sin verksamhet. Myndigheten behöver ha en strategisk kompensförsörjning för att hantera de utmaningar som uppkommer vid omställningar.

När en myndighet gör större personalneddragningar leder det ofta till att myndigheten tappar viktiga kompetenser. Den kan då överväga om kompetensväxling i vissa fall kan vara ett alternativ till uppsägningar.

Personalen behöver förstå vad omställningen innebär

En väl fungerande intern kommunikation kan minska de anställdas oro och motivera personalen att genomföra de förändringar som myndigheten står inför. Myndighetsledningen behöver därför vara tydlig med vad den vet och vad den inte vet. Chefer och medarbetare i myndigheten behöver förstå vad omställningen innebär för såväl myndigheten som för dem själva. Första linjens chefer är nyckelaktörer vid förändringsarbeten och kan därför behöva ett särskilt stöd när det gäller hur de ska kommunicera under en omställning.

Det finns åtgärder som kan stödja effektivitet i verksamheten

Vi har sett att det finns åtgärder som i vissa fall kan bidra till att myndigheten kan genomföra en omställning på ett mer effektivt sätt eller upprätthålla effektiviteten i den del av verksamheten som inte ställs om. Lättrörliga – agila – arbetssätt kan medföra att myndigheten kan genomföra förändringar snabbare och bättre än annars anpassa sitt utvecklingsarbete till nya förutsättningar.

Konsekvenser och risker för andra delar av verksamheten

När myndigheten kraftsamlar kring och prioriterar en omställning så kan det leda till att annan verksamhet trängs undan. Bland annat kan pågående utvecklingsprojekt behöva saktas ned eller skjutas framåt i tiden. Myndigheten kan i vissa situationer behöva göra avvägningar mellan att snabbt få i gång en verksamhet och kvaliteten i verksamheten.

Regeringen behöver göra flera överväganden i sin styrning

Vid snabba omställningar behöver Regeringskansliet ha kontakter med myndigheten för att klargöra förutsättningar för och konsekvenser av omställningen. Dialogen med myndigheter är viktig för att regeringen ska kunna styra ändamålsenligt och för att myndigheten så långt som möjligt ska ges framförhållning inför omställningen.