Myndighetsanalys av Universitets- och högskolerådet

Statskontorets övergripande bedömning är att UHR i allt väsentligt fullgör sitt instruktionsenliga uppdrag och genomför de uppgifter som anges i myndighetens instruktion med gott resultat. Men vi bedömer också att myndigheten kan effektivisera sin verksamhet. UHR behöver fortsätta sitt påbörjade arbete med att samordna gemensamma frågor mellan avdelningarna.

UHR har under lång tid inte haft några krav utifrån att sänka kostnaderna

UHR har över tid haft ett återkommande anslagssparande. Myndigheten har också ett ackumulerat överskott inom den del av verksamheten som finansieras av avgifter från universitet och högskolor. Vi bedömer att det följer av att det inte har funnits en tillräckligt stark press på myndigheten att använda sina tillgängliga medel fullt ut och att myndighetens ramar har varit onödigt generösa. Att UHR:s avdelningar under lång tid haft separat finansiering har också bidragit till inlåsningseffekter och till ett ineffektivt resursutnyttjande.

UHR behöver stärka sin myndighetskultur

När UHR inrättades tog de över verksamheter från tre tidigare myndigheter. Under många år arbetade myndigheten med att förvalta de tidigare verksamheterna snarare än att utvecklas som en ny myndighet. Verksamheten har genom åren varit fragmenterad och avdelningarnas arbete har till stor del bedrivits i stuprör. Det har inte funnits någon tydlig ambition att skapa en gemensam myndighetskultur.

Statskontoret bedömer att frånvaron av en gemensam myndighetskultur och bristen på en tillräckligt sammanhållen styrning har försämrat förutsättningarna att effektivisera och utveckla myndigheten. Statskontoret vill framhålla betydelsen av att myndigheten nu arbetar vidare för att skapa en gemensam myndighetskultur.

Flera förändringsprocesser pågår men medarbetarna bör engageras i större utsträckning

UHR har under de senaste två åren fokuserat på att utveckla såväl den interna styrningen som verksamheten i stort. En viktig komponent i detta är den strategiska riktning för verksamheten som UHR tog fram under 2023. UHR har också påbörjat flera insatser som på olika sätt ska stärka myndighetens förmåga att fullgöra sitt uppdrag på ett mer effektivt och flexibelt sätt än tidigare. Statskontoret bedömer att dessa insatser är viktiga för den fortsatta utvecklingen av myndigheten.

Samtidigt kräver det pågående förändringsarbetet att ledningen fortsätter arbetet med att formulera en gemensam målbild för vad förändringarna ska leda fram till. Vi bedömer också att det finns en risk med att de pågående förändringsprocesserna har ett så tydligt ledningsfokus, och att myndigheten i vissa fall inte har involverat medarbetarna i utvecklingsarbetet. Vi bedömer att det är särskilt viktigt för myndighetsledningen att aktivt och regelbundet kommunicera med medarbetarna om det fortsatta utvecklingsarbetet.

Regeringen behöver följa upp att myndighetens resurser används effektivt

Statskontoret bedömer att regeringens styrning av UHR överlag fungerar väl, men att regeringen kan behöva stärka den finansiella styrningen av myndigheten. Regeringen bör också ställa högre krav på att UHR tydligt ska redovisa hur myndigheten använder sina resurser och hur den arbetar med att effektivisera sin verksamhet.

UHR:s avgiftsfinansierade verksamhet gäller bland annat att bistå i den samordnade antagningen till universitet och högskolor. Vi bedömer att regeringen inte har pekat ut riktningen tillräckligt tydligt och inte heller varit tydlig med sina förväntningar för denna del av verksamheten. Exempelvis framträder inte verksamheten som handlar om att utveckla och förvalta it-system särskilt tydligt i myndighetens instruktion. Regeringen har inte heller efterfrågat särskilda underlag som beskriver hur UHR presterar inom området. Vi anser att regeringen behöver bli tydligare med sina förväntningar även på denna del av verksamheten, trots att finansieringen av verksamheten ligger utanför regeringens direkta kontroll.

Rekommendationer

Statskontoret rekommenderar UHR att:

• Arbeta mer aktivt med att skapa en gemensam myndighetskultur.
• Fortsätta arbetet i ledningsgruppen för en ökad samsyn gällande myndighetens utveckling och prioriteringar.
• Stärka myndighetens interna kommunikation.
• Komplettera de myndighetsgemensamma målen med specifika delmål.
• I större utsträckning involvera sina medarbetare i de pågående förändringsprocesserna på myndigheten.
• Säkerställa att förändringsprocesserna slutförs inom rimlig tid.

Statskontoret rekommenderar regeringen (Utbildningsdepartementet) att:

• I samband med de kvartalsvisa mötena särskilt följa upp UHR:s pågående insatser för att effektivisera verksamheten och utnyttja tillgängliga medel mer flexibelt.
• Överväga att i första hand finansiera särskilda regeringsuppdrag med myndighetens förvaltningsanslag.
• Tydliggöra förväntningarna på UHR:s verksamhet inom it och digitalisering och hur myndigheten kan arbeta för att minska det ackumulerade överskottet i den avgiftsfinansierade verksamheten.

Om uppdraget

Statskontoret har på uppdrag av regeringen genomfört en myndighetsanalys av Universitets- och högskolerådet (UHR). I uppdraget har ingått att analysera hur myndigheten fullgör sina uppgifter i förhållande till sina resurser, samt hur interna och externa faktorer påverkar myndighetens resultat.