Enklare att överblicka riktade statsbidrag – Statskontorets förslag till en samlad informationsportal

Sammanfattning

Statskontoret har haft i uppdrag att analysera förutsättningarna för att samla information om aktuella riktade statsbidrag till kommuner och regioner i en digital informationsportal hos en statlig myndighet. Om vi bedömer att det finns förutsättningar ska vi lämna förslag på hur en sådan portal kan skapas och bland annat föreslå hur den ska utformas och drivas, vilken statlig myndighet som bör ansvara för den och hur uppgiften att tillhandhålla portalen ska finansieras. Regeringens syfte med att skapa en samlad informationsportal om riktade statsbidrag till kommuner och regioner är att minska kommuners, regioners och enskilda utförares administrativa kostnader för att hantera riktade statsbidrag och att de riktade statsbidragen når de mottagare som regeringen har avsett.

Det finns förutsättningar för att skapa en samlad informationsportal

Vår analys visar att de flesta kommuner och regioner i dag har ett behov av en portal som ger dem en överblick över alla riktade statsbidrag. Den nuvarande ordningen där information om bidragen i huvudsak finns hos de myndigheter som administrerar dem gör det svårt för kommuner och regioner att på egen hand skaffa sig en överblick. Det leder bland annat till att kommuner och regioner riskerar att missa att ansöka om vissa bidrag, och till att de inte kan använda sina egna resurser för att hantera bidragen på det mest effektiva sättet.

Vår analys visar även att det inte finns några tekniska eller juridiska hinder mot att skapa en enklare form av offentligt finansierad portal och att kostnaden för en sådan portal är relativt låg i förhållande till den nytta som kommuner och regioner kommer att ha av den. Med en enklare form av portal menar vi en portal som utgörs av en webbplats som innehåller kortfattad information om alla riktade statsbidrag och där informationen är strukturerad på ett likartat sätt och som innehåller vissa nyckelfunktioner, som filtrerings-, sök- och kalenderfunktion, samt länkar till de myndigheter som administrerar bidragen.

En portal skulle ge kommuner och regioner bättre och mer likartade förutsättningar att hitta och bevaka bidrag. Det skulle i sin tur medföra att de kommuner och regioner som mest behöver bidragen får bättre förutsättningar än i dag att hitta och ansöka om dem. En portal skulle även medföra att regeringens politik kan få större genomslag om portalen innebär att kommuner och regioner i större utsträckning nyttjar bidragen. En portal skulle därtill underlätta för andra aktörer att på ett enkelt sätt skaffa sig en samlad överblick över alla riktade statsbidrag. Det kan exempelvis gälla forskare, politiker, intresseorganisationer och medborgare.

Skolverket har bäst förutsättningar för att ansvara för en samlad informationsportal

Vår analys visar att Skolverket är den myndighet som har bäst förutsättningar för att få uppgiften att ansvara för en samlad informationsportal. Skolverkets uppgifter bör innefatta att ansvara för den tekniska driften och underhållet av portalen, och att portalen är användbar för kommuner och regioner och att den innehåller den information och de funktioner som de behöver. De bidragsgivande myndigheterna bör i sin tur ansvara för att lämna information om sina respektive bidrag till Skolverket. Skolverket bör även ansvara för att utforma en effektiv samverkansmodell som stödjer myndigheterna när de utför sin uppgift att lämna information om sina respektive bidrag.

Vår analys visar även att den mest lämpliga styrformen av myndigheternas arbete för en portal är att deras uppgifter och krav på samverkan regleras i en förordning. Regeringen bör i ett första skede ge Skolverket ett uppdrag om att införa portalen. Uppdraget bör bland annat omfatta att redovisa vilken teknisk utformning av portalen som myndigheten har valt och hur den tekniska lösningen kommer påverka de bidragsgivande myndigheterna.

Inledning

Regeringen har gett Statskontoret i uppdrag att analysera förutsättningarna för att samla information om aktuella riktade statsbidrag till kommuner och regioner i en digital informationsportal hos en statlig myndighet, och redovisa olika alternativa lösningar för att skapa en sådan portal. Om vi bedömer att det finns förutsättningar för att skapa en portal ska vi lämna förslag på hur en sådan bör skapas. Där ingår bland annat att:

• föreslå hur portalen ska utformas och drivas
• föreslå vilken statlig myndighet som bör ansvara för portalen
• bedöma vilka ändringar i lagar och förordningar, uppdrag till statliga myndigheter eller andra åtgärder som behöver genomföras för att få till stånd en portal
• föreslå hur uppgiften att tillhandahålla portalen ska finansieras.

Som en del i uppdraget ska Statskontoret även redovisa:

• vilka typer av riktade statsbidrag som ska finnas i portalen
• vilken information om dessa riktade statsbidrag som ska finnas i portalen
• vilka statliga myndigheter som skulle påverkas av en portal och på vilket sätt
• hur det ska säkerställas att informationen i portalen är korrekt
• hur det ska säkerställas att informationen uppdateras.

Statskontoret ska också översiktligt belysa förutsättningarna för att på sikt utveckla portalen så att all hantering av samtliga riktade statsbidrag blir mer samlad, till exempel genom att skapa ett system för bland annat ansökan, utbetalningar och återrapportering av bidragen. Dessutom ska Statskontoret registrera domännamn för portalen för att säkerställa att det finns ett lämpligt namn om regeringen bedömer att en portal bör skapas.

I bilaga 1 finns Statskontorets uppdrag i sin helhet.

Regeringen skriver i uppdraget att antalet riktade statsbidrag till kommuner och regioner har ökat under en längre tid och att det stora antalet bidrag gör det svårt för såväl kommuner och regioner som enskilda utförare att få en samlad överblick över och vetskap om vilka bidrag som finns. Regeringen pekar även på att Statskontoret och Kommunutredningen har visat på att detta bland annat leder till mer administration. Det leder också till att ett antal kommuner inte söker vissa bidrag, vilket får till följd att medel som staten har avsatt inte används till det staten tänkt att de ska användas till.^[1]

I budgetpropositionen för 2023 framgår att regeringen anser att den statliga styrningen ska vara samordnad och präglas av långsiktighet, god framförhållning och tydliga styrsignaler. Regeringen menar även att den statliga styrningen bör skapa utrymme för regionala och lokala anpassningar och inte försvåra effektivisering.^[2] I det uppdrag som ligger till grund för denna rapport skriver regeringen att syftet med en samlad informationsportal är att minska kommuners, regioners och enskilda utförares administrativa kostnader, och att bidragen ska nå de som regeringen har avsett.

Regeringen anger att eftersom antalet bidrag och den ekonomiska omfattningen av bidragen har ökat över tid så finns det skäl att se till att bidragen används av de kommuner, regioner och enskilda utförare som har störst behov av dem, och att den administrativa bördan som följer av bidragen inte är större än nödvändigt. Statskontoret har i en tidigare rapport föreslagit att regeringen bör se till att staten inför en samlad statsbidragskalender, där kommuner och regioner kan få information om aktuella riktade statsbidrag. I rapporten föreslog Statskontoret även att regeringen bör utreda förutsättningarna för att på sikt samla ansökningar och återrapporteringar av samtliga riktade statsbidrag i en eller ett fåtal e-tjänster.^[3]

Så har vi tolkat och avgränsat uppdraget

Vi tolkar uppdraget som att det huvudsakligen blickar framåt, och att vi ska utreda om det går att nå regeringens syfte med att införa en samlad informationsportal, och i så fall hur. Det innebär att vi ska utreda om det finns förutsättningar för att införa en portal som uppnår regeringens syfte med en sådan, och om vi bedömer att det gör det, även utreda hur en portal kan utformas, införas och förvaltas.

Vi har undersökt vilken förväntad nytta som en samlad portal kan ge

För att utreda om det går att nå regeringens syfte med att införa en portal har vi bland annat undersökt vilken förväntad nytta som en portal om riktade statsbidrag till kommuner och regioner kan ge upphov till. Det handlar till exempel om vilken nytta som en portal kan få för kommuners och regioners hantering av bidrag. Det kan exempelvis gälla hur en portal påverkar kommuners och regioners administrativa kostnader för att hantera och använda bidragen.

Vi har även undersökt vilken nytta som en portal kan få för regeringens styrning av kommunsektorn^[4] genom bidrag, och för de myndigheter som administrerar bidrag. Vi har också undersökt vilka kostnader som en portal kan ge upphov till för staten, och vi har utifrån dessa kostnader och den förväntade nyttan bedömt om det är motiverat att införa en portal.

Vi har undersökt hur en samlad portal kan utformas

Vi har undersökt vilka typer av bidrag och vilken information om dessa som bör finnas i en portal. Vi har även undersökt vilka funktioner som portalen bör innehålla för att den ska bli användbar. För att nå syftet med att införa en portal så behöver den vara utformad på ett sådant sätt att den i första hand är användbar för kommuner och regioner, inte andra intressenter. Men vi har undersökt hur statliga myndigheter som administrerar bidrag kan komma att påverkas om en portal införs.

Vi har undersökt hur en samlad portal kan införas och förvaltas

För att utreda hur regeringens syfte med att införa en samlad informationsportal kan uppnås så har vi även undersökt hur en portal kan införas och förvaltas. Vi har bland annat undersökt vilka roller, ansvar och uppgifter som portalen kommer att medföra och hur dessa bör fördelas mellan de myndigheter som skulle påverkas. Det handlar bland annat om vilken myndighet som bör ansvara för en portal, och vad som följer av detta ansvar. Det handlar även om vilka andra myndigheter som skulle påverkas av portalen och på vilket sätt. Vi har även undersökt hur regeringen kan utforma styrningen av myndigheters arbete för en portal.

Vi har översiktligt kartlagt olika tekniska lösningar för portalen, eftersom detta har varit nödvändigt för att vi ska förstå hur portalen kan komma att påverka de myndigheter som administrerar bidrag, och för att uppskatta kostnaderna för att skapa portalen. Men vi lämnar ingen bedömning av vilken påverkan som den tekniska utformningen av en portal kan ha på respektive myndighet.

Vad vi menar med riktade statsbidrag

Vi definierar riktade statsbidrag som medel som staten tillför eller erbjuder kommuner och regioner och som de måste använda till en viss insats eller ett visst ändamål. Det går att se både riktade statsbidrag och kostnadsersättningar som riktade medel, eftersom medlen ska användas för vissa förutbestämda insatser eller en viss förutbestämd verksamhet. I rapporten använder vi genomgående begreppet riktade statsbidrag eller bidrag, och där räknar vi även in kostnadsersättningar, om vi inte skriver något annat. Vissa bidrag som riktar sig till kommuner och regioner kan även sökas av enskilda utförare. Dessa bidrag omfattas också av vår definition av riktade statsbidrag. Men bidrag som enbart kan sökas av enskilda utförare ingår inte.

Statskontorets uppdrag omfattar samtliga riktade statsbidrag och kostnadsersättningar och de statliga myndigheter som administrerar bidragen. Under 2023 var det ett fyrtiotal myndigheter som administrerade cirka 200 bidrag. Tillsammans betalade de ut cirka 110 miljarder kronor i riktade statsbidrag och kostnadsersättningar till kommuner och regioner.^[5] Vissa bidrag löper under många år medan andra är tillfälliga under ett eller ett par år.

Riktade statsbidrag har olika syften. Men ofta ska de underlätta för kommuner och regioner i en fråga som är särskilt nationellt prioriterad. Riktade statsbidrag är frivilliga för kommuner och regioner att ansöka om eller ta emot. Om de ansöker och tar del av medel måste de använda dem till en viss förutbestämd insats eller verksamhet. De riktade statsbidragen är i regel förenade med olika krav på kommuner och regioner som gäller ansökan, medfinansiering, redovisning och uppföljning. Bidragen kan vara ensidigt beslutade av regeringen, eller regleras genom en överenskommelse, vanligtvis mellan staten och Sveriges kommuner och regioner (SKR).

Kostnadsersättningar är en särskild kategori av riktade medel som staten tillför kommunsektorn. Kostnadsersättningarna gäller specifika kostnader som kommuner eller regioner har fått på grund av att staten har beslutat att de är skyldiga att utföra eller tillhandahålla något. Till skillnad från riktade statsbidrag är kommuner eller regioner skyldiga att utföra eller tillhandahålla detta, oavsett om de får ersättning för det eller inte.

Så har vi genomfört uppdraget

Vår kartläggning och analys samt våra förslag bygger på flera olika underlag: en enkätundersökning, intervjuer med företrädare för kommuner, regioner och statliga myndigheter och dokumentstudier. Vi har också tagit hjälp av en it-konsultbyrå för att uppskatta kostnaderna för att skapa en portal.

Vi har genomfört en enkätundersökning till Sveriges samtliga kommuner för att undersöka hur kommunerna arbetar med att söka information om riktade statsbidrag och deras behov av en samlad portal. Av dessa svarade 244 kommuner, vilket motsvarar en svarsfrekvens på 84 procent. När vi redovisar resultaten från enkätundersökningen har vi delat upp kommunerna i olika grupper baserat på antal invånare i kommunen. Syftet är att fånga eventuella skillnader mellan kommuner till följd av kommunernas olika behov och administrativa resurser. För en närmare beskrivning av hur vi har genomfört enkäten, se bilaga 3.

För att bland annat undersöka vilken nytta en portal kan ge har vi intervjuat företrädare för 13 kommuner och fyra regioner. Vi utgick från befolkningsmängd och geografisk placering för att få ett så brett urval som möjligt. I samma syfte har vi även intervjuat företrädare för SKR, SmåKom samt Friskolornas riksförbund.

Vi har även intervjuat företrädare för 13 myndigheter inom olika utgiftsområden och som administrerar olika många riktade statsbidrag i syfte att undersöka hur de skulle påverkas av en portal. Syftet med intervjuerna var också att samla in deras synpunkter på hur arbetet kring portalen bäst kan organiseras vad gäller till exempel ansvarsfördelning. Vi har haft återkommande kontakter med några av myndigheterna under utredningens gång. Dessutom har vi hämtat in synpunkter och erfarenheter kring bland annat digitala portaler och samverkan från ytterligare några myndigheter.

Projektgrupp och kvalitetssäkring

Statskontorets arbete har genomförts av en projektgrupp som har bestått av Lena Birkelöf (projektledare), Joel Degols och Maja Rhodin Edlund. En intern referensgrupp har varit knuten till projektet. Rapporten har kvalitetssäkrats genom Statskontorets interna rutiner.

En extern referensgrupp har också varit knuten till projektet. Referensgruppen har bestått av representanter från Skolverket, Socialstyrelsen, SKR, SmåKom och Myndigheten för digital förvaltning (Digg).

Finansdepartementet, Skolverket, Socialstyrelsen, SKR, Digg och Konkurrensverket har fått möjlighet att faktagranska delar av innehållet.

Rapportens upplägg och disposition

Vi redovisar våra slutsatser och förslag i kapitel 2. Våra slutsatser och förslag utgår från vårt uppdrag och grundar sig på vår kartläggning och analys i kapitel 3–5.

Kapitel 3–5 hänger ihop med varandra, och beskriver tillsammans om det finns förutsättningar för att införa en samlad informationsportal om riktade statsbidrag till kommuner och regioner. Kapitlen beskriver även hur en sådan portal kan utformas och drivas.

I kapitel 3 presenterar vi vår kartläggning och analys av den förväntade nyttan av en portal. Det handlar bland annat om den förväntade nyttan som en portal kan komma att få för kommuner och regioner och för regeringens styrning av kommuner och regioner genom riktade statsbidrag. Vi presenterar även vår översiktliga kartläggning och analys av förutsättningar för att på sikt utveckla ett system för all hantering av riktade statsbidrag.

I kapitel 4 presenterar vi vår kartläggning och analys av hur en portal kan utformas för att den ska vara användbar och uppfylla kommuners och regioners behov. Det handlar bland annat om vilka typer av riktade statsbidrag och vilken information om dessa som ska finnas i portalen.

I kapitel 5 presenterar vi vår kartläggning och analys av hur en portal kan införas och förvaltas. Det handlar bland annat om vilken statlig myndighet som bör ansvara för portalen, vilka statliga myndigheter som kan komma att påverkas av en portal och på vilket sätt. Det handlar även om hur det kan säkerställas att informationen i portalen är korrekt och uppdateras, och om vilka kostnader som en portal kan ge upphov till.

Statskontorets slutsatser och förslag för en samlad informationsportal

I detta kapitel redovisar vi våra slutsatser när det gäller om det finns förutsättningar för att införa en samlad informationsportal om riktade statsbidrag till kommuner och regioner. Vi lämnar även förslag på hur en sådan portal kan utformas och drivas. Slutsatserna och förslagen bygger på våra kartläggningar och analyser i kapitel 3–5.

Det finns förutsättningar för att skapa en samlad informationsportal

Vi bedömer att det finns förutsättning för att skapa en samlad informationsportal om riktade statsbidrag till kommuner och regioner. De flesta kommuner och regioner har i dag ett behov av en portal som ger dem en överblick över alla bidragen. Att samla information om bidrag i en portal skulle enligt vår analys vara till stor hjälp både för kommuner och regioner och för regeringens styrning genom riktade statsbidrag. Det skulle även underlätta för andra aktörer att på ett enkelt sätt kunna skaffa sig en samlad överblick över bidrag. Det kan exempelvis gälla forskare, politiker, intresseorganisationer och medborgare. En portal kan även bidra till att stödja de myndigheter som administrerar bidrag för en snabbare digitalisering av sina processer kring bidragen. Vi ser även att kostnaden för att skapa en portal är relativt liten i förhållande till den nytta som en portal skulle ge.

Att tillhandahålla information om bidrag i en portal handlar ytterst om att staten samlar sin information om bidrag på en plats, och långsiktigt garanterar att det finns korrekt, uppdaterad och öppen information om bidragen. På så sätt tar staten ansvar för att kommunerna och regionerna samt övriga aktörer får en samlad överblick över bidragen. Vi bedömer även att en sådan samlad informationsportal ligger väl i linje med målet för den statliga förvaltningspolitiken och målet för digitaliseringspolitiken.^[6]

Kommuner och regioner har ett behov av en samlad portal

Statskontoret har i en tidigare utredning visat att kommuner och regioner har ett behov av att staten tillhandahåller samlad information om de riktade statsbidragen.^[7] Vi bedömer också att majoriteten av kommunerna och regionerna har ett sådant behov.

Den nuvarande ordningen där information om bidrag i huvudsak finns hos de myndigheter som administrerar bidragen gör det svårt för kommuner och regioner att på egen hand skaffa sig en överblick över bidragen. Det leder bland annat till att kommuner och regioner riskerar att missa att ansöka om vissa bidrag, och till att de inte kan använda sina egna resurser för att hantera bidragen på det mest effektiva sättet. Det gör det även svårare för kommuner och regioner att planera sin budget och sin verksamhet.

Vi bedömer att alla kommuner i dag inte har samma förutsättningar för att hitta och bevaka riktade statsbidrag. Mindre kommuner har mindre resurser för att hitta och bevaka bidrag jämfört med större kommuner, samtidigt som mindre kommuner behöver bevaka information från lika många myndigheter. En portal där information om alla bidragen finns samlad skulle åtminstone delvis utjämna denna skillnad i förutsättningar mellan kommunerna.

Knappt tjugo procent av Sveriges kommuner abonnerar på en bevakningstjänst för bland annat riktade statsbidrag som tillhandahålls av en privat aktör. Det är vanligare att större kommuner använder denna tjänst, än att mindre kommuner gör det. Att det finns en privat aktör som erbjuder en samlad överblick över bidragen förstärker bilden av att kommuner i dag har ett behov av att få en samlad överblick.

En samlad portal skapar nytta för både kommunsektorn och regeringen

För kommuner och regioner skulle den största nyttan av en samlad informationsportal vara att den ger dem en samlad överblick över alla riktade statsbidrag. Vi bedömer att en portal skulle ge kommuner och regioner bättre och mer likartade förutsättningar att hitta och bevaka bidrag. Det skulle i sin tur öka förutsättningarna för att de kommuner och regioner som mest behöver bidragen får bättre förutsättningar än i dag att hitta och ansöka om dem.

Vi bedömer inte att en portal skulle minska de administrativa kostnaderna som kommuner och regioner har för att hantera bidrag. Men en portal skulle leda till att kommuner och regioner kan använda sina resurser för att hantera bidrag på ett mer effektivt sätt än i dag. Det handlar i första hand om att de kan lägga mycket av de resurser som de i dag använder för att hitta och bevaka bidrag på andra delar av hanteringen, som att planera och förbereda insatser eller projekt kopplade till bidragen. Dessutom skulle en portal leda till att kommuner och regioner får bättre förutsättningar att planera in bidrag i sin verksamhet och sin budget.

Vi bedömer även att en portal skulle minska risken för att kommuner och regioner missar att ansöka om bidrag. Det skulle i sin tur kunna göra att bidragen nyttjas i större utsträckning. En förutsättning för att regeringens styrning av kommunsektorn genom bidrag ska kunna få genomslag är att kommuner och regioner ansöker om och nyttjar dem. När kommuner och regioner missar att ansöka om bidrag kan det påverka deras ekonomi negativt och att de får sämre möjligheter att utföra viss verksamhet. Det kan även påverka regeringens intentioner med de riktade statsbidragen negativt.

En portal bör kunna medföra att regeringens satsningar genom bidrag blir tydligare. Det skulle göra att kommuner och regioner får ökad kännedom om olika bidrag, inte minst tvärsektoriella bidrag. Det innebär att regeringens politik kan få större genomslag.

De bidragsgivande myndigheterna kommer enligt vår bedömning inte att kunna minska sina egna informationsinsatser kring bidragen. Men en portal skulle göra det enklare för dem att nå ut med information om bidrag till rätt målgrupper inom kommunerna och regionerna.

De grundläggande problemen med riktade statsbidrag kommer att kvarstå

Det finns ett antal problem och utmaningar med regeringens styrning av kommunsektorn genom riktade statsbidrag, något både Statskontoret och Riksrevisionen har pekat på tidigare.^[8] Det handlar bland annat om att kommuners och regioners hantering av bidrag leder till stora administrativa merkostnader för dem, att många och relativt små bidrag gör det svårare för kommuner och regioner att på ett effektivt sätt planera sin verksamhet och sin ekonomi, och att mindre kommuner har svårare att ta del av bidragen än större kommuner. Vi anser att en portal bara kan lösa en del av dessa problem. Vi bedömer inte att införandet av en portal innebär att regeringen kan bortse från tidigare förslag från Statskontoret om vilka åtgärder som regeringen behöver genomföra för att förbättra styrningen av kommunsektorn genom riktade statsbidrag. Men eftersom regeringen under överskådlig tid sannolikt kommer att styra kommunsektorn genom ett stort antal riktade statsbidrag anser vi att det behövs en ökad tydlighet från staten som underlättar kommuners och regioners hantering av bidragen. Vi bedömer att en portal är ett kostnadseffektivt verktyg för att åstadkomma detta.

Inga tekniska eller juridiska hinder för en samlad portal

Vår bedömning är att det inte finns några tekniska eller juridiska hinder mot att införa en enklare form av portal. Med detta menar vi en portal som utgörs av en webbplats som innehåller kortfattad information om alla riktade statsbidrag och där informationen är strukturerad på ett likartat sätt och som innehåller vissa nyckelfunktioner, som filtrerings-, sök- och kalenderfunktion. Vårt uppdrag har inte omfattat att föreslå hur portalen tekniskt bör utformas. Men vi har översiktligt kartlagt hur olika tekniska lösningar kan komma att påverka myndigheterna. Vi bedömer att myndigheter i dag har de tekniska förutsättningarna för att en sådan portal ska kunna fungera, och att det inte bör ta längre tid än ett år att skapa portalen.

Valet av teknisk utformning av portalen kommer däremot, enligt vår bedömning, ha betydelse för hur och i vilken uträckning som myndigheterna kommer att påverkas av portalen. Men vi bedömer att myndigheternas nuvarande arbete med digitala verktyg och information om bidrag inte kommer att påverkas negativt. I stället ser vi att en portal skulle kunna underlätta för myndigheterna i deras arbete med att digitalisera processer kring hur de hanterar bidrag. En portal skulle även kunna leda till att myndigheterna i högre utsträckning harmoniserar hur de använder begrepp när det gäller informationen om bidrag.

Det skulle däremot kräva mycket större tekniska anpassningar för berörda myndigheter att vidareutveckla portalen till ett system som samlar all hantering av de riktade statsbidragen, till exempel ansökningar och återrapporteringar. Det skulle medföra en risk att myndigheters investeringar i egna e-tjänster går förlorade. Det skulle också ta mycket längre tid att få en sådan mer omfattande portal på plats. Flera aspekter av att utveckla och införa ett sådant system behöver också utredas närmare. Vår bedömning är därför att det i nuläget saknas förutsättningar för att införa ett system för all hantering av alla statsbidrag, trots att dess nytta skulle vara stor för kommuner och regioner.

Vi har inte funnit några juridiska hinder för att införa en portal. Vi har framför allt undersökt frågan om en statlig portal skulle snedvrida konkurrensen, eftersom det finns en privat aktör som tillhandahåller en bevakningstjänst för bland annat riktade statsbidrag till kommuner och kommunförbund. Staten bör inte erbjuda tjänster som erbjuds av privata aktörer på en fungerande marknad. Men vi bedömer inte att det finns några hinder för en statlig aktör att tillhandahålla kvalitetssäkrad information om statliga insatser till andra offentliga aktörer i form av en enklare form av portal.

En portal som drivs i privat regi kommer inte ha samma mål och förutsättningar som en portal som drivs av en statlig aktör. Det finns heller inga garantier för att marknaden fullt ut kan tillfredsställa de behov som kommuner och regioner har och som vi beskriver ovan. En privat aktör som tillhandahåller information om riktade statsbidrag kan utforma sina tjänster på det sätt den vill och av den kvalitet den anser lämplig. I motsats till en portal i privat regi skulle en statlig portal innebära en långsiktig garanti för att information om alla riktade statsbidrag finns samlat, och för att informationen är korrekt, uppdaterad, avgiftsfri och öppen att ta del av för alla aktörer som är intresserade av informationen.

Om det senare framkommer behov av att portalen utvecklas till att innehålla andra tjänster än det vi föreslår i den här rapporten bör konsekvenserna av sådana tjänsters inverkan på konkurrensen utredas närmare.

Relativt låga kostnader för att utveckla och införa en samlad portal

Vi bedömer att kostnaden för att utveckla och införa en enklare form av portal är relativt låg i förhållande till den nytta som kommuner och regioner kommer ha av en sådan portal.

Vi uppskattar att kostnaden för att utveckla och införa portalen kommer att uppgå till drygt 4 miljoner kronor. Till det kommer en kostnad för att förvalta och driva portalen, som vi uppskattar till cirka 2,6 miljoner kronor per år. Vi bedömer att det går att finansiera portalen så att statens utgifter inte ökar, genom att omfördela medel för riktade statsbidrag till att finansiera portalen.

Även om införandet av en portal inte behöver öka statens utgifter bedömer vi att portalen kommer att öka kostnaderna för den myndighet som får i uppgift att ansvara för den. En samlad informationsportal kan även öka kostnaderna för de myndigheter som administrerar bidrag och som kommer påverkas av en portal. Vi bedömer att de flesta myndigheterna kan hantera de ökade kostnaderna inom sina nuvarande ekonomiska ramar, men att de myndigheter som får betydande merarbete som en konsekvens av portalen kan behöva tillskott av medel.

Vi bedömer även att regeringen kan genomföra en rad åtgärder för att se till att kostnaderna för en samlad informationsportal kan bli så låga som möjligt. Det handlar bland att om att regeringen kan minska antalet bidrag, standardisera bidragen och fastställa principer för hur bidrag ska introduceras och utformas.

Statskontorets förslag på hur en samlad informationsportal kan skapas

I följande avsnitt redogör vi närmare för våra förslag på hur en samlad informationsportal om alla riktade statsbidrag till kommuner och regioner kan skapas. Vissa av dessa bidrag kan även sökas av enskilda utförare. Portalen ska även omfatta dessa enskilda utförare. Vi har i förslagen strävat efter att i möjligaste mån utgå från en lösning som är effektiv för alla berörda parter.

En viktig utgångspunkt för våra förslag har varit att skapa en så tydlig och lättöverskådlig fördelning av ansvaret för portalen som möjligt, för att garantera att lösningen blir stabil och långsiktig. En annan viktig utgångspunkt för våra förslag har varit att tillgodose kommuners och regioners behov av en bra överblick över bidragen i en portal. Vi har även registrerat tre domännamn för portalen för att säkerställa att det finns ett lämpligt namn om regeringen bedömer att en portal bör skapas.

Statskontoret föreslår att regeringen ska:

• ge Skolverket i uppgift att ansvara för en samlad informationsportal om riktade statsbidrag till kommuner och regioner
• ge de myndigheter som administrerar riktade statsbidrag i uppgift att lämna information om riktade statsbidrag till Skolverket
• reglera myndigheternas uppgifter när det gäller den samlade informationsportalen i en ny förordning och i Skolverkets instruktion
• ge Skolverket ett särskilt regeringsuppdrag om att införa en samlad informationsportal
• ge Skolverket och vissa bidragsgivande myndigheter medel för ökade kostnader till följd av införandet av en samlad informationsportal.

Ge uppgiften att ansvara för en samlad informationsportal till Skolverket

Vi anser att Skolverket är den mest lämpliga myndigheten för att få uppgiften att ansvara för en samlad informationsportal. Vi baserar det på att Skolverket är den myndigheten som har bäst förutsättningar för att kunna införa, driva och förvalta en portal. Vi har övervägt att föreslå att någon annan myndighet än Skolverket ska få i uppgift att ansvara för portalen, bland annat Socialstyrelsen. Vi bedömer att Skolverket och Socialstyrelsen i många hänseenden har ungefär likvärdiga förutsättningar för att kunna införa, driva och förvalta en portal. Men Skolverket har något bättre förutsättningar. Vi ser inte heller att det finns några fördelar med att två eller flera myndigheter får ett gemensamt ansvar för portalen.

Vi anser att Skolverkets uppgifter bör innefatta att ansvara för den tekniska driften och underhållet av portalen, och att portalen är användbar för kommuner och regioner och att den innehåller den information och de funktioner som de behöver. I detta ligger att kontinuerligt utveckla portalens utformning och innehållet i den, så att den möter kommunernas och regionernas behov. Vi anser även att Skolverket bör ansvara för att utforma en effektiv samverkansmodell som stödjer de myndigheter som administrerar riktade statsbidrag när de utför sin uppgift att lämna information om sina respektive bidrag i portalen.

Vi har även övervägt alternativa lösningar för hur ansvaret för en portal kan utformas. Vi har exempelvis analyserat om regeringen bör ge delar av de ovanstående ansvarsområdena till de myndigheter som administrerar bidrag, eller att flera myndigheter gemensamt ska ansvara för portalen. Men vi bedömer att arbetet med portalen blir mindre effektivt om det samlade ansvaret inte tilldelas en myndighet. Det skulle även kunna göra att det blir otydligt vilken myndighet som har vilken roll och vilket ansvar.

Som vi nämner ovan har vi registrerat tre domännamn för en samlad informationsportal som Skolverket kommer att kunna ta över. De tre domännamnen är statsbidragswebben.se, statsbidragskalendern.se och statsbidragskalender.se. Användarna kommer alltså att nå portalen direkt utan att gå via Skolverkets ordinarie webbplats.

Ge de myndigheter som administrerar riktade statsbidrag i uppgift att lämna information om riktade statsbidrag till Skolverket

En av de viktigaste delarna för att den samlade informationsportalen ska fylla sin funktion för kommuner och regioner är att informationen om de riktade statsbidragen är korrekt och uppdaterad. Vi anser att det mest lämpliga alternativet för att se till detta är att de myndigheter som administrerar bidrag får i uppgift att ansvara för att lämna korrekt och uppdaterad information om sina respektive bidrag till Skolverket.

Vi har övervägt alternativet att Skolverket ska ansvara för att hämta in information om bidrag från de myndigheter som administrerar bidrag och ansvara för att informationen är korrekt och uppdaterad. Men vi bedömer att en sådan lösning varken är lämplig eller kostnadseffektiv. Det främsta skälet till detta är att det är de bidragsgivande myndigheterna som har den kunskap och kompetens som krävs för att garantera att information om bidragen i portalen är korrekt och uppdaterad.

Uppgifterna för portalen bör regleras i en ny förordning och i Skolverkets instruktion

Vi anser att myndigheternas uppgifter för en samlad informationsportal och krav på samverkan bör regleras i en ny förordning. Den nya förordningen bör innehålla bestämmelser om uppgifterna för både Skolverket och de myndigheter som administrerar riktade statsbidrag. Den bör även innehålla en bestämmelse om att Skolverket ska samverka med de myndigheter som administrerar bidrag samt bistå dem när de utför sina uppgifter för portalen. För att underlätta för Skolverket att genomföra sina uppgifter för portalen så anser vi att myndigheten bör få möjlighet att kunna ställa detaljkrav på hur myndigheterna ska lämna information om sina respektive bidrag. Vi anser att regeringen bör fastställa Skolverkets möjlighet att ställa sådant krav genom att i den nya förordningen bemyndiga Skolverket att få utfärda föreskrifter för detta ändamål. Vi har inte undersökt om det finns ett behov av att genomföra ytterligare författningsändringar för att reglera myndigheternas uppgifter för portalen eller för att Skolverket ska kunna bemyndigas att utfärda förskrifter. Regeringen kan därför behöva närmare undersöka behovet av ytterligare författningsändringar.

Vi har övervägt alternativet att placera bestämmelser om uppgifter för en portal i förordningar som redan finns. Men vi bedömer att de bestämmelser som krävs för att reglera uppgifterna som Skolverket och de myndigheter som administrerar bidrag bör ha inte kan ses som att de kompletterar bestämmelser om myndigheternas uppgifter som redan finns. I stället anser vi att de bestämmelser som krävs för att reglera myndigheternas uppgifter för en portal bör ses som fristående bestämmelser som ska underlätta för kommuner och regioner att få en samlad överblick över bidragen.

Utöver den nya förordningen anser vi att Skolverkets instruktion bör kompletteras med en bestämmelse om att myndigheten har i uppgift att ansvara för en samlad informationsportal om riktade statsbidrag till kommuner och regioner. I bestämmelsen i Skolverkets instruktion bör det även finnas en hänvisning till att ytterligare bestämmelser om myndighetens ansvar finns i den nya förordningen. Att komplettera Skolverkets instruktion med en ny bestämmelse om portalen medför också att myndigheten i årsredovisningen ska återrapportera om arbetet med portalen, vilket vi bedömer kommer underlätta för regeringen att följa upp arbetet med den.

Se bilaga 2 för Statskontorets författningsförslag.

Skolverket ska få ett särskilt regeringsuppdrag om att införa en samlad informationsportal

Vi anser att regeringen i ett första skede bör ge Skolverket ett uppdrag om att införa portalen. Det främsta skälet till detta är att myndigheten bör ha infört portalen innan den nya förordningen och ändringen i myndighetens instruktion träder i kraft. Ett annat skäl är att vi bedömer att regeringen under införandet av portalen kommer att behöva ytterligare underlag för att bland annat kunna bereda och besluta om den nya förordningen och eventuella tillskott av medel till vissa bidragsgivande myndigheter.

Vi bedömer att regeringens behov av ytterligare underlag kan tillgodoses genom att Skolverket får ett uppdrag om att införa en portal där det bland annat ingår att redovisa Skolverkets val av teknisk utformning av portalen, vilken påverkan som valet av tekniska lösning kommer att ha på de bidragsgivande myndigheterna samt de kostnader som kan uppstå hos myndigheterna.

Uppdraget att införa portalen bör innehålla vissa specifika krav

I uppdraget bör det anges att Skolverket med utgångspunkt i denna rapport ska införa en samlad portal. Det innebär bland annat att utgångspunkten ska vara att:

• alla riktade statsbidrag till kommuner och regioner ska finnas med i portalen
• informationen om bidragen i portalen ska vara kortfattad och strukturerad på ett likartat sätt
• portalen ska vara användbar för kommuner och regioner och att den ska innehålla den information och de funktioner som de behöver.

I uppdraget bör det även anges att utgångspunkten ska vara att portalen inte ska leda till stora kostnadsökningar för staten, när portalen senast ska vara införd och vid vilken tidpunkt som Skolverket ska slutredovisa uppdraget. Vi bedömer att uppdraget kommer att ta ett år att genomföra.

Vi bedömer därtill att uppdraget till Skolverket bör omfatta följande delar som myndigheten ska delredovisa:

• Skolverket ska redovisa vilka bidragsgivande myndigheter som ska omfattas av den nya förordningen. Statskontoret publicerar årligen en rapport om utvecklingen av den statliga styrningen av kommuner. I rapporten redovisar vi bland annat hur många statliga myndigheter som administrerar riktade statsbidrag till kommuner och regioner. Rapporten kan utgöra en bra informationskälla för Skolverket. För att ta tillvara Statskontorets kunskap inom detta område och för att underlätta för Skolverket att genomföra denna del av uppdraget kan Statskontoret ge stöd till myndigheten, om Skolverket behöver det.
• Skolverket ska redovisa vilken teknisk utformning av portalen myndigheten har valt och hur den tekniska lösningen kommer påverka de bidragsgivande myndigheterna. Denna del omfattar att undersöka olika digitala och automatiserade metoder för att göra överföringen av information mellan myndigheterna så säker och effektiv som möjligt. Digg ska ge Skolverket stöd i denna del av uppdraget. Samtliga bidragsgivande myndigheter ansvarar för att göra en analys utifrån Skolverkets val av teknisk utformning, och redovisa denna analys till Skolverket. Analysen bör bland annat omfatta vilka eventuella åtgärder som myndigheterna kommer att behöva genomföra och vad det kommer kosta.
• Skolverket ska redovisa en modell för samverkan med de bidragsgivande myndigheterna. Denna del av uppdraget omfattar att undersöka hur en modell för samverkan mellan Skolverket och de bidragsgivande myndigheterna kan utformas. Samverkan mellan myndigheterna kommer att vara central för att portalen ska kunna ge den nytta som det är tänkt. Samverkan kommer både att vara viktig i arbetet med att ta fram och införa en portal, och i arbetet med att fortlöpande utveckla utformningen av portalen.

Skolverket och vissa bidragsgivande myndigheter ska tillföras medel

Vi bedömer att kostnaden för att utveckla och införa en samlad informationsportal kommer att uppgå till drygt 4 miljoner kronor. Vi bedömer att kostnaderna för att sedan förvalta och driva portalen kommer att uppgå till cirka 2,6 miljoner kronor per år. Kostnaden för portalen uppskattas alltså till mindre än 0,1 promille av alla riktade statsbidrag.^[9]

Vi föreslår att regeringen tillför Skolverket både tillfälliga och permanenta medel för att utveckla, införa, förvalta och driva portalen. Medlen bör tillföras via en egen anslagspost, som på sikt kan flyttas över till myndighetens förvaltningsanslag. Att medel ges via en egen anslagspost innebär att det blir enklare för både myndigheten och regeringen att följa upp de kostnader som hänger samman med portalen. Det blir också enklare för regeringen att vid behov anpassa anslagspostens storlek. Kostnaden för att utveckla, införa, förvalta och driva portalen kommer att påverkas av vilken teknisk lösning för portalen som Skolverket väljer och det är viktigt att regeringen tillför myndigheten medel för de faktiska kostnaderna som portalen kommer att medföra. Den kostnadsuppskattning som vi har redovisat bör därför ses som preliminär. Att medel ges via en egen anslagspost ger också en säkerhet i att denna uppgift inte nedprioritas i förhållande till Skolverkets andra uppdrag och uppgifter.

Vi bedömer att portalen kan finansieras genom att regeringen omfördelar medel från de större riktade statsbidragen, både för Skolverkets kostnader och för de kostnaderna som en portal kan medföra för de myndigheter som administrerar bidragen. Vi bedömer att finansiering genom att använda delar av de riktade statsbidragen inte kommer att ha någon negativ påverkan på statens styrning, och heller inte påverka kommuners och regioners nyttjande av de riktade statsbidragen.

Vi föreslår att regeringen tillför medel till de bidragsgivande myndigheter som får betydande merarbete till följd av att portalen införs. Även Skolverket kan få sådana ökade kostnader, eftersom de också administrerar många bidrag. Detta tillskott från regeringen kan finansieras genom att myndigheterna får använda en viss del av de riktade statsbidragen till administration, eller genom att omfördela delar av de riktade statsbidragen. Vi bedömer däremot att merarbetet för en majoritet av myndigheterna kommer vara relativt begränsat, och att eventuella kostnadsökningar för de flesta myndigheter kommer att kunna rymmas inom myndigheternas nuvarande ramanslag.

Det är viktigt att regeringen planerar för hur portalen ska införas

Regeringen bör se till att både Skolverket och de berörda bidragsgivande myndigheterna får förutsättningar för att kunna utföra sina uppgifter kring den samlade informationsportalen. Det är därför viktigt att regeringen ger myndigheterna tid till att anpassa sina verksamheter utifrån de uppgifter som de tilldelas. Se Tabell 1 för förslag på plan för införandet av en samlad informationsportal.

Tabell 1. Förslag på plan för införandet av en samlad informationsportal.

Nyttan av en samlad informationsportal

I detta kapitel presenterar vi vår kartläggning och analys av den förväntade nyttan som en samlad informationsportal kan ge upphov till. Som en del av detta redogör vi för vilken förväntad nytta som vi bedömer att en portal kan komma att få för kommuner och regioner. Vi redogör även för den förväntade nytta som vi bedömer att en portal kan komma att få för regeringens styrning av kommuner och regioner genom riktade statsbidrag.

Sammanfattade iakttagelser

• Kommuner och regioner har ett behov av att ha en samlad överblick över de riktade statsbidragen. Men de flesta kommuner har svårt att på egen hand skaffa sig en sådan överblick. Mindre kommuner har sämre förutsättningar för detta än större kommuner. Med en portal skulle kommuner och regioner ha bättre och mer likartade förutsättningar att få en överblick över bidragen.
• En portal skulle minska risken för att kommuner och regioner missar att ansöka om riktade statsbidrag, vilket kan öka nyttjandet av bidragen.
• En portal leder sannolikt inte till att kommuners och regioners administrativa kostnader för att hantera riktade statsbidrag minskar. Men en portal skulle kunna leda till att kommuner och regioner kan använda de resurser som de i dag använder för att hantera bidrag mer effektivt.
• En portal kan öka genomslaget för regeringens styrning av kommuner och regioner genom riktade statsbidrag, särskilt inom vissa politikområden.

Kommuner och regioner har svårt att på egen hand skaffa sig en samlad överblick

Under 2023 var det ett fyrtiotal myndigheter som administrerade riktade statsbidrag.^[10] Det innebär att kommuner och regioner behöver bevaka information om bidrag från ett stort antal myndigheter. Vi bedömer att detta är den största orsaken till att kommuner och regioner i dag har svårt att på egen hand skaffa sig en samlad överblick över bidragen. Dessutom behöver kommuner och regioner även bevaka information om bidrag från SKR och regeringen, vilket vi bedömer ytterligare försvårar för kommuner och regioner att skaffa sig en överblick över bidragen. Flera av de företrädare för kommunsektorn som vi har intervjuat anser att många kommuner och regioner även behöver en samlad överblick över alla tillgängliga EU‑bidrag. Vi har inte närmare utrett de behoven eller förutsättningarna för att skapa en sådan portal, eftersom det inte ingår i vårt uppdrag.

I vår enkät till kommunerna uppgav cirka 95 procent av dem som svarade att det skulle vara användbart med en statlig informationsportal som samlar information om riktade statsbidrag. Cirka 75 procent uppgav att en informationsportal skulle hjälpa dem att få en överblick över vilka riktade statsbidrag som finns att söka, en överblick som de inte har i dag. Det var bara ett fåtal kommuner, 12 av de 244 som svarade på enkäten, som ansåg att de inte har ett behov av att staten tillhandahåller samlad information om bidragen.

Vi bedömer att mindre kommuner har sämre förutsättningar än större kommuner och regioner att på egen hand skaffa sig en samlad överblick. Skälet till det är att mindre kommuner har mer begränsade resurser för att bevaka bidrag. Knappt hälften av kommunerna uppgav i vår enkät att de inte har tillräckligt med administrativa resurser för att bevaka bidrag på det sätt som de önskar. När det gäller detta ser vi en tydlig skillnad beroende på kommunens storlek. I stort sett alla kommuner med färre än 10 000 invånare svarade att de inte har tillräckligt med administrativa resurser för att bevaka bidrag på det sätt som de önskar, medan knappt en femtedel av kommunerna med fler än 100 000 invånare svarade det. Vi har fångat eventuella skillnader mellan kommuner till följd av kommunernas olika behov och administrativa resurser genom att dela in kommunerna i grupper, baserat på antal invånare.^[11]

Flera kommuner som vi har intervjuat säger också att de ser ett stort värde av en portal för att få ett helhetsperspektiv och kunna överblicka de tillgängliga bidragen. Om portalen skulle ge information om kommande bidrag på ett tydligt sätt säger kommunerna att de skulle kunna planera bättre för bland annat att ansöka om bidragen. Det skulle göra att de skulle kunna använda sina resurser effektivare, och de skulle slippa bevaka flera olika aktörer som regeringen, myndigheter och SKR.

Inom skolområdet behöver även enskilda utförare bevaka information om riktade statsbidrag. Företrädare för friskolornas riksförbund säger att enskilda utförare har liknande behov som kommuner när det gäller en portal. Det handlar bland annat om att få information om bidragen samlat på en plats, och att informationen ska vara lättillgänglig och uppdaterad. Företrädare för friskolornas riksförbund säger även att små enskilda utförare – precis som mindre kommuner – har begränsade resurser för att bevaka bidragen, och att de i dag har svårt att skaffa sig information och få en överblick över bidragen.

Kommuner och regioner har svårt att veta vilka myndigheter som administrerar bidrag

Kommuner och regioner använder sig av olika informationskanaler för att få information från de myndigheter som de vet administrerar bidrag. De bevakar till exempel löpande myndigheters webbplatser eller statsbidragsportaler, för att bland annat få information om det har tillkommit nya bidrag eller om befintliga bidrag har förändrats. Med myndigheters statsbidragsportaler menar vi här de e-tjänster som vissa myndigheter har tagit fram för bland annat ansökan och återrapportering av bidrag. De prenumererar även på myndigheters nyhetsbrev eller andra typer av informationsutskick om bidrag. Företrädare för kommuner och regioner säger i våra intervjuer att denna form av bevakning ger dem en överblick över de bidrag som de vet att en viss myndighet administrerar. De säger samtidigt att detta förutsätter att de känner till vilka myndigheter som administrerar vilka bidrag, och att denna bevakning inte ger dem en heltäckande överblick över vilka bidrag som riktar sig mot ett visst verksamhetsområde.

Samtliga företrädare för kommuner och regioner som vi har intervjuat säger att de ständigt har en känsla av att de kan ha missat bidrag. De säger även att det skulle kräva allt för mycket resurser att systematiskt gå in på alla relevanta enskilda myndigheters webbplatser för att försöka ta reda på om myndigheterna administrerar bidrag eller inte.

Företrädare för kommuner säger att de inom till exempel skolområdet känner de sig trygga i att de genom att bevaka information från Skolverket och Specialpedagogiska skolmyndigheten får en överblick över de bidrag som dessa myndigheter administrerar. De säger däremot samtidigt att de i dag har svårt att få en överblick över de bidrag som riktar sig till skolområdet men som inte administreras av dessa myndigheter. Det kan till exempel vara bidrag som administreras av Kulturrådet eller Migrationsverket.

Detsamma gäller inom området hälso- och sjukvård och social omsorg, där företrädare för kommuner och regioner säger att de i dag har svårt att få en överblick över de bidrag som finns inom detta område men som inte administreras av Socialstyrelsen.

Våra intervjuer med företrädare för kommuner visar att det inte är någon tydlig skillnad mellan mindre och större kommuner när det gäller hur många myndigheters webbplatser eller statsbidragsportaler som de bevakar. Företrädare för mindre kommuner svarade däremot att de inte har resurser till att bevaka fler myndigheters webbplatser eller statsbidragsportaler än i dag, något som även bekräftas i svaren i vår enkät till kommunerna.

Kommuners och regioners bevakning av bidrag är till stor del personberoende

Företrädare för kommuner och regioner säger i våra intervjuer att deras bevakning av information om bidrag från myndigheter till stor del är beroende av att enskilda medarbetare har byggt upp god kunskap om vilka myndigheter som administrerar vilka bidrag, och att medarbetarna själva har utvecklat effektiva arbetssätt kring bevakningen. Att bevakningen på detta sätt hänger på enskilda medarbetares upparbetade kunskaper och rutiner gör att arbetet med att söka statsbidrag blir sårbart, till exempel om medarbetare slutar. De säger även att detta medför en risk att de missar att ansöka om bidrag.^[12]

Kommuner och regioner har ett ansvar för att se till att det finns dokumenterade rutiner för bevakning av bidrag, på samma sätt som för andra arbetsuppgifter inom deras verksamheter. Ansvaret gäller bland annat för att minska personberoendet och förenkla när uppgiften att bevaka bidrag överförs mellan medarbetare. Men vi bedömer att det kan vara svårt för kommuner och regioner att se till att rutiner för bevakning av bidrag ständig uppdateras och hålls aktuella. Det beror bland annat på att det är ett stort antal myndigheter som administrerar bidrag, att myndigheterna använder sig av olika informationskanaler och att information om bidrag kan komma när som under ett budgetår. Men det beror även på att många kommuner och regioner inte har tillräckligt med administrativa resurser för att bevaka bidrag och för att löpande kunna uppdatera rutinerna för bevakningen.

Kommuner och regioner behöver även bevaka information från SKR och regeringen

Det är fler aktörer än de myndigheter som administrerar bidrag som förmedlar information om bidrag. SKR ger bland annat information genom sina specificeringar av vissa bidrag, och om de överenskommelser som SKR och regeringen har träffat inom olika verksamhetsområden. Regeringen ger information om bidrag via exempelvis budgetpropositioner, ändringsbudgetar och andra regeringsbeslut. Därutöver kan regeringen sprida information om bidrag via pressträffar eller andra informationskanaler. Det ges även information om bidrag via olika typer av nätverk som medarbetare vid kommuner och regioner deltar i.

Företrädare för kommuner och regioner säger i våra intervjuer att de även behöver bevaka information från SKR och regeringen, för att kunna ha en så bra överblick över bidragen som möjligt. Den främsta anledningen till detta är att myndigheterna som administrerar bidrag bara ger information om de bidrag som de själva administrerar, och att denna information ofta kommer i nära anslutning till att en ansökningsperiod börjar. Kommuner och regioner säger att de har svårt att få en överblick över kommande bidrag eller stora förändringar av befintliga bidrag inom deras olika verksamhetsområden om de inte även bevakar information från SKR och regeringen. Att inte bevaka information från SKR och regeringen gör till exempel att de får svårt att få en överblick över hur förändringar av bidrag som en myndighet administrerar påverkar andra bidrag som finns inom ett särskilt område. Det gör även att de inte får tillräckligt med information om bidrag för att de på ett bra sätt ska kunna planera in bidrag i sin verksamhetsplanering och budgetering.

Det kräver resurser att bevaka information från många aktörer

Kommunerna och regionerna säger att det medför flera problem att de måste bevaka information från flera olika aktörer. Dels måste de se till att de inte har missat information från en viss aktör, dels måste de själva sätta samman information från flera olika aktörer. Men de säger även att de är osäkra på om de har tolkat information från olika aktörer på rätt sätt. Ett exempel som flera kommuner och regioner tar upp i våra intervjuer är att de utifrån budgetpropositionen, information från SKR och myndigheter själva måste lägga ihop ett pussel för att få en så bra överblick som möjligt. Men de säger också att de trots detta är mycket osäkra på att de har hittat all den information om bidrag som de skulle behöva.

Vår analys visar tydligt att mindre kommuner generellt har mindre resurser än större kommuner för att bevaka information om bidrag från myndigheterna, och att de även har mindre resurser för att bevaka information från SKR och regeringen. I vår enkät uppgav exempelvis fyra av fem kommuner med färre än 5 000 invånare att de inte har tillräckligt med administrativa resurser för att bevaka riktade statsbidrag på det sätt de önskar, jämfört med en av fem kommuner med fler än 100 000 invånare.

Våra intervjuer med företrädare för kommuner visar att det i mindre kommuner kan det vara enstaka medarbetare som har till uppgift att bevaka information om bidrag, och då som en del av sin tjänst. I större kommuner är det i stället inte ovanligt att flera medarbetare inom olika förvaltningar eller verksamhetsområdena ägnar större del av sin arbetstid till att bevaka bidragen och arbeta med övriga uppgifter kring dem.

Företrädare för mindre kommuner säger i våra intervjuer att detta medför att de har sämre överblick över bidragen än de större kommunerna. Företrädare för friskolornas riksförbund säger i vår intervju att många friskolor har likande förutsättningar som mindre kommuner att bevaka bidrag och att det vid små förskolor och skolor är vanligt att det är rektorn själv som bevakar och ansöker om bidrag.

Företrädare för både mindre och större kommuner säger i våra intervjuer att de ibland får information om riktade statsbidrag via olika typer av nätverk som medarbetare deltar i. Men de anser att detta inte är en säker källa för information, eftersom den lämnas utan systematik. De säger också att information från sådana källor blir som en bonus.

Vissa kommuner använder idag en privat tjänst för att bevaka bidrag – men majoriteten gör det inte

Det finns i dag en bevakningstjänst som drivs av en privat aktör och som riktar sig till kommuner och kommunförbund. Tjänsten innehåller bland annat information om statsbidrag, EU-bidrag och bidrag från stiftelser och organisationer.^[13] Tjänsten innehåller även vissa administrativa stödfunktioner.

I vår enkät uppgav knappt tjugo procent av kommunerna att de använder den här tjänsten, men det skiljer sig åt beroende på hur stor kommunen är. Det är vanligare att större kommuner använder tjänsten, än att mindre kommuner gör det. Exempelvis använder ingen av kommunerna med färre än 5 000 invånare tjänsten, jämfört med en tredjedel av kommunerna med 50 000 till 100 0000 invånare som använder tjänsten (se Figur 1).

Figur 1. Andel kommuner som använder en privat bevakningstjänst för statsbidrag, fördelat på invånarantal i kommunerna.

I bevakningstjänsten ingår flera typer av bidrag, inte bara riktade statsbidrag. Av de kommuner i vår enkät som använder tjänsten svarade cirka 90 procent att de använder den för att söka information om riktade statsbidrag, knappt 70 procent att de använder den för att söka information om EU-bidrag och knappt 60 procent att de använder den för att söka information om bidrag från stiftelser och organisationer. Cirka 65 procent svarade också att de använder tjänsten till att dela information inom kommunen om olika bidrag.

När det kommer till att söka information om EU-bidrag visar resultaten från enkäten att alla kommuner med fler än 100 000 invånare använder tjänsten till det, medan bara hälften av kommunerna med färre än 20 000 invånare gör det.^[14] En förklaring skulle kunna vara att mindre kommuner i första hand behöver söka information om riktade statsbidrag, inte andra typer av bidrag. Det skulle också kunna bero på att mindre kommuner har begränsat med administrativa resurser och därför inte har möjlighet att använda tjänsten till annat än riktade statsbidrag.

En storstadskommun som vi har intervjuat och som använder bevakningstjänsten säger att tjänsten i dagsläget uppfyller deras behov av att få en överblick över de riktade bidragen, och att de därför inte har ett behov av en statlig portal. De menar samtidigt att de har ett stort behov av att någon aktör tillhandahåller samlad information om olika typer av bidrag, inte bara riktade statsbidrag. De anser också att det inte vore möjligt för deras medarbetare att sammanställa den information om bidrag som tillhandahålls via den privata tjänsten.

Majoriteten av kommunerna använder inte en privat bevakningstjänst

Vi har också kartlagt orsakerna till att majoriteten av kommunerna inte använder sig av den privata tjänsten. Av de som svarade på enkäten uppgav 75 procent att kommunen inte använder tjänsten, och drygt fem procent uppgav att de inte vet om deras kommun använder den. Kommunerna fick ange vilka påståenden som stämde in på deras kommun om varför de inte använder tjänsten. Det var möjligt att markera flera påståenden.

• Knappt 40 procent svarade att de har bedömt att nyttan med en sådan tjänst inte motiverar kostnaderna. En fjärdedel av dessa svarade att de har bra koll själva.
• Cirka 25 procent svarade att de inte kände till att det fanns en sådan tjänst.
• Drygt 20 procent svarade att de är osäkra på om alla riktade statsbidrag ingår eller att de är osäkra på om informationen uppdateras när det görs ändringar i bidragen.
• Drygt 15 procent svarade att de av principiella skäl inte vill betala för en privat tjänst, varav hälften av dessa svarade att de var osäkra på informationen i portalen.
• Flera av de mindre kommunerna svarar i fritext att de inte har de ekonomiska resurserna till att betala för en privat tjänst.

Dessa resultat är ett genomsnitt för alla kommuner som har svarat att de inte använder en privat bevakningstjänst. Men vissa orsaker är vanligare i mindre kommuner och ovanligare i större kommuner, och vice versa (se Figur 2).

Figur 2. Orsaker till att kommuner inte använder en privat bevakningstjänst, fördelat på invånarantal i kommunerna.

Det är exempelvis vanligare att större kommuner anger att de inte använder en privat bevakningstjänst för att de har koll på de riktade statsbidragen själva. 46 procent av kommunerna med fler än 100 000 invånare svarade att de har koll på de riktade statsbidragen själva, jämfört med 8 procent av kommunerna med färre än 5 000 invånare. På motsvarande sätt är det är mycket vanligare att mindre kommuner anger att en orsak till att de inte använder en privat bevakningstjänst är för att de inte känner till att det finns en sådan på marknaden. 38 procent av kommunerna med färre än 5 000 invånare angav detta, medan motsvarande siffra för kommuner med fler än 100 000 invånare är 15 procent. Resultaten stämmer väl överens med de svar som vi har fått i våra intervjuer med företrädare för kommuner.

En portal skulle minska risken att kommuner och regioner missar vissa bidrag

Vi bedömer att en samlad informationsportal skulle minska risken för att kommuner och regioner missar att ansöka om vissa riktade statsbidrag. Det gäller främst de bidrag som administreras av myndigheter som inte har en tydlig koppling till ett visst verksamhetsområde. Men det gäller även de bidrag som riktar sig till flera olika verksamhetsområden och som berör fler än en förvaltning inom kommunerna.

I vår enkät till kommunerna svarade drygt en fjärdedel av kommunerna att de har missat att ansöka om bidrag för att de inte visste om bidraget eller att de fick informationen för sent. Svaren i enkäten visar tydligt att det var vanligare att mindre kommuner har missat att söka bidrag än att större kommuner har det. Exempelvis svarade drygt fyrtio procent av kommunerna med färre än 10 000 invånare att de har missat att ansöka om bidrag för att de inte visste om att det fanns, eller att de fick reda på det för sent. För kommuner med fler än 100 000 invånare är motsvarande siffra drygt tio procent.

I våra intervjuer med företrädare för kommuner och regioner säger de att de känner sig trygga i att de inte missar att ansöka om bidrag där det är välkänt vilken myndighet som administrerar bidragen och där myndigheten har en tydlig koppling till ett visst verksamhetsområde. Men de säger samtidigt att de ser en risk för att de kan missa att ansöka om bidrag som riktar sig till ett visst verksamhetsområde men som administreras av myndigheter som inte har en tydlig koppling till just det området.

I våra intervjuer med regionerna säger flera av dem att de har en central funktion som ansvarar för att samordna bevakningen av bidrag. Men bland de kommuner som vi har intervjuat är det bara i undantagsfall som en sådan central funktion finns. I stället ligger ansvaret för att bevaka bidrag på deras olika förvaltningar, och där respektive förvaltning bara ansvarar för att bevaka bidrag inom sitt specifika verksamhetsområde.

De flesta av företrädarna för kommuner säger i våra intervjuer att de kan se ett stort mervärde om det inom deras kommuner skulle finnas en central funktion som skulle samordna arbetet med att bevaka bidrag. Men de säger samtidigt att de i dag inte har resurser till att ha en sådan central samordning. Det nuvarande arbetssättet inom kommunerna där ansvaret för att bevaka bidrag ligger på varje enskild förvaltning leder enligt kommunerna till att det blir otydligt vilken förvaltning som ansvarar för att bevaka bidrag som berör flera förvaltningar. Det leder i sin tur till att det finns en risk att de missar att ansöka om dessa bidrag. Företrädarna för dessa kommuner säger samtidigt att det är vanligt att medarbetare inom olika förvaltningar tipsar varandra om bidrag, men att de inte har några tydliga rutiner för detta, utan att detta sker mer slumpartat. Enligt kommunerna skulle en samlad portal kunna underlätta deras bevakning av bidrag som berör flera förvaltningar, och ge dem bättre förutsättningar att samordna arbetet med att ansöka om dessa bidrag.

En portal skulle göra att bidragen hanterades effektivare

Vi bedömer att en samlad informationsportal skulle leda till att kommuner och regioner utnyttjar de resurser de i dag använder för att hantera riktade statsbidrag mer effektivt. Det skulle även ge dem bättre förutsättningar att planera. Vi bedömer samtidigt att en portal sannolikt inte skulle leda till att kommuners och regioners administrativa kostnader för att hantera bidrag skulle minska.

Kommuner och regioner skulle kunna använda resurserna för att hantera bidrag mer effektivt

Företrädare för kommuner och regioner framför i både intervjuer och i fritextsvaren i enkäten att det inte är bevakningen av bidragen som kräver mest resurser i deras hantering av bidragen. Det mest resurskrävande i hanteringen är i stället att sätta sig in i villkoren för ett visst bidrag, att samordna arbetet internt och att ansöka om och återrapportera bidrag. Enligt de kommuner och regionerna som vi har intervjuat ingår det i tjänsten för de medarbetare som arbetar med bidrag att kontinuerligt bevaka bidrag inom det verksamhetsområde som de ansvarar för. Ingen av kommunerna och regionerna säger att de skulle kunna minska antalet medarbetare som arbetar med att hantera bidrag om staten tillhandhöll en portal.

Däremot anser företrädare för kommuner och regioner att deras bevakning av bidrag kan bli mer effektiv om staten tillhandahöll en portal. Det handlar bland annat om att deras medarbetare skulle behöva lägga mindre tid än i dag på att bevaka bidrag, vilket kan frigöra tid för annat arbete. Det skulle även minska risken för dubbelarbete i bevakningen av bidrag. Men enligt kommunerna och regionerna är en förutsättning för detta att de kan lita på att informationen om bidrag i en portal är korrekt och uppdaterad.

En portal kan ge kommuner och regioner bättre förutsättningar att planera

Flera företrädare för kommuner och regioner som vi har intervjuat anser att information om bidrag ofta kommer så sent att kommunernas och regionernas egna budgetar och verksamhetsplaner redan är beslutade. Ibland kommer information även mitt i eller i slutet av ett budgetår. Enligt kommunerna och regionerna gör detta det svårt för dem att på ett effektivt sätt kunna planera sin verksamhet och sin ekonomi. Det gör det även svårt för dem att hinna planera och sätta i gång med insatser eller projekt som bidrag ska användas till.^[15]

De flesta företrädare för kommuner och regioner som vi har intervjuat anser även att en portal skulle kunna ge dem bättre förutsättningar för att ha en överblick över bidragen, vilket i sin tur skulle medföra att de skulle få bättre förutsättningar att planera in bidrag i sina verksamheter och budgetar.

Det handlar dels om att de bättre skulle kunna bedöma hur bidrag påverkar budgeten, dels om att de bättre skulle kunna samordna arbetet internt och hinna planera in och sätta i gång med insatser och projekt som bidrag ska användas till. Det handlar även om att de skulle få bättre förutsättningar för att se till deras egna verksamheters behov och göra strategiska prioriteringar utifrån de bidrag som finns tillgängliga för dem att ansöka om.

Enligt kommunerna och regionerna skulle till exempel en mer effektiv bevakning av bidragen via en portal medföra att de kan lägga mer resurser än i dag på att planera och förbereda insatser eller projekt som är kopplade till bidrag. Dessutom skulle exempelvis verksamhetschefer och verksamhetsnära personal i ett tidigare stadium än i dag kunna få information om bidrag, och på så sätt få bättre förutsättningar för att planera för hur bidragen ska kunna användas i deras verksamheter. Sammantaget skulle det öka effektiviteteten i genomförandet av de insatser som regeringen vill främja genom bidragen.

En portal skulle leda till att regeringens styrning får större genomslag

En förutsättning för att regeringens styrning av kommunsektorn genom riktade statsbidrag ska kunna få genomslag är att kommuner och regioner får information om bidrag och ansöker om dem. Vi bedömer att informationen om vissa bidrag inte når alla som skulle kunna ansöka om dem. Det beror på att de bidragsgivande myndigheterna inte alltid når ut med information om bidrag till kommunerna och regionerna. Detta gäller inte minst till mindre kommuner. Det leder i sin tur till att vissa kommuner eller regioner inte vet om att det finns medel som de kan ansöka om.

Mot bakgrund av detta bedömer vi att en portal skulle leda till att fler kommuner och regioner än i dag skulle nås av information om bidrag. Det skulle i sin tur sannolikt leda till att kommuner och regioner ansöker om fler bidrag. Det skulle i sådana fall medföra att bidragen nyttjas i större utsträckning, och därmed också att regeringens intentioner med styrning genom riktade statsbidrag skulle få större genomslag.

De bidragsgivande myndigheterna som vi har intervjuat säger att de utöver att förmedla information om bidrag via sina webbplatser eller statsbidragsportaler, även genomför olika former av riktade informationsinsatser riktade till kommuner och regioner för att nå ut med information om de bidrag som de administrerar. Det kan till exempel handla om digitala informationsträffar eller att myndigheterna sprider information via olika typer av nätverk.

De flesta av de bidragsgivande myndigheterna som vi har intervjuat säger att de i dag tycker att det är svårt att nå ut till rätt målgrupp inom kommunen eller regionen, och att de bedömer att en portal skulle förenkla deras arbete med att nå ut med information. Det gäller särskilt de bidrag som riktar sig mot flera förvaltningar inom kommunerna, och de bidrag som riktar sig till ett visst område, som klimat, hållbarhet och våldsförebyggande arbete, men där det inte är välkänt bland kommunerna och regionerna vilken myndighet som administrerar bidragen. Dessa bidragsgivande myndigheter säger även att en portal skulle förenkla för nya myndigheter som får i uppgift att administrera bidrag att nå ut med information till kommuner och regioner.

En portal skulle inte lösa alla problem som är förknippande med riktade statsbidrag

Vi bedömer att en samlad informationsportal bara kan lösa en del av de problem som tidigare studier visar på när det gäller styrning av kommunsektorn genom riktade statsbidrag.

Styrning av kommunsektorn genom riktade statsbidrag innebär att staten tillför resurser till kommuner och regioner. Tidigare studier inom detta område visar däremot på ett antal problem med denna styrningsform. Det handlar bland annat om att riktade statsbidrag leder till administrativa merkostnader hos kommuner och regioner, att riktade statsbidrag försvårar för kommuner och regioner att effektivt planera sin verksamhet och ekonomi, och att mindre kommuner har svårare att ta del av riktade statsbidrag än större kommuner.^[16]

Likt tidigare utredningar och rapporter visar även vår analys att skälen till att kommuner och regioner inte ansöker om vissa bidrag i första hand är andra än att de saknar information om bidrag. Men något som flera kommuner och regioner påpekar i våra intervjuer är att all extern finansiering är viktig för dem, och att de vill ansöka om alla riktade statsbidrag som de bedömer passar för deras verksamheter.

Både myndigheter och utredningar har föreslagit olika åtgärder som regeringen bör vidta för att åtgärda problemen med styrning av kommunsektorn genom riktade statsbidrag. Statskontoret och Riksrevisionen har i tidigare rapporter och granskningar bland annat föreslagit att antalet riktade statsbidrag bör minska, och ersättas av färre men större och bredare bidrag än i dag.^[17] Även Kommunutredningen har föreslagit att antalet statsbidrag bör minska, och att denna styrform inte ska vara statens primära sätt att styra kommunernas verksamheter.^[18]

Försöksverksamhetskommittén har i sitt slutbetänkande föreslagit en försöksverksamhet med riktade statsbidrag för ett antal kommuner med få invånare. Förslaget innebär att dessa kommuner får ett generellt statsbidrag i stället för ett antal riktade statsbidrag, motsvarande det sammanlagda beloppet som de enskilda kommunerna hade kunnat få av de riktade statsbidragen. Enligt förslaget ska bidraget betalas ut utan att kommunerna behöver ansöka, rekvirera eller liknande. Det ska inte heller ställas några särskilda krav på hur bidraget ska användas.^[19] Vi bedömer inte att genomförandet av Försöksverksamhetskommitténs förslag skulle påverka kommunernas och regionernas behov av en samlad informationsportal.

Förutsättningarna för att införa ett system för all hantering av bidrag behöver utredas

Vi har översiktligt analyserat nyttan och förutsättningarna för att på sikt utveckla en samlad informationsportal så att all hantering av samtliga riktade statsbidrag blir mer samlad. Med en mer samlad hantering av bidragen menar vi här ett system som bland annat ska hantera kommuners och regioners ansökningar, rekvireringar och återrapporteringar, samt de bidragsgivande myndigheternas handläggning av bidragen. Ett sådant system skulle alltså både bestå av en e-tjänst för kommuner och regioner för att ansöka, rekvirera och återrapportera, och ett systemstöd för de bidragsgivande myndigheternas handläggning av samtliga bidrag.

Vår översiktliga analys visar att det skulle ta mycket längre tid och vara mycket mer komplicerat att utveckla och införa ett sådant system än att bara skapa en samlad informationsportal. Innan det kan bli aktuellt att utveckla ett system för all hantering av bidragen behöver även ett antal delar av förutsättningarna utredas närmare. Till exempel kan regeringen utreda möjligheterna för att utveckla och likrikta sin styrning av de riktade statsbidragen, och myndigheterna kan undersöka hur de kan digitalisera och samordna sina processer i större utsträckning.

Dessutom behöver det göras en närmare analys av nyttan i förhållande till kostnaderna, och hur kostnaderna för ett sådant system ska fördelas och finansieras. En sådan analys behöver ta hänsyn till myndigheternas investeringar i egna e-tjänster. Dessutom bör det utredas hur de juridiska och tekniska förutsättningarna ser ut för att kunna införa ett gemensamt systemstöd för de bidragsgivande myndigheterna. I detta ligger bland annat att närmare analysera hur myndigheters förmåga att dela data kan påverka nyttan och kostnaderna, samt hur behörighetsstyrningen i en e‑tjänst som bland annat begränsar olika användares tillgång till uppgifter och funktioner bör utformas.

Ett samlat system skulle minska den administrativa bördan för kommuner och regioner

Vår analys visar att ett samlat system för all hantering av riktade statsbidrag skulle minska kommuners och regioners administrativa kostnader för att hantera bidrag. Företrädare för kommuner och regioner säger vid våra intervjuer att deras hantering skulle bli effektivare och bli mindre personberoende om de bara behövde använda en e-tjänst för att ansöka om samtliga bidrag och för att återrapportera dem. Som det är i dag behöver de ansöka och återrapportera via respektive bidragsgivande myndighets e‑tjänster eller via blanketter, vilket medför att de behöver många olika arbetsrutiner. Det gör det svårare för medarbetare vid kommunerna och regionerna att lämna över arbetsuppgifter mellan sig, vilket ökar risken att de missar att ansöka om bidrag. De behöver även ofta lämna samma uppgifter till olika myndigheter, eftersom insamlingen av uppgifter från kommuner och regioner inte är samordnad. Kommunerna och regionerna anser att detta leder till onödigt administrativt arbete.^[20]

Vår analys visar även att ett system för all hantering av bidragen också skulle kunna användas för att ge regeringen ett mer samlat underlag om exempelvis i vilken utsträckning bidragen nyttjas. Det kan till exempelvis handla om statistiska underlag om hur specifika kommuner, regioner eller kommun- och regiongrupper nyttjar samtliga bidrag, eller hur bidrag inom vissa verksamhets- eller politikområden nyttjas. Ett sådant underlag skulle kunna vara till nytta för regeringen vid till exempel beslut om nya bidrag eller förändringar av befintliga. I en årlig rapport om utvecklingen av den statliga styrningen av kommuner och regioner redovisar Statskontoret bland annat hur mycket medel staten betalat ut till kommuner och regioner genom riktade statsbidrag. Rapporten innehåller däremot inte uppgifter om hur mycket medel staten betalat ut till enskilda kommuner, regioner eller och kommun- och regiongrupper.

I en rapport från 2023 föreslog Statskontoret att regeringen ska ta initiativ till att utreda och skapa en gemensam databas över statligt stöd till företag och juridiska personer, vilket skulle inkludera kommuner och regioner. I databasen ska det enligt förslaget finnas uppgifter om utbetalningar, skulder och vilka som tar emot stöd.^[21] Om regeringen genomför förslaget skulle det innebära att regeringen kan få statistiska underlag om i vilken utsträckning riktade statsbidrag nyttjas av till exempel enskilda kommuner och regioner. Det innebär även att regeringens behov av sådant underlag skulle kunna tillgodoses på annat sätt än att införa ett system för all hantering av bidrag.

Hur en samlad informationsportal kan utformas

I detta kapitel kartlägger och analyserar vi hur en samlad informationsportal kan utformas för att den ska vara användbar och möta kommunernas och regionernas behov. Vi redogör bland annat för vilka typer av riktade statsbidrag och vilken information om dessa som ska finnas i portalen.

Sammanfattande iakttagelser

• Alla riktade statsbidrag behöver vara med i en portal för att den ska vara användbar för kommuner och regioner. Att bara inkludera vissa bidrag skulle inte möta kommuners och regioners behov av att ha en samlad överblick över bidragen.
• Informationen om de riktade statsbidragen i portalen behöver vara kortfattad och strukturerad på ett likartat sätt, samt vara presenterad på ett sådant sätt att kommuner och regioner kan göra en första bedömning om de ska ansöka om ett visst bidrag eller inte.
• Portalen behöver innehålla ett antal nyckelfunktioner som gör att den är användarvänlig. Det handlar bland annat om filtreringsfunktioner, en sökfunktion och en kalenderfunktion.
• Digg:s rekommendationer och stöd kring digitalisering i den offentliga förvaltningen bör vara vägledande i utformningen av portalen för att denna ska bli effektiv och användarvänlig.

Alla bidrag bör vara med i en portal

Vi bedömer att alla riktade statsbidrag bör vara med i en samlad informationsportal för att den ska kunna vara användbar för kommuner och regioner, och för att portalen ska kunna fylla sin funktion på ett så ändamålsenligt sätt som möjligt.

Att införa en portal som bara innehåller vissa typer av bidrag, till exempel bidrag inom ett eller flera sektorsområden, skulle enligt vår bedömning inte uppfylla de behov som kommuner och regioner har av att ha en samlad överblick över bidragen. Nyttan av att införa en sådan portal skulle därför vara begränsad.

Informationen om bidragen bör vara kortfattad och ha en likartad struktur

Vi anser att den största nyttan med en samlad informationsportal är att den ska ge kommuner och regioner en samlad överblick över de riktade statsbidragen. För att en portal ska kunna ge dem detta bedömer vi att all information om bidragen i portalen bör vara strukturerad på ett likartat sätt.

Företrädare för kommuner och regioner som vi har intervjuat säger de att de i första hand skulle använda en portal till att skanna av vilka bidrag som riktar sig till deras olika verksamheter och göra en första bedömning om ett visst bidrag är relevant för dem att ansöka om. De ser därför ett behov av att det finns samma typ av information om alla bidrag och att det inte är allt för mycket information om varje bidrag.

Dessa företrädare säger även att de i dag tycker att det är svårt att snabbt skaffa sig information om bidrag från flera olika myndigheter. Det beror i första hand på att myndigheterna ofta använder sig av olika begrepp för att beskriva bidrag, och att informationen om bidrag på myndigheters webbplatser och statsbidragsportaler är strukturerad på olika sätt. Detta visar på att det är viktigt att information om bidrag i portalen presenteras på ett liknande sätt för alla bidrag.

Vilken typ av information om bidragen som den samlade portalen bör innehålla

Många av företrädarna för kommuner och regioner som vi har intervjuat säger att de tycker att Skolverkets och Socialstyrelsens webbplatser innehåller den information om bidrag som de skulle vilja se i en samlad informationsportal. Utifrån våra intervjuer och efter att ha undersökt Skolverkets och Socialstyrelsens webbplatser bedömer vi att en portal bör innehålla dessa kategorier av information:

• syftet med bidraget
• den tiden bidraget gäller
• vad bidraget får användas till
• villkoren för bidraget
• vem som kan få bidraget
• hur stort bidraget är
• viktiga datum under handläggningen av bidraget
• vilken myndighet som administrerar bidraget.

Syftet med bidraget

Det bör finnas en kort och övergripande beskrivning av syftet med bidraget. Om det är möjligt bör det även finnas exempel på vilken typ av verksamheter, insatser eller aktiviteter som statsbidraget ska stödja eller bidra till.

Tiden som bidraget gäller

Det bör finnas information om hur lång tid som bidraget gäller. Det vill säga det bör finnas information om under hur många budgetår som den som vill söka bidraget kan ansöka om det, eller information om att det är ett tillfälligt bidrag för ett visst budgetår.

Vad bidraget får användas till

Det bör finnas information om vad bidraget får användas till. Om möjligt bör det även finnas information om vad bidraget inte får användas till. Det sistnämnda kan till exempel handla om att ett bidrag inte får användas till att anställa personal. I förordningar som reglerar statsbidrag finns denna information oftast under rubriken ”Förutsättningar för statsbidrag”.

Villkoren för bidraget

Det bör finnas information om vilka villkor som gäller för bidraget och vilka de styrande dokumenten för villkoren för bidraget är. Det bör även finnas länkar till dokumenten. Om medfinansiering är ett villkor för att få bidraget behöver detta framgå. Det bör även finnas information om hur bidraget ska återrapporteras.

Vem som kan få bidraget

Det bör finnas information om vilken typ av aktör som kan ansöka om bidraget. Inom vissa verksamhetsområden bör det även vara tydligt vilken underaktör som kan ansöka om bidraget. Inom skolområdet kan det till exempel vara information om vilken typ av huvudman som kan ansöka om bidraget.

För enskilda utförare måste det vara tydligt om de kan ansöka om bidraget själva eller om det är kommunen eller regionen som ska ansöka och därefter fördela medel till enskilda utförare. Samma sak gäller för bidrag som kommuner eller regioner söker gemensamt. Det bör även finnas information om samtliga kommuner eller regioner kan ansöka om bidraget, eller om bara vissa kan söka bidraget.

Information bör även finnas om bidraget betalas ut utan ansökan och utan att det krävs någon aktiv åtgärd, eller om kommuner och regioner aktivt behöver rekvirera bidraget.

Hur stort bidraget är

Det bör finnas information om bidragets totala belopp och information om hur bidraget kommer att fördelas. Det kan till exempel vara information om att det finns en redan förutbestämd fördelning av bidraget eller om det kommer att fördelas utifrån de ansökningar som kommit in till myndigheten som administrerar bidraget, eller ett urval av dessa.

Viktiga datum under handläggningen av bidraget

Det bör finnas information om viktiga datum för ansökningsprocessen. Där ingår bland annat information om när ansökan öppnar, under vilken tidsperiod det går att ansöka och sista datum för att ansöka. Det bör även finnas information om hur lång handläggningstiden förväntas bli, när myndigheten räknar med att den kan lämna ett beslut och när bidraget förväntas betalas ut.

För bidrag som betalas ut utan att målgruppen behöver ansöka och utan att det krävs någon aktiv åtgärd av den som ska få det bör det finnas information om när bidraget betalas ut. För bidrag som inte kräver en ansökan men som kommuner och regioner behöver rekvirera, bör det finnas information om när de behöver göra det. Det bör även finnas information om viktiga datum för återrapportering.

Vilken myndighet som administrerar bidraget

Det bör finnas information om vilken myndighet som administrerar bidraget och information om att det är hos den myndigheten som kommunen eller regionen ska ansöka, rekvirera, återrapportera och återbetala. Det bör även finnas en länk till myndighetens webbplats eller e-tjänst där kommuner och regioner kan få mer information och ansöka om bidraget.

Portalen bör innehålla information om alla nya bidrag eller förändringar inom olika politikområden

Kommuner och regioner har i dag svårt att skaffa sig information om förändringar av bidragen utifrån budgetpropositionen, ändringsbudgetar eller andra regeringsbeslut (se även kapitel 3). De myndigheter som administrerar statsbidrag fokuserar dessutom sin information på de specifika bidrag som de själva administrerar. Men kommuner och regioner behöver även övergripande information om nya eller stora förändringar av bidragen inom olika politik- och verksamhetsområden, exempelvis inom skolområdet. Vi bedömer därför att det ska finnas information om detta i portalen. Det kan även handla om att det i portalen annonseras om att en ny myndighet har fått i uppgift att administrera bidrag inom ett visst område eller om att ett bidrag flyttar från en myndighet till en annan.

Portalen bör ha användarvänliga funktioner

Det ingår inte i vårt uppdrag att föreslå hur en samlad informationsportal tekniskt ska utformas. Vi har i stället översiktligt kartlagt hur portalen bör fungera för att den ska vara användbar för kommuner och regioner. Vi har bland annat undersökt vilka funktioner som portalen behöver ha. Flera av de företrädare för kommuner och regioner som vi har intervjuat har varit mycket tydliga med hur viktigt det är för dem att portalen blir användarvänlig, lätt att navigera i och att den känns modern.

Om portalen inte uppfyller kommuners och regioners behov i tillräckligt stor utsträckning så bedömer vi att det finns risk för att de inte kommer använda sig av portalen, utan i stället håller fast vid sina nuvarande arbetssätt för att hitta och bevaka statsbidrag. Det kommer i sin tur leda till att nyttan av portalen blir begränsad, och att de kostnader som portalen medför för staten därför inte kommer vara motiverade.

Vi bedömer även att en förutsättning för att portalen ska kunna innehålla funktioner som gör den till ett användarvänligt och effektivt hjälpmedel är att informationen om bidragen är strukturerad på ett likartat sätt. En förutsättning för detta är i sin tur att det finns tydliga krav på hur information om bidrag ska struktureras samt lämnas in till portalen. Enligt experter på webbplatser som vi har talat med är sådana krav även grunden för att kunna bygga en välfungerande webbplats med sorterings-, filtrerings- och sökmöjligheter.

Det finns ett antal nyckelfunktioner som är viktiga

En portal som innehåller information om alla bidrag riskerar att bli svår att använda om den inte har bra möjligheter att filtrera informationen som finns, en tydlig logik för hur användaren ska navigera, sökfunktioner och en möjlighet att sortera bidragen i en kalender.

Följande funktioner har de företrädare för kommuner och regioner som vi intervjuat lyft fram som nyckelfunktioner:

• filtreringsfunktioner
• sökfunktion
• kalenderfunktion
• funktioner för att avisera nyheter och förändringar.

Denna uppräkning är inte uttömmande, utan kan snarare ses som miniminivån av de funktioner som portalen bör innehålla.

Filtreringsfunktioner

Företrädare för kommunerna och regionerna säger att de vill kunna filtrera bidragen i portalen utifrån ett antal parametrar. De vill till exempel snabbt kunna få fram vilka bidrag som de kan ta del av, och filtrera bort de bidrag som de inte kan ta del av.

En annan parameter som de säger kommer att vara viktig är möjligheten att kunna filtrera bidrag utifrån vilket verksamhetsområde som bidragen riktar sig till, samt underkategorier inom de olika områdena. För kommuner kan det till exempel handla om att få fram de bidrag som riktar sig till skolområdet, och underkategorier som biblioteksverksamhet eller gymnasieutbildning.

Företrädare för kommuner och regioner säger också att det även kommer vara viktigt att kunna filtrera bidrag utifrån olika tematiska områden som bidragen riktar sig till. Det kan exempelvis handla om områden som miljö och klimat, jämställdhet eller våldsförebyggande arbete.

Ytterligare parametrar som företrädarna säger kommer vara viktiga är att kunna filtrera bidrag utifrån om medfinansiering är ett villkor för bidraget, samt om bidragen riktar sig till specifika projekt.

Sökfunktion

Företrädare för kommuner och regioner säger att de vill kunna fritextsöka på bidragen. Det kan till exempel handla om att enkelt kunna söka efter bidrag utifrån bidragens kortnamn eller andra nyckelord, eller utifrån verksamhetsområden som bidragen riktar sig till.

Kalenderfunktion

De flesta som vi har intervjuat tycker att Skolverkets respektive Socialstyrelsens webbplatser och kalenderfunktioner är väldigt användbara. De som vi har intervjuat säger att de i en samlad portal vill kunna ha en likande kalenderfunktion, som bland annat låtar dem se vilka bidrag som är öppna för ansökan sorterat på månad. En sådan kalenderfunktion skulle enligt dem göra det enklare för dem att kunna planera sitt arbete med ansökningar. Det skulle också minska risken för att de missar att ansöka om bidrag.

Funktioner för att avisera nyheter och förändringar

Att kunna få aviseringar eller nyhetsutskick via e-post är en annan funktion som företrädare för kommuner och regioner säger skulle kunna göra det enklare för dem att planera sitt arbete. Det kan exempelvis handla om att få information om när ansökan öppnar, när sista dag för ansökan närmar sig och datum för sista dagen att ansöka. De vill gärna även kunna få liknande information för andra viktiga datum eller information om återrapportering av bidrag. De säger även att de skulle vilja få information om förändringar om bidrag inom ett visst verksamhetsområde eller tematiskt område.

Portalen kan bidra till ökad digitalisering – och Digg är ett stöd i detta arbete

Vår analys visar att införandet av en samlad informationsportal om riktade statsbidrag skulle göra att det går att öka digitaliseringen inom den statliga förvaltningen. Vissa myndigheter har i dag digitaliserat administrationen av bidrag fullt ut. Men det gäller långt ifrån alla myndigheter.

För att portalen ska bli ett kostnadseffektivt verktyg för staten och för att nyttorna med portalen ska kunna realiseras på bästa sätt, både på kort och lång sikt, bedömer vi att portalen behöver utvecklas enligt de rekommendationer och de standarder som finns för digitala tjänster, datadelning och samverkan. Det är också viktigt att den myndighet som utvecklar portalen tar hänsyn till nuvarande och kommande lagstiftning, samt riktlinjer kring den gemensamma digitala infrastrukturen för statsförvaltningen. Digg stödjer den offentliga förvaltningen i frågor om förvaltningens fortsatta digitala omställning, och tillhandahåller bland annat kunskap och stöd i detta arbete. Digg har bland annat tagit fram vägledningar för myndigheter som syftar till att ge offentliga aktörer bättre förutsättningar att på ett effektivt sätt dela och använda data.^[22] Digg ansvarar även för Ena – Sveriges digitala infrastruktur.^[23]

Hur en samlad informationsportal kan införas och förvaltas

I detta kapitel redovisar vi vår kartläggning och analys av hur en samlad informationsportal kan införas och förvaltas. Vi redogör bland annat för vilken statlig myndighet som bör ansvara för portalen och varför. Vi redogör även för vilka andra statliga myndigheter som kommer att påverkas av portalen och på vilket sätt. Vi redogör också för hur det kan säkerställas att informationen i portalen är korrekt och uppdaterad. Därtill redogör vi för vilka åtgärder som regeringen kommer att behöva vidta för att få till stånd en portal och vilka kostnader som en portal kan medföra.

Sammanfattande iakttagelser

• Skolverket har bäst förutsättningar att kunna införa och förvalta en portal.
• Den myndighet som får i uppgift att vara den portalansvariga myndigheten bör ansvara för både portalen och utformningen av portalen. De bidraggivande myndigheterna bör ansvara för att lämna information i portalen om de riktade statsbidrag som de administrerar.
• Regeringen bör ge den portalansvariga myndigheten mandat att ställa krav på de bidragsgivande myndigheterna i hur de ska lämna information om de riktade statsbidragen som de administrerar.
• Samverkan mellan den portalansvariga myndigheten och de bidragsgivande myndigheterna kommer att vara central för att portalen ska bli användbar för kommuner och regioner.
• Alla myndigheter som administrerar riktade statsbidrag till kommuner och regioner kommer att påverkas av en portal som innehåller samtliga bidrag. Det innebär att ett fyrtiotal myndigheter kommer att påverkas av portalen.
• De bidragsgivande myndigheterna kommer att påverkas i olika stor utsträckning beroende på hur många riktade statsbidrag som respektive myndighet administrerar och den tekniska utformningen av portalen.
• Myndigheter som administrerar ett stort antal riktade statsbidrag och där förändringar av bidragen sker ofta kan komma att behöva kompenseras för ökade kostnader, men vi har inte kunnat uppskatta hur stora kostnaderna kan bli.
• Vi uppskattar att kostnaden för att utveckla och införa portalen kommer att uppgå till drygt fyra miljoner kronor. Den årliga kostnaden för förvaltning och drift av portalen uppskattar vi till cirka 2,6 miljoner kronor.
• Myndigheternas uppgifter för portalen och krav på samverkan bör regleras i förordning, för att säkerställa att myndigheternas arbete blir långsiktigt och att portalen blir en stabil plattform.

Flera myndigheter kan införa och förvalta en samlad portal men Skolverket är mest lämpad

Vår analys visar att flera myndigheter har den erfarenhet, kunskap och kapacitet som krävs för att införa och förvalta en samlad informationsportal. Flera myndigheter har även tagit fram och utvecklat egna statsbidragsportaler. Dessa portaler är uppskattade och används av kommuner och regioner.

Det är främst två myndigheters statsbidragsportaler som företrädare för kommuner och regioner lyfter fram som de mest användbara. Det är Skolverkets och Socialstyrelsens respektive portal för riktade statsbidrag. Vår kartläggning av de bidragsgivande myndigheternas webbplatser och statsbidragsportaler visar även att dessa två myndigheter har tagit fram och utvecklat mer användbara portaler än de andra bidragsgivande myndigheterna.

Skolverket är något bättre lämpad för att införa och driva en samlad portal

Vår analys visar att Skolverket och Socialstyrelsen på många sätt är likvärdiga för uppgiften. De har likvärdig erfarenhet, kunskap och kapacitet för att införa och driva en portal. Men vår analys visar att Skolverket har något bättre förutsättningar att lyckas med uppgiften. Det handlar främst om att Skolverket har något mer erfarenhet och kunskap om att ta fram och utveckla webbplatser och digitala tjänster. Vid våra intervjuer med företrädare för kommuner och regioner framhålls även Skolverkets statsbidragsportal som väldigt användbar och att det är den statsbidragsportal som i högst utsträckning möter de behov som kommuner och regioner har. Vidare har Skolverket mer kunskap om enskilda utförare och deras behov av information om bidrag. Det finns exempelvis närmare 3 000 huvudmän inom förskola, grundskola och gymnasieskola som kan ansöka om bidrag.^[24]

En portal kommer att kräva myndighetssamverkan

Vi bedömer att en samlad informationsportal kommer att kräva att myndigheter samverkar. Det kan exempelvis handla om att tillsammans verka för att uppnå ett visst syfte eller att myndigheter genomför gemensamma åtgärder för att skapa en större nytta än vad respektive myndighets verksamhet på egen hand kan åstadkomma.^[25] Myndighetssamverkan i detta fall syftar till att förenkla för kommuner och regioner att få tillgång till samlad information om riktade statsbidrag.

Vi bedömer att samverkan mellan de inblandade myndigheterna kommer att vara central för att portalen ska kunna ge den nytta som det är tänkt. Vi bedömer även att samverkan kommer att vara viktig i arbetet med att ta fram och införa en portal. Det kommer också att finnas ett behov av att fortlöpande utveckla utformningen av portalen, vilket i sin tur kommer att medföra att myndigheterna kommer att behöva samverka även fortsättningsvis.

Vi har utifrån tidigare rapporter om samverkan och vägledningar inom området identifierat förutsättningar för att samverkan mellan myndigheter ska fungera bra.^[26] Vår undersökning pekar ut tre centrala förutsättningar:

• Det måste vara tydligt för myndigheterna vad de ska samverka om och det behöver finns ett tydligt gemensamt mål.
• Myndigheterna behöver ha en samsyn om den övergripande styrningen av samverkan och det måste vara tydligt vilken roll, uppgift och ansvar som respektive myndighet har.
• Det måste finnas en tydlig modell för hur samverkan finansieras.

Myndigheterna behöver sätta kommuners och regioners behov i centrum

En förutsättning för en bra samverkan är att det är tydligt vad de inblandade myndigheterna ska samverka om och att det finns ett tydligt gemensamt mål för samverkan. Det innebär att myndigheterna behöver ha samma bild över vad de tillsammans ska uppnå. Vi bedömer att myndigheternas gemensamma mål med en samlad informationsportal bör vara att kommuner och regioner ska få överblick över de riktade statsbidragen. Därför behöver myndigheterna sätta kommuners och regioners behov av överblick i centrum och låta detta behov bli vägledande i hur portalen utformas och utvecklas. Kommuner och regioner kan även behöva ges möjlighet att delta eller lämna input i arbetet med att utforma och utveckla portalen.

Att myndigheterna sätter kommuners och regioners behov i centrum innebär att de kommer att behöva se och agera utanför sina egna primära uppgifter. Ekonomistyrningsverket lyfter fram ett antal olika framgångsfaktorer för välfungerande samverkan, varav en är att samhällsnyttan och inte enskilda myndigheters uppdrag är vägledande när myndigheter samverkar.^[27]

Viktigt med tydliga roller, uppgifter och ansvar för en samlad portal

En annan förutsättning för en bra samverkan är att de samverkande parterna har samsyn om vilken roll, uppgift och ansvar som respektive part har. De måste också ha samsyn om den övergripande styrningen av samverkan.

Vi bedömer att en samlad informationsportal i huvudsak kommer att innefatta två uppgifter. Den första är att ansvara för portalen, det vill säga att utforma och driva den. Den andra är att ansvara för information om bidrag i portalen, det vill säga att säkerställa att informationen är korrekt och uppdaterad.

Vi bedömer vidare att en portal kommer att infatta två olika typer av roller för de samverkande myndigheterna. Den ena rollen handlar om att leda och driva samverkan. Den andra rollen handlar om att aktivt delta i samverkan. Vi bedömer att följande fördelning av uppgifter och ansvar mellan de två olika rollerna är det mest lämpliga alternativet för att skapa en portal på ett kostnadseffektivt sätt.

Den portalansvariga myndigheten

• har i uppgift att ansvara för portalen och för att leda och driva myndighetssamverkan.

De bidragsgivande myndigheterna

• har i uppgift att ansvara för lämna information om bidrag i portalen och för att aktivt delta i myndighetssamverkan.

Vad som bör ingå i de olika myndigheternas uppgifter och ansvar

En central faktor för att portalen ska vara användbar för kommuner och regioner är att den innehåller den information och de funktioner som de behöver. Vi bedömer att det mest lämpliga är att lägga ansvaret för detta på den portalansvariga myndigheten. Den myndigheten skulle då få ansvara för att information om bidrag och funktioner i portalen möter kommuners och regioners behov. I detta ligger även att fortlöpande utveckla utformningen och innehållet i portalen. Vi bedömer även att den portalansvariga myndigheten bör ansvara för förvaltningen samt den tekniska driften och underhållet av portalen.

En annan central faktor för att portalen ska vara användbar för kommuner och regioner är att information om bidrag i portalen är korrekt och uppdaterad. Vi bedömer att det mest lämpliga och kostnadseffektiva alternativet för att säkerställa detta är att de bidragsgivande myndigheterna får i uppgift att ansvara för att lämna information om sina respektive bidrag i portalen. I det ingår att säkerställa att informationen är korrekt och uppdaterad. Vår bedömning grundas bland annat på att det är dessa myndigheter som har den kunskap och kompetens som krävs för att säkerställa att informationen om bidragen är korrekt och uppdaterad.

Vi bedömer att det kan underlätta för den portalansvariga myndigheten att utföra sin uppgift genom att myndigheten får mandat att kunna ställa detaljkrav på de bidragsgivande myndigheterna på hur de ska lämna information om sina respektive bidrag. Det kan exempelvis handla om krav på vilken information om bidrag som ska lämnas, hur och i vilket format informationen ska vara utformad, hur och under vilken eller vilka tidsintervall som de ska kvalitetsgranska och säkerställa att informationen är korrekt och uppdaterad. Det kan även handla om krav på länkar till myndigheters webbplatser eller statsbidragsportaler. Det kan också handla om att myndigheterna ska lämna den information som är nödvändig för att möjliggöra nödvändiga funktioner i portalen.

På motsvarande sätt bedömer vi att det är viktigt att den portalansvariga myndigheten genomför nödvändiga och lämpliga åtgärder för att underlätta för de bidragsgivande myndigheterna att utföra sina respektive uppgifter. Enligt företrädare för bidragsgivande myndigheterna som vi har intervjuat är det viktigt att de blir involverade i arbetet med att ta fram och förvalta detaljkraven. Det handlar både om att den portalansvariga myndigheten bör väga in de bidragsgivande myndigheternas olika förutsättningar att utföra sin uppgift samt ta tillvara alla myndigheters kunskaper och erfarenheter av att förmedla information till kommuner och regioner. Enligt företrädare för bidragsgivande myndigheter är det däremot viktigt att den portalansvariga myndigheten har mandat att fatta de slutgiltiga besluten om detaljkraven. Annars riskerar arbetet med att ta fram dessa krav att bli alltför omständligt och tidskrävande.

I den portalansvariga myndighetens ansvar bör det därför ingå att utforma en effektiv samverkansmodell som stödjer de bidragsgivande myndigheterna när de utför sin uppgift att lämna information om bidrag och att säkerställa att informationen är korrekt och uppdaterad. På motsvarande sätt bör det i bidragsgivande myndigheternas ansvar ingå att aktivt delta i myndighetssamverkan och bidra till arbetet med att skapa och löpande utveckla portalen.

Varje myndighet bör stå för sina egna kostnader

En ytterligare förutsättning för en bra samverkan är att det finns en tydlig modell för finansiering. Finansieringen kan se olika ut i olika faser av samverkan. En modell är att varje myndighet helt och hållet står för sina egna kostnader om det inte finns några gemensamma kostnader att fördela. Om det finns gemensamma kostnader att fördela mellan de myndigheter som berörs behöver det finnas en modell för att fördela kostnader med hänsyn till myndigheters ansvar, finansiella möjligheter och förväntad nytta. I det här fallet bedömer vi att det inte kommer att finnas några gemensamma kostnader att fördela och att varje myndighet därför bör stå för sina egna kostnader.

En av de bidragsgivande myndigheterna bör få ansvar för portalen

Vi bedömer det mest lämpliga alternativet är att en bidragsgivande myndighet får i uppgift att ansvara för en samlad informationsportal. Vi har även övervägt alternativet där en myndighet som i dag inte administrerar riktade statsbidrag får denna uppgift. Det handlar i så fall om myndigheter vars grunduppdrag är förenligt med uppgiften, exempelvis Ekonomistyrningsverket eller Statskontoret. Vi har även övervägt olika alternativ där två eller flera myndigheter får ett gemensamt uppdrag.

Inget mervärde att ge ett gemensamt uppdrag till flera myndigheter

Vi bedömer att uppgiften att vara portalansvarig myndighet inte kommer att vara så omfattande att det behövs fler än en myndighet. Vår analys visar att många myndigheter både har kunskap och de tekniska förutsättningarna för att utveckla, införa och förvalta en samlad informationsportal. Vi anser därför inte att det finns något mervärde som motiverar att två eller flera myndigheter får ett gemensamt uppdrag.

Om två eller fler myndigheter får ett gemensamt uppdrag måste det finnas en tydlig nytta eller tydligt mervärde som motiverar detta. Det kan till exempel handla om att en myndighet har kunskap om ett visst område medan en annan myndighet har de tekniska förutsättningarna. Det kan också vara att myndigheter behöver utbyta information med varandra, att deras grunduppdrag inom ett visst område skiljer sig men tillsammans kan ge mervärde. Då kan det vara motiverat med ett gemensamt uppdrag för två eller flera myndigheter.

Det finns även flera fördelar med att det är endast en myndighet som får i uppgift att vara portalansvarig. Det handlar bland annat om att det blir tydligare vem som ansvarar för portalen och att myndighetssamverkan blir bättre när en myndighet har den drivande rollen. Vår genomgång av tidigare rapporter om samverkan och myndigheters vägledningar på området visar att en framgångsfaktor för en bra myndighetssamverkan är att en myndighet utses till att vara drivande och ansvara för att samordna och koordinera arbetet.^[28] Även många av de företrädare för bidragsgivande myndigheter som vi har intervjuat anser att det mest lämpliga är att en myndighet har den drivande rollen.

Fördelarna med att en bidragsgivande myndighet får ansvar för portalen överväger nackdelarna

Det finns flera fördelar med att en bidragsgivande myndighet får i uppgift att vara portalansvarig. En sådan myndighet har till exempel både god kunskap och erfarenhet av att administrera bidrag och att förmedla information om bidrag. En annan fördel är att en bidragsgivande myndighet har god kunskap om kommuners och regioners behov av information om bidrag. Vi bedömer att dessa kunskaper och erfarenheter kommer att vara viktiga i arbetet med att skapa och driva en portal. Vi bedömer också att dessa kunskaper och erfarenheter kommer att vara viktiga i arbetet med att ta fram och förvalta detaljkraven för hur de andra bidragsgivande myndigheterna ska lämna information om sina respektive bidrag.

Om portalen på sikt ska utvecklas till ett system för all hantering av alla bidrag bedömer vi att det även finns fördelar med att den portalansvariga myndigheten har erfarenhet av ett liknande system. Företrädare för både bidragsgivande och icke bidragsgivande myndigheter som vi har intervjuat uppger att de bedömer att ansvaret för portalen då bör ligga på en bidragsgivande myndighet.

Men det kan även finnas nackdelar med att en bidragsgivande myndighet får uppgiften att vara portalansvarig. Den främsta nackdelen är att en bidragsgivande myndighet riskerar att agera utifrån sin myndighets behov eller intressen och inte utifrån den större nyttan som portalen syftar till att ge. Myndigheten skulle alltså kunna utforma portalen utifrån de bidrag som myndigheten administrerar och inte utifrån det övergripande syftet eller målet med portalen. Denna risk skulle inte uppstå om en icke-bidragsgivande myndighet får uppgiften. Men vi bedömer att fördelarna med att en bidragsgivande myndighet får uppgiften överväger denna risk. Vidare bedömer vi att risken inte är särskilt stor att en bidragsgivande myndighet utformar portalen utifrån dennes eget intresse. Vår erfarenhet är att myndigheter som får en ny uppgift eller ställer om sin verksamhet utifrån nya politiska inriktningar eller samhällsutmaningar generellt sett snabbt tar sig an nya uppgifter och mobiliserar när de behöver ställa om.^[29]

Vissa företrädare för bidragsgivande myndigheter som vi har intervjuat bedömer att uppgiften att vara portalansvarig inte kräver en myndighet som har god kunskap och erfarenhet av att administrera bidrag. De anser inte heller uppgiften måste ges till en myndighet som har en verksamhet som riktar sig till kommuner och regioner. Det beror på att kommuner och regioner inte är en homogen målgrupp, utan består av flera olika verksamheter och förvaltningar som de bidragsgivande myndigheterna riktar sig till. De uppger även att myndighetssamverkan troligen skulle kunna förenklas om det inte är en bidragsgivande myndighet som driver arbetet. Samtidigt uppger andra företrädare att det troligen skulle vara lättare för en bidragsgivande myndighet att ta fram detaljkrav på hur information om bidrag ska lämnas och utforma en portal som möter kommunesr och regioners behov.

En portal kommer att medföra kostnader för utveckling och förvaltning

Vi bedömer att uppgiften att vara portalansvarig myndighet kommer att öka kostnaderna för den aktuella myndigheten. Kostnaderna för portalen består av två kategorier: utvecklingskostnader och förvaltningskostnader. Utvecklingskostnaderna är av engångskaraktär medan förvaltningskostnaderna är löpande kostnader som uppstår efter att informationsportalen är införd.

Det finns vissa utmaningar med att beräkna kostnaderna för både utveckling och förvaltning av portalen. Framför allt beror detta på att kostnaderna hänger tätt samman med valet av teknisk utformning. De kostnader som vi redovisar i detta avsnitt är därför uppskattningar och inte exakta beräkningar.

Det är även svårt för de myndigheter som vi har varit i kontakt med att uppskatta kostnaderna i det här skedet. Men myndigheterna har ändå fått kommentera våra uppskattningar, och de anser att uppskattningarna är rimliga utifrån den bedömning som de kan göra i dagsläget. I Tabell 2 sammanfattar vi kostnaderna för att utveckla och förvalta en portal.

Tabell 2. Sammanfattning av uppskattade kostnader för utveckling och förvaltning av en samlad informationsportal, miljoner kronor.

Anm.: Våra kostnadsuppskattningar är baserade på att portalen innehåller information om samtliga riktade statsbidrag och att den har liknande funktioner som vi redogör för i kapitel 4. *Kostnaderna för första året är engångskostnader för att utveckla och införa portalen, medan kostnaderna för andra året och framåt är årligt löpande kostnader för att förvalta och driva portalen.

Drygt fyra miljoner kronor för utvecklingskostnader

Vi uppskattar att den totala utvecklingskostnaden kommer att uppgå till drygt fyra miljoner kronor. Utvecklingskostnaden består av kostnader för att utveckla och införa en portal och kostnader för myndighetens interna arbete för bland annat projektledning och samverkan med andra myndigheter.

Vi uppskattar att kostnaden just för att utveckla och införa portalen uppgår till cirka två miljoner kronor. Vi baserar vår uppskattning bland annat på ett underlag från en it-konsultbyrå som är specialiserade på organisationer som arbetar med digital transformation. De har beräknat hur mycket det skulle kosta att utveckla och införa portalen.^[30]

Vi uppskattar att myndighetens kostnader för internt arbete, projektledning och samverkan uppgår till ytterligare drygt två miljoner kronor. Vi baserar vår uppskattning på att arbetet med att utveckla och införa portalen kommer att pågå i ett år och kräva cirka två årsarbetskrafter. Vi har beräknat kostnaderna utifrån uppgifter från Skolverket om en genomsnittslön på 50 000 kronor i månaden för personer som i dag arbetar med administration, kommunikation och projektledning vid myndigheten. Vi har också inkluderat ett påslag för overheadkostnader på 20 procent och ett lönekostnadspåslag på 56 procent.^[31]

Cirka 2,6 miljoner kronor årligen för förvaltningskostnader

Vi uppskattar att de löpande förvaltningskostnaderna årligen kommer att uppgå till cirka 2,6 miljoner kronor. Förvaltningskostnaderna består av kostnader för myndighetens arbete för att driva portalen och för att förvalta den tekniska driften och underhållet av portalen. I arbetet med att driva portalen ingår både att utveckla utformningen av portalen så att den är användbar för kommuner och regioner och att leda myndighetssamverkan mellan de bidragsgivande myndigheter. Det kommer också att krävas en viss del redaktionellt arbete i en samlad informationsportal.

Vi uppskattar att kostnaden för att driva portalen kommer att uppgå till drygt en miljon kronor per år. Vår uppskattning är baserad på att arbetet med att driva portalen kommer att kräva cirka en årsarbetskraft.

På samma sätt som för utvecklingskostnaderna ovan har vi beräknat kostnaderna utifrån en genomsnittslön på 50 000 kronor i månaden, med ett påslag för overheadkostnader på 20 procent och ett lönekostnadspåslag på 56 procent.^[32]

Vi uppskattar att kostnaden för förvaltningen av den tekniska driften och underhållet av portalen kommer att uppgå till cirka 1,5 miljon kronor. Kostnaden består av kostnader för it-drift, licenser och serverkapacitet. Vi baserar vår uppskattning på samma underlag från it-konsultbyrån som vi har använt för att uppskatta utvecklingskostnaderna.

Ett fyrtiotal statliga myndigheter kommer att påverkas av portalen

Alla myndigheter som administrerar riktade statsbidrag till kommuner och regioner kommer att påverkas av en samlad informationsportal som innehåller samtliga riktade statsbidrag.^[33] Vår kartläggning visar att de bidragsgivande myndigheterna inte kommer att kunna minska sitt nuvarande arbete med att förmedla information om bidrag till kommuner och regioner via exempelvis deras egna webbplatser och statsbidragsportaler. Det innebär att myndigheterna kommer behöva fortsätta arbeta med sina egna informationskanaler till kommuner och regioner, och att portalen kommer att bli ett tillägg till deras nuvarande arbete. Det gäller även den myndighet som får uppgiften att vara portalansvarig. Myndigheternas egna webbplatser respektive statsbidragsportaler för bidrag kommer alltså att finnas kvar.

Vi bedömer att det är två centrala faktorer som kommer styra i vilken utsträckning de bidragsgivande myndigheterna kommer att påverkas av en samlad informationsportal. Dessa två faktorer är hur många bidrag som en myndighet administrerar respektive den tekniska utformningen av portalen.

Myndigheter som administrerar många bidrag och där bidragen ändras ofta kan få ökade kostnader

Vår analys visar att de myndigheter som administrerar riktade statsbidrag till kommuner och regioner kommer att behöva införa nya arbetssätt och ta fram egna rutiner för att kunna lämna information om sina respektive bidrag i en portal. Ju fler bidrag som en myndighet administrerar, desto mer resurser behöver den lägga på att lämna information om bidrag och att se till att den information de lämnar är korrekt och uppdaterad. Även hur ofta bidragen ändras kommer att påverka hur mycket resurser arbetet kommer kräva. De myndigheter som administrerar ett stort antal bidrag och där förändringar sker ofta kommer alltså att påverkas mer än de myndigheter som administrerar få bidrag och där bidragen sällan förändras.

Baserat på intervjuer med företrädare för bidragsgivande myndigheter har vi definierat fyra grupper av myndigheter:

1. Myndigheter som administrerar många bidrag, och där förändringar av bidragen sker ofta.
2. Myndigheter som administrerar många bidrag, men där förändringar av bidragen sker sällan.
3. Myndigheter som administrerar få bidrag, men där förändringar av bidragen sker ofta.
4. Myndigheter som administrerar få bidrag, och där förändringar av bidragen sker sällan.

Grupperna kan kategoriseras i tre nivåer utifrån hur mycket merarbete som en portal skulle kunna innebära för myndigheterna (Figur 3).

Figur 3. Hur mycket merarbete bidragsgivande myndigheter kan komma att få av en samlad informationsportal.

För de myndigheter som administrerar många bidrag och där bidragen förändras ofta kan uppgiften att lämna information om bidrag innebära ett stort merarbete. För de myndigheter som har få bidrag men där bidragen förändras ofta kommer uppgiften att lämna information om bidrag sannolikt bara att medföra ett visst merarbete. På motsvarande sätt kan det innebära visst merarbete för myndigheter som har många bidrag men där bidragen sällan förändras. Att lämna information om bidrag kommer troligen inte att medföra något betydande merarbete alls för de myndigheter som administrerar få bidrag och där bidragen förändras sällan.

Hur mycket merarbete myndigheterna eventuellt får beror alltså på hur många bidrag de administrerar och hur ofta statsbidragen förändras. Myndigheternas kostnader för att lämna information om bidrag kommer i sin tur bero på vilket merarbete portalen kommer att medföra för dem. Vi har inte kunnat uppskattat hur stora kostnader som myndigheterna kan komma att få för sitt eventuella merarbete. Vi bedömer däremot att kostnaderna för de myndigheter där portalen kan medföra ett stort merarbete kan vara så pass höga att de kan få svårt att utföra uppgiften att lämna information om bidrag om dessa myndigheter inte tillförs medel för detta.

Den tekniska utformningen av portalen styr i vilken utsträckning myndigheterna påverkas

Vi bedömer att den tekniska utformningen av portalen kommer att styra i vilken utsträckning en portal kommer att påverka de bidragsgivande myndigheterna. Vårt uppdrag omfattar inte att föreslå hur portalen tekniskt ska utformas. Vi har därför bara översiktligt kartlagt hur olika tekniska lösningar kan komma att påverka myndigheterna.

Vår kartläggning visar att manuellt redaktionellt arbete på kort sikt troligen är den mest kostnadseffektiva och genomförbara lösningen för att de bidragsgivande myndigheterna ska kunna utföra sin uppgift att ansvara för att lämna information om bidrag i portalen. Manuella uppdateringar av informationen kommer att behöva ske kontinuerligt, till exempel när villkoren för bidragen förändras. Regeringsbeslut om sådana förändringar kan ibland komma med kort varsel, och kommuner och regioner vill generellt ha bättre framförhållning kring bidragen.^[34] Men även med bättre framförhållning från statens sida blir det ändå en stor utmaning att hålla portalen uppdaterad med korrekt information.

Manuell hantering medför en risk för att myndigheter missar att lämna eller uppdatera information, på grund av den mänskliga faktorn. Ett möjligt alternativ som skulle kunna göra informationsöverföringen säkrare och mer effektiv är att myndigheterna bygger automatiska kopplingar från sina webbplatser eller it-system till portalen. På så sätt skulle portalen automatiskt uppdateras när myndigheterna ändrar sin information.

Vår kartläggning visar att det eventuellt går att kombinera manuella och automatiserade metoder, och att olika metoder kan bli aktuellt under olika delar av utvecklingen av en portal. Vi bedömer däremot att de bidragsgivande myndigheterna kan behöva anpassa och utveckla sina it-system för att göra automatiska kopplingar möjliga. Myndigheternas kompetens och resurser på it-området kan därför ha en inverkan på i vilken utsträckning som de påverkas av en samlad informationsportal. Statskontoret har till exempel i tidigare rapporter konstaterat att myndigheter behöver använda mycket tid och resurser när de ska utveckla eller koppla ihop sina it-system för att kunna återanvända information och få systemen att kommunicera med varandra.^[35] Som vi tidigare nämnt kan Digg vara ett stöd för myndigheterna i deras digitala omställning. Vi noterar även att regeringen för närvarande bereder de förslag som har lämnats av utredningen om interoperabilitet vid datadelning om hur bland annat datadelning inom den offentliga förvaltningen kan förbättras.^[36]

Regeringen bör styra myndigheternas uppgifter och ställa krav på samverkan

Vi bedömer att regeringen bör styra de berörda myndigheterna när det gäller vilka uppgifter de kommer ha för en samlad informationsportal och ställa krav på att myndigheterna ska samverka. En portal kommer att beröra ett stort antal myndigheter på olika sätt. De flesta av departementen inom Regeringskansliet kan också behöva engagera sig i styrningen av myndigheterna, eftersom myndigheter inom nästan samtliga utgiftsområden administrerar bidrag.^[37] Vi anser därför att det behövs en tydlig och lättöverskådlig styrningsform av myndigheterna, så att myndigheternas arbete blir långsiktigt och för att portalen ska kunna bli en stabil plattform.

Myndigheternas uppgifter för portalen bör regleras i förordning

Vi bedömer att den mest lämpliga styrningsformen för myndigheternas uppgifter för portalen är att reglera uppgifterna i förordning. Uppgiften att ansvara för portalen kommer att innebära att den myndighet som får detta ansvar också får en ny uppgift. Den nya uppgiften kommer att vara en permanent uppgift som kommer att ligga utanför den ansvariga myndighetens direkta verksamhetsområde. Vi bedömer också att uppgiften att lämna information om bidrag i portalen kommer att innebära att den portalansvariga myndigheten och de andra bidragsgivande myndigheterna kommer att behöva ändra hur de förmedlar information om de bidrag som de administrerar. Det kan även ske förändringar över tid av vilka myndigheter som har i uppgift att administrera bidrag till kommuner och regioner.

Även krav på samverkan bör regleras i förordning

Vi bedömer att regeringen kommer att behöva ställa krav på att myndigheterna ska samverka. Vi bedömer att den mest lämpliga styrningsformen är att reglera detta i förordning.

Alla förvaltningsmyndigheter har ett generellt men inte obegränsat krav på samverkan

Att myndigheter ska samverka framgår av bestämmelser i förvaltningslagen (2017:900) och myndighetsförordningen (2007:515). Det är också en central del i det övergripande förvaltningspolitiska målet.^[38] Det förvaltningspolitiska målet och bestämmelserna i förvaltningslagen och myndighetsförordningen medför att myndigheter har en generell – men inte obegränsad – samverkansskyldighet. Det innebär att en myndighet inte är skyldig att delta i en viss myndighetssamverkan om regeringen inte uttryckligen har ställt ett sådant krav på myndigheten. Men regeringen kan ställa krav på att myndigheter ska samverka i en viss situation genom att skriva in det i en författning. Regeringen kan även ställa krav på att myndigheter ska samverka genom särskilda regeringsbeslut eller genom myndigheternas regleringsbrev. Men regeringen behöver inte alltid styra myndigheters samverkan. En stor del av den samverkan som sker i statsförvaltningen är frivillig och drivs av myndigheterna själva.^[39]

Det finns en risk för att myndigheterna får svårare att samverka om inte regeringen ger dem ett tydligt uppdrag att samverka

Att regeringen ger berörda myndigheterna ett tydligt samverkansuppdrag är en framgångsfaktor för en bra myndighetssamverkan.^[40] Det visar vår genomgång av tidigare rapporter om samverkan och av myndigheters vägledningar inom detta område. Det handlar både om att regeringen ger en myndighet ett tydligt uppdrag och mandat att samordna och koordinera arbetet, och att de andra myndigheterna får ett tydligt uppdrag att samverka. Att detta är en framgångsfaktor bekräftar även våra intervjuer med bidragsgivande myndigheter. De vi intervjuade bedömer att regeringen måste ge myndigheterna ett tydligt uppdrag att samverka, och att detta bland annat är viktigt för att det måste vara tydligt för dem varför de ska samverka och vad de ska samverka om.

Vi bedömer även att om det saknas tydlig styrning från regeringen i frågan om myndighetssamverkan kan det leda till att myndigheter väljer att prioritera ner detta uppdrag till förmån för andra delar av myndigheternas verksamheter.

Referenser

E-delegationen (Version 4.1, 2015-05-28). Vägledning för digital samverkan – Vägledning från E-delegationen.

Ekonomistyrningsverket (2023-02-23). Vad är samverkan? (Hämtad 2024‑02-26). https://forum.esv.se/verksamhetsutveckling/samverkan/vad-ar-samverkan/

Friskolornas Riksförbund (2024). Fakta om friskolor 2024.

Myndigheten för digital förvaltning. Ena – Sveriges digitala infrastruktur. (Hämtad 2024-04-25). https://www.digg.se/ledning-och-samordning/ena---sveriges-digitala-infrastruktur

Myndigheten för digital förvaltning. Kunskap och stöd. (Hämtat‑2024‑04‑04). https://www.digg.se/kunskap-och-stod

Proposition 2009/10:175. Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt.

Proposition 2022/23:1. Budgetpropositionen för 2023. Utgiftsområde 25. Allmänna bidrag till kommuner.

Regeringen (2024). Målet för digitaliseringspolitiken. (Hämtat 2024-03-21). https://www.regeringen.se/regeringens-politik/digitaliseringspolitik/mal-for-digitaliseringspolitik/

Riksrevisionen (2016:29). Statens styrning genom riktade statsbidrag inom hälso- och sjukvården.

Riksrevisionen (2017:30). Riktade statsbidrag till skolan – nationella prioriteringar men lokala behov.

Riksrevisionen (2022:1). Statens finansiering av kommunerna – fördelningen av den kommunala fastighetsavgiften och riktade statsbidrag.

SOU (2018:47). Med tillit växer handlingsutrymmet – tillitsbaserad styrning och ledning av välfärdssektorn.

SOU (2020:8). Starkare kommuner – med kapacitet att klara välfärdsuppdraget.

SOU (2023:94). Förändring genom försök – Försöksverksamhet i den kommunala sektorn.

SOU (2023:96). En reform för datadelning.

Statsbidragsportalen. Förenkla bevakningen och hanteringen av bidrag. (Hämtad 2024-02-23). https://statsbidragsportalen.se/

Statskontoret (2017). Frivillig samverkan mellan myndigheter – några exempel. (Om offentlig sektor 31).

Statskontoret (2019:2). Utveckling av den statliga styrningen av kommuner och landsting – en analys.

Statskontoret (2020). En innovativ och samverkande förvaltning – 10 år med det förvaltningspolitiska målet. (Om offentlig sektor 39).

Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner.

Statskontoret (2023). När myndigheter ställer om – Erfarenheter av snabba omställningar. (Om offentlig sektor 48).

Statskontoret (2023:2). Små mått på stora värden – Förslag på indikatorer för att följa upp det förvaltningspolitiska målet.

Statskontoret (2023:7). Att styra de självstyrande – En analys av statens styrning av kommuner och regioner.

Statskontoret (2023:10). Enklare för företag? Uppföljning av myndigheternas tillämpning av förordning (2018:1264) om inhämtande av uppgifter från företag.

Statskontoret (2023:19). Korrekta utbetalningar av statliga stöd till företag och andra juridiska personer.

Statskontoret (2024). Statens styrning med statsbidrag till kommuner och regioner 2023 – antal, omfattning och innehåll (kommande).

Bilaga 1

Regeringsuppdraget

Bilaga 2

Statskontorets författningsförslag

Förslag till förordning om en samlad informationsportal om riktade statsbidrag och kostnadsersättningar till kommuner och regioner

Statskontoret föreslår följande.

1 § Denna förordning gäller för förvaltningsmyndigheter under regeringen som delar ut riktade statsbidrag och kostnadsersättningar till kommuner och regioner.

Bestämmelserna i denna förordning syftar till att underlätta för kommuner och regioner att ha en samlad överblick över de riktade statsbidragen och kostnadsersättningarna som riktar sig till kommuner och regioner.

Om en lag eller en förordning innehåller en bestämmelse som avviker från denna förordning, gäller den bestämmelsen.

2 § Den myndighet som regeringen bestämt ska ansvara för en samlad informationsportal om riktade statsbidrag och kostnadsersättningar till kommuner och regioner. Myndigheten ska ansvara för

1. den tekniska driften av informationsportalen, och
2. att informationsportalen är användbar för kommuner och regioner och att den innehåller den information och de funktioner som de behöver.

3 § En förvaltningsmyndighet under regeringen som delar ut riktade statsbidrag och kostnadsersättningar till kommuner och regioner ska, inom ramen för sitt ansvarsområde, lämna den information som behövs till den myndighet som regeringen bestämt för att den ska kunna fullgöra sina uppgifter enligt 2 §.

4 § Den myndighet som regeringen bestämt ska ansvara för informationsportalen ska vid utförandet av sina uppgifter enligt 2 § samverka med och bistå myndigheterna när de utför sin uppgift enligt 3 §.

5 § Den myndighet som regeringen bestämt ska ansvara för informationsportalen får meddela närmare föreskrifter om verkställighet av 3 § i denna förordning.

_______________

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2026.

Förslag till förordning om ändring i förordningen (2015:1047) med instruktion för Statens skolverk

Statskontoret föreslår att 18 § förordningen (2015:1047) med instruktion för Statens skolverk ska ha följande lydelse.

_______________

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2026.

Bilaga 3

Enkät om kommuners behov av en informationsportal om riktade statsbidrag

Denna bilaga redogör för den enkät som Statskontoret har genomfört för att kartlägga bland annat kommuners behov av en samlad informationsportal om riktade statsbidrag.

Enkätens missiv

Kommuners behov av en informationsportal för riktade statsbidrag

Har er kommun behov av en informationsportal som innehåller information om alla riktade statsbidrag? Vilken nytta skulle en sådan informationsportal ha för er kommun?

Statskontoret har fått i uppdrag att analysera förutsättningarna för att samla information om aktuella riktade statsbidrag till kommuner och regioner i en digital informationsportal hos en statlig myndighet. Syftet med att införa en digital informationsportal är att minska kommuners och regioners administrativa kostnader för hantering av riktade statsbidrag och att säkerställa att de riktade statsbidragen i högre grad än i dag används i enlighet med avsatt ändamål.

Vi vill få en bred bild av vilket behov kommuner har av en informationsportal, och vilken nytta en sådan kan ge. Vi skickar därför ut en kort enkät till samtliga kommuner i Sverige. Parallellt intervjuar vi också ett antal kommuner och regioner.

Enkäten består av fyra frågor. Ni avgör själva vem eller vilka personer i er kommun som ska besvara frågorna. Vi tror dock att det kan röra sig om någon som är administrativt ansvarig, stabschef eller ekonomichef i er kommun. Den eller de som besvarar enkäten bör ha god kunskap om kommunens arbete med riktade statsbidrag. Vi är tacksamma om enkäten skickas vidare till berörd person.

Er medverkan i undersökning är helt frivillig. Men för undersökningens tillförlitlighet och för att bäst kunna beskriva kommuners behov av en eventuell informationsportal för riktade statsbidrag är varje svar mycket viktigt.

Enkätfrågor

Vilka påstående stämmer in på er kommun? Markera alla alternativ som stämmer in. 

• En informationsportal skulle hjälpa vår kommun att få en överblick över vilka statsbidrag som finns att söka (en överblick som vi idag inte har). 
• Vi har inte tillräckligt med administrativa resurser för att bevaka riktade statsbidrag så som vi önskar.
• Vi har missat att ansöka statsbidrag för att vi inte visste om dem vid ansökningstillfället eller fick information om statsbidragen för sent. 
• Vi har bra koll över vilka riktade statsbidrag som finns, men en informationsportal skulle ändå vara användbar för oss.
• Vi har bra koll på de riktade statsbidrag som vi är intresserade av, vi har därför inget eller litet behov av en informationsportal.
• Vi får information om gällande riktade statsbidrag från en privat bevakningstjänst för statsbidrag (såsom www.statsbidragsportalen.se).
• Inget påstående stämmer in.
• Vet inte.

Det finns privata tjänster som bevakar och samlar information om statsbidrag som kommuner kan söka, exempelvis www.statsbidragsportalen.se. Den har information om bland annat statsbidrag, föreningsbidrag och EU-bidrag.

Använder er kommun någon sådan tjänst som bevakar statsbidrag i dagsläget?

• Ja.
• Nej.
• Vet inte.

Vid ja: Vad använder ni tjänsten till? Markera alla alternativ som stämmer in. 

• Söka information om riktade statsbidrag.
• Söka information om bidrag från stiftelser och organisationer.
• Söka information om EU-bidrag.
• Dela information inom kommunen om olika statsbidrag.
• Inget av ovanstående.
• Vet inte.

Vid nej: Varför använder ni inte en sådan tjänst? Markera alla alternativ som stämmer in. 

• Visste inte att det fanns någon sådan tjänst.
• Vi har bra koll på statsbidragen själva.
• Vi söker endast statsbidrag från Skolverket eller Socialstyrelsen.
• Vi vill av princip inte betala till privata marknaden för en sådan tjänst.
• Vi har bedömt att nyttan för en sådan tjänst inte är större än kostnaden. 
• Vi är osäkra på om all information finns med i privat portal, eller om informationen uppdateras när det görs ändringar i statsbidragen.
• Vi har haft en sådan tjänst tidigare, men vi var inte nöjda och har därför inte en sådan tjänst i dagsläget.
• Inget påstående stämmer in.
• Vet inte.

Bedömer ni att en statlig informationsportal för riktade statsbidrag skulle vara användbar för att bevaka och söka information om riktade statsbidrag för er kommun?

• Ja.
• Nej.
• Vet ej.

Vid nej: Varför inte?

Fritext

Vill ni lägga till eller kommenterar något?

Fritext

Svarsfrekvens

Enkäten skickades ut till alla kommuner i Sverige. Av 290 kommuner svarade 244 kommuner på enkäten, vilket ger en svarsfrekvens på 84 procent. Vi delade in kommunerna i sex olika grupper baserat på antal invånare för att fånga eventuella skillnader mellan kommuner till följd av kommunernas olika behov och administrativa resurser. Svarsfrekvens är hög i varje grupp, över åttio procent, se tabell B1 nedan.

Tabell B1. Svarsfrekvens.

Resultat

I tabell B2 redovisar vi ett svar för samtliga kommuner som har svarat på enkäten (första kolumnen),
och ett svar för varje kommungrupp (baserat på invånare i kommunerna).

Tabell B2. Redovisning av enkätsvar, svar fördelat på antal invånare per kommun.

Bilaga 4

Lösningsförslag för en samlad informationsportal

Här redovisar vi ett förslag på hur en samlad informationsportal kan utvecklas. Förslaget utgår från ett lösningsförslag från en it-byrå som vi konsulterat för att beräkna utvecklingskostnaderna för en portal.

En samlad informationsportal för riktade statsbidrag kan utformas på olika sätt och det går att välja ambitionsnivå beroende på om regeringen prioriterar ett snabbt införande, kostnad eller funktionalitet. Nedan beskriver vi tre alternativ som representerar olika ambitionsnivåer för en samlad portal:

1. Informationsportal med manuell uppdatering av information om statsbidrag.
2. Informationsportal med automatisk hämtning av information om statsbidrag från respektive myndighet.
3. En e-tjänstportal som, utöver information om statsbidrag, också ger möjlighet att logga in och nyttja olika e-tjänster (ansöka, rekvirera och återrapportera statsbidrag).

Det viktigaste för användarna av portalen är att informationen om bidrag är samlad, korrekt och uppdaterad. Den första ambitionsnivån möter detta behov utan att bygget blir alltför tekniskt komplicerat eller kostsamt. Samtidigt ger det ger en stabil grund för fortsatt utveckling av mer avancerade funktioner.

De andra två alternativen som innebär högre ambitionsnivåer har potential att skapa större nytta för användarna samt förenkla vissa delar av förvaltningen av portalen. Men att till exempel integrera många olika myndigheters webbplatser och system för att få till en automatisk hämtning av information kan vara en komplex och tidskrävande utmaning. Utveckling av gemensamma e-tjänster kräver dessutom ytterligare och mer noggrann utredning och är förenat med betydligt högra kostnader. Lösningsförslaget som presenteras nedan utgår därför från den första ambitionsnivån.

Lösningsförslag för en informationsportal med manuell uppdatering av information

Nedan följer ett förslag på funktioner, organisering av arbetsuppgifter och projektplanering i en samlad portal med manuella uppdatering av information, det vill säga ambitionsnivå 1 enligt listan ovan.

Funktioner i portalen

Grundläggande funktionalitet

För att uppfylla användarnas behov och förväntningar behöver portalen utrustas med en rad grundläggande funktioner. Portalens primära uppgift kommer att vara att vägleda användaren till rätt bidragstyp. Att filtrera och söka i portalen kommer därför vara de viktigaste funktionerna. En intuitiv sökfunktionalitet är avgörande för att säkerställa att användarna enkelt kan navigera genom portalens innehåll och hitta de statsbidrag som är mest relevanta för deras specifika behov. Att investera i en användarvänlig design och smarta sökalgoritmer kommer att vara nyckeln till att uppnå detta mål.

Filtrerad sökning

En del av lösningen för att åstadkomma detta är att lagra informationen om varje bidragstyp i en databas och sedan tagga informationen med etiketter eller nyckelord som beskriver dess innehåll, kategori eller andra relevanta attribut. Därefter används dessa metadata för att skapa flexibla och kraftfulla filtreringsmekanismer, vilket möjliggör för användare att söka, sortera och filtrera information baserat på specifika kriterier. Detta gör det möjligt att effektivt extrahera och visa relevant information från databasen baserat på användarens behov. Filtrering kan till exempel handla om:

• kommuner/regioner
• uppdelat på myndigheter och dess bidragstyper
• utgångsdatum för ansökan och andra viktiga datum för respektive statsbidrag
• statsbidragstyper/gruppering.

Fritextsökning

Fritextsökning är effektivt för att snabbt hitta relevanta resultat som är baserade på användarens söktermer. Sökningen är heller inte begränsad till specifika fält eller kategorier inom databasen, utan tar hänsyn till tillgängliga textdata.

Aviseringar eller nyhetsutskick

Det är viktigt att kommuner och regioner blir uppdaterade om viktiga datum och ändringar i statsbidragen. I portalen ska användaren effektivt navigera i utbudet av statsbidrag och sedan slussas vidare till ansvarig myndighet när de identifierat en relevant statsbidragstyp.

Med detta upplägg kommer varje myndighet att ha ansvar för att hantera sina egna aviseringar och nyhetsutskick. På så sätt säkerställer vi att informationen är så direkt och relevant som möjligt, samtidigt som portalen fokuserar på att vara en effektiv vägledare till rätt myndighet och statsbidrag.

Kalenderfunktion

Viktiga datum som till exempel när ansökan för ett bidrag stängs visualiseras i en kalender och kan filtreras beroende på bidragstyp.

Vanliga frågor

En sida som besvarar vanligt förekommande frågor. Sidan bör även vara sökbar.

Möjliga tilläggsfunktioner

Favoritmarkering

Denna funktion gör det möjligt för användare att markera och spara innehåll i portalen för enkel åtkomst i framtiden. Genom att använda så kallade kakor kan portalen komma ihåg användarens valda favoriter, vilket underlättar återbesök genom att direkt erbjuda snabb åtkomst till tidigare markerade objekt.

Dela med en kollega

Eftersom användare kan vilja tipsa kollegor eller andra intressenter om statsbidrag kan en så kallad ”dela med en kollega”-knapp läggas till på varje sida. Denna funktion gör det enkelt att dela intressant material direkt från portalen.

AI-chatt

En AI-chatt skulle kunna underlätta sökningar och navigering bland statsbidragen i portalen. Kortfattat kan man säga att chatten möjliggör en naturlig dialog om innehållet i portalen och dess databas. Användaren kan således fråga sig fram till relevant innehåll och dessutom få vägledning och information som omfattar mer än svaret på den specifika frågan.

Redaktörsarbete och ansvar

Nedan följer ett förslag på en stegvis plan för att införa och förvalta portalen samt förslag på ansvarsfördelning vad gäller att uppdatera informationen i portalen. Den slutgiltiga modellen för samverkan och förvaltning behöver dock arbetas fram utifrån myndigheternas förutsättningar.

1. Initialt innehållsarbete

Ansvar: En central projektgrupp.

Uppdrag: Samla in och organisera information om alla bidragen från berörda myndigheter. Gruppen ansvarar också för att standardisera presentationen av informationen (inklusive metadata) för att säkerställa konsistens och tillgänglighet i portalen.

1. Utveckling och publicering

Ansvar: Leverantör tillsammans med den centrala projektgruppen.

Uppdrag: Utveckla portalens struktur och gränssnitt baserat på den insamlade informationen. Säkerställa att all funktionalitet, inklusive sök- och filtreringsmöjligheter fungerar korrekt inför lansering.

1. Utnämning av myndighetsspecifika redaktörer

Ansvar: Den centrala projektgruppen i samarbete med respektive myndighet.

Uppdrag: Välja ut och utse personer inom varje myndighet som ansvarar för att uppdatera och underhålla sin myndighets statsbidragsinformation på portalen.

1. Utbildning av myndighetsspecifika redaktörer

Ansvar: Leverantör.

Uppdrag: Lösningen byggs för direktredigering på webbsidan. Detta gör att man inte behöver logga in i webbprogrammets redaktörsläge, vilket är ett mer komplext förfarande. Utbildningen klaras av på cirka två timmar och efter den kan de utnämnda redaktörerna hantera sina uppgifter effektivt och självständigt.

1. Löpande underhåll och support

Ansvar: En central supportenhet.

Uppdrag: Erbjuda teknisk support till myndighetsspecifika redaktörer. Hantera större uppdateringar, såsom tillägg av nya statsbidragstyper eller omfattande förändringar i portalens funktion eller design.

1. Översyn och uppdatering

Ansvar: Den centrala projektgruppen tillsammans med myndighetsspecifika redaktörer.

Uppdrag: Regelbundet granska portalens innehåll och funktion för att säkerställa att informationen är aktuell och att portalen möter användarnas behov. Genomföra nödvändiga uppdateringar baserade på återkoppling och nya krav.

Projektplanering

Lösningsförslaget nedan utgår från att portalen realiseras i en myndighets befintliga CMS-verktyg. CMS står för Content Management System, vilket är ett innehållshanteringssystem. Kortfattat är det ett verktyg för att hantera och publicera olika former av information på en webbplats. Att använda de befintliga verktygen gör att det inte uppstår nya licenskostnader. Men om myndigheten som ska ansvara för portalen endast har licenser för de webbplatser de har i dag, kommer det att uppstå nya licenskostnader eftersom portalen blir ytterligare en webbplats.

Projektgenomförandet omfattar totalt cirka 2 000 timmar. Projektmetoden bygger på fem generella faser:

1. Projektinitiering, cirka 100 timmar.
2. Koncept och design inklusive en teknisk förstudie, cirka 580 timmar.
3. Utveckling, cirka 500 timmar (plus 200 timmar för AI-chatt).
4. Driftsättning, tester, dokumentation och utbildning, cirka 160 timmar.
5. Överlämning till förvaltning och projektavslut, cirka 40 timmar.

Fotnoter

1. Se bland annat SOU (2020:8). Starkare kommuner – med kapacitet att klara välfärdsuppdraget och Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner. ↑

2. Proposition 2022/23:1. Budgetpropositionen för 2023. Utgiftsområde 25. Allmänna bidrag till kommuner. ↑

3. Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner. ↑

4. Kommunsektorn är den gemensamma beteckningen på kommuner och regioner. ↑

5. Uppgifterna kommer från en kommande rapport från Statskontoret som publiceras 5 juni 2024: Statens styrning med statsbidrag till kommuner och regioner 2023 – antal, omfattning och innehåll. ↑

6. Proposition 2009/10:175. Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt och Regeringen (2024). Målet för digitaliseringspolitiken. (Hämtad 2024‑03-21). https://www.regeringen.se/regeringens-politik/digitaliseringspolitik/mal-for-digitaliseringspolitik/ ↑

7. Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner. ↑

8. Se bland annat Riksrevisionen (2022:1). Statens finansiering av kommunerna – fördelningen av den kommunala fastighetsavgiften och riktade statsbidrag; Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner och Statskontoret (2023:7). Att styra de självstyrande – En analys av statens styrning av kommuner och regioner. ↑

9. Enligt Statskontorets kartläggning av riktade statsbidrag till kommunsektorn, betalade staten cirka 63 miljarder kronor under 2023 (exklusive kostnadsersättningar), se Statskontoret (2024). Statens styrning med statsbidrag till kommuner och regioner 2023 – antal, omfattning och innehåll (kommande). ↑

10. Om respektive länsstyrelse räknas som en egen myndighet uppgick antalet myndigheter under 2023 till knappt sextio, se Statskontoret (2024). Statens styrning med statsbidrag till kommuner och regioner 2023 – antal, omfattning och innehåll (kommande). ↑

11. Se bilaga 3 för mer information om indelningen av kommunerna. ↑

12. Liknande iakttagelser har gjorts i tidigare utredningar och rapporter. Se bland annat Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner. ↑

13. Statsbidragsportalen. Förenkla bevakningen och hanteringen av bidrag. (Hämtad 2024-02-23). https://statsbidragsportalen.se/ ↑

14. Se vidare i bilaga 3 för mer resultat från enkätundersökningen (fördelat på olika kommungrupper, baserat på invånarantal). ↑

15. Liknande iakttagelser har gjorts i tidigare utredningar och rapporter. Se bland annat Riksrevisionen (2016:29). Statens styrning genom riktade statsbidrag inom hälso- och sjukvården; SOU (2020:8). Starkare kommuner – med kapacitet att klara välfärdsuppdraget och Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner. ↑

16. Se bland annat Riksrevisionen (2016:29). Statens styrning genom riktade statsbidrag inom hälso- och sjukvården; Riksrevisionen (2017:30). Riktade statsbidrag till skolan – nationella prioriteringar men lokala behov; Riksrevisionen (2022:1). Statens finansiering av kommunerna – fördelningen av den kommunala fastighetsavgiften och riktade statsbidrag; SOU (2018:47). Med tillit växer handlingsutrymmet – tillitsbaserad styrning och ledning av välfärdssektorn; SOU (2020:8). Starkare kommuner – med kapacitet att klara välfärdsuppdraget; Statskontoret (2019:2). Utveckling av den statliga styrningen av kommuner och landsting – en analys och Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner. ↑

17. Se bland annat Riksrevisionen (2017:30). Riktade statsbidrag till skolan – nationella prioriteringar men lokala behov och Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner. ↑

18. SOU (2020:8). Starkare kommuner – med kapacitet att klara välfärdsuppdraget. ↑

19. SOU (2023:94). Förändring genom försök – Försöksverksamhet i den kommunala sektorn. ↑

20. Liknande iakttagelser har gjorts i tidigare utredningar och rapporter. Se bland Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner. ↑

21. Statskontoret (2023:19). Korrekta utbetalningar av statliga stöd till företag och andra juridiska personer. ↑

22. Myndigheten för digital förvaltning. Kunskap och stöd. (Hämtad 2024-04-04). https://www.digg.se/kunskap-och-stod ↑

23. Myndigheten för digital förvaltning. Ena – Sveriges digitala infrastruktur. (Hämtad 2024-04-25). https://www.digg.se/ledning-och-samordning/ena---sveriges-digitala-infrastruktur ↑

24. Friskolornas riksförbund (2024). Fakta om friskolor 2024. ↑

25. Se bland annat Statskontoret (2023:2). Små mått på stora värden – Förslag på indikatorer för att följa upp det förvaltningspolitiska målet och Statskontoret (2020). En innovativ och samverkande förvaltning – 10 år med det förvaltningspolitiska målet. ↑

26. E-delegationen (Version 4.1, 2015-05-28). Vägledning för digital samverkan – Vägledning från E-delegationen; Ekonomistyrningsverket (2023-02-23). Vad är samverkan? (Hämtad 2024-02-26). https://forum.esv.se/verksamhetsutveckling/samverkan/vad-ar-samverkan/ och Statskontoret (2020). En innovativ och samverkande förvaltning – 10 år med det förvaltningspolitiska målet. ↑

27. Ekonomistyrningsverket (2023-02-23). Vad är samverkan? (Hämtad 2024-02-26). https://forum.esv.se/verksamhetsutveckling/samverkan/vad-ar-samverkan/ ↑

28. E-delegationen (Version 4.1, 2015-05-28). Vägledning för digital samverkan – Vägledning från E-delegationen; Ekonomistyrningsverket (2023-02-23). Vad är samverkan? (Hämtad 2024-02-26). https://forum.esv.se/verksamhetsutveckling/samverkan/vad-ar-samverkan/ och Statskontoret (2020). En innovativ och samverkande förvaltning – 10 år med det förvaltningspolitiska målet. ↑

29. Statskontoret (2023). När myndigheter ställer om – Erfarenheter av snabba omställningar. ↑

30. Se Bilaga 4 för lösningsförslag baserat på it-konsultbyrån utformning av en portal. ↑

31. Två årsarbetskrafter = 2 × 50 000 × 12 × 1,2 × 1,56 = 2 246 400 kronor. ↑

32. En årsarbetskraft = 1 × 50 000 × 12 × 1,2 × 1,56 = 1 123 200 kronor. ↑

33. Se Statskontoret (2024). Statens styrning med statsbidrag till kommuner och regioner 2023 – antal, omfattning och innehåll (kommande) för förteckning av de riktade statsbidrag och de myndigheter som under 2023 administrerade bidragen. ↑

34. Statskontoret (2022:9). Administrativa kostnader i kommunsektorn – En analys av statens styrning av kommuner och regioner. ↑

35. Statskontoret (2023:10). Enklare för företag? Uppföljning av myndigheternas tillämpning av förordning (2018:1264) om inhämtande av uppgifter från företag. ↑

36. SOU (2023:96). En reform för datadelning. ↑

37. Statskontoret (2024). Statens styrning med statsbidrag till kommuner och regioner 2023 – antal, omfattning och innehåll (kommande). ↑

38. Proposition 2009/10:175. Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt. ↑

39. Statskontoret (2017). Frivillig samverkan mellan myndigheter – några exempel. ↑

40. E-delegationen (Version 4.1, 2015-05-28). Vägledning för digital samverkan – Vägledning från E-delegationen; Ekonomistyrningsverket (2023-02-23). Vad är samverkan? (Hämtad 2024-02-26) https://forum.esv.se/verksamhetsutveckling/samverkan/vad-ar-samverkan/ och Statskontoret (2020). En innovativ och samverkande förvaltning – 10 år med det förvaltningspolitiska målet. ↑