ESV:s rapport Utvecklad intern styrning och kontroll
Statskontorets sammanfattande synpunkter
ESV föreslår inom ramen för sitt uppdrag huvudsakligen smärre ändringar i förordningen om intern styrning och kontroll. Vi ser ett behov av en bredare analys av hela regelverket kring intern styrning och kontroll, hur arbetet kan integreras med andra processer och hur tillämpningen av regelverken kan förbättras.
Statskontoret tillstyrker följande ändringar i förordningen:
- att intern styrning och kontroll är myndighetsledningens process
- att ledningen ska upprätthålla en god intern miljö som en del av processen
- att riskanalysen får även beakta positiva aspekter
Statskontoret avstyrker följande ändringar i förordningen:
- att särskild skrivning om oegentligheter införs
- att begreppet kontrollåtgärder ändras
- att hänvisningen till verksamhetskraven i myndighetsförordningen tas bort
- att dokumentationskraven minskas på det sätt som ESV föreslår.
Statskontoret tillstyrker att myndighetsledningens bedömning av den interna kontrollen ska avse samma period som årsredovisningen.
Förslag som Statskontoret tillstyrker
Bra att myndighetsledningarnas ansvar lyfts fram
Statskontoret är positivt till att ESV lyfter fram myndighetsledningens ansvar. Vi tillstyrker att det införs en bestämmelse om att intern styrning och kontroll är myndighetsledningens process och att det görs ett tillägg om att ledningen ska upprätthålla en god intern miljö som en del av processen. Såväl företrädare för myndigheterna som Riksrevisionen framför att begreppet intern miljö är otydligt. Om det föreslagna tillägget införs behöver ESV därför förtydliga begreppet i sina styrdokument eller genom sitt stöd till myndigheterna.
Positivt med en bredare riskanalys, men andra åtgärder är viktigare
Statskontoret tillstyrker att riskanalysen också ska få beakta positiva aspekter. Vi bedömer dock att det främst är andra åtgärder som myndigheterna behöver vidta för att åstadkomma den integrering mellan den interna styrningen och kontrollen och andra processer av verksamhetsstyrning som förslaget syftar till. För det första behöver myndigheten internt förklara hur den interna styrningen och kontrollen hänger samman med andra processer. Det kan vara en utmaning för stora myndigheter med många beslutsnivåer och med uppgifter som spänner över ett brett fält. Den styrmodell som Arbetsförmedlingen har infört är ett sätt att hantera detta. Ramarna för modellen sätts både av formella aspekter som intern styrning och kontroll och kulturella aspekter som värdegrund och ledningsfilosofi. Statskontorets utvärdering visar att modellen har gjort det tydligare hur olika delar i Arbetsförmedlingens interna styrning hänger samman, även om det är en bit kvar innan den är tillräckligt sammanhållen i hela myndigheten.
För det andra behöver myndighetsledningen ta ett tydligt grepp över stora utvecklingsarbeten. Så är inte alltid fallet. Det visar till exempel Statskontorets utvärdering av ett utvecklingsarbete inom Jordbruksverket som överskred budget och tidsplan. Ledningens styrning var svag när det visade sig att den interna styrningen och kontrollen av arbetet inte var tillräcklig. Vår utvärdering visar också på vikten av internrevisionen kan komma in och varna för eventuella risker. Jordbruksverkets internrevision hade vid tidpunkten för vår utvärdering en för passiv roll vid riskfyllda utvecklingsprojekt.
Det bör vara samma period för bedömningen som för årsredovisningen
Statskontoret tillstyrker att myndighetsledningens bedömning av den interna kontrollen ska avse samma period som årsredovisningen. Det behöver dock förtydligas hur myndigheten bör gå till väga om det mellan årsskiftet och tiden för Riksrevisionens granskning inträffar något som påverkar bedömningen.
Förslag som Statskontoret avstyrker
Inget behov av särskilt tillägg om oegentligheter
Statskontoret avstyrker att det i förordningen införs en särskild skrivning om oegentligheter. Vi har i våra utvärderingar inte sett behov av ytterligare regler som styr myndighetens arbete mot korruption och andra oegentligheter. Det finns redan regler som styr detta arbete, även om de inte explicit tar upp just oegentligheter. I stället för att införa ett nytt tillägg är arbetet mot korruption snarare betjänt av en analys av hur tillämpningen av nuvarande regler på bästa sätt ska kunna säkerställas. Ett generellt väl fungerande arbete med intern styrning och kontroll minskar riskerna för oegentligheter. Den utvärdering som Statskontoret gjorde av Statens fastighetsverk på grund av de oegentligheter som hade ägt rum där, visade på generella brister i arbetet med intern styrning och kontroll. Medarbetarna involverades inte i tillräcklig uträckning i riskanalyserna, identifierade brister hanterades inte på ett strukturerat sätt och återkopplingen om vad som hände med de risker som hade lyfts brast.
Några av förslagen riskerar att leda till oklarheter
Statskontoret anser inte att kopplingen till kraven i 3 § myndighetsförordningen bör tas bort. De så kallade verksamhetskraven är utgångspunkter för den interna styrningen och kontrollen. Därmed utgör de också grund för myndigheternas arbete mot korruption och andra oegentligheter. Även om ESV planerar att återkoppla till verksamhetskraven i sina stöd och styrdokument, anser vi att kraven är så pass viktiga utgångspunkter att de tydligt bör kopplas till förordningen. Det bör inte råda några oklarheter om dem.
Statskontoret ser inte heller några skäl till att ändra begreppet kontrollåtgärder. Förslaget innebär ingen ändring av innehållet i begreppet utan det är endast benämningen som ska ändras. Om nuvarande begrepp är svårt att tolka, kan ESV i stället förtydliga det i allmänna råd eller genom stöd till myndigheterna. Den föreslagna begreppsändringen riskerar snarare att skapa en osäkerhet hos dem som arbetar med frågorna om vad som avses.
Dokumentationskraven behöver minskas, men bör omfatta hela processen
Statskontoret instämmer i att kraven på dokumentation bör minska och bli mer ändamålsenliga, men anser inte man ska peka ut vissa delar av processen för intern styrning och kontroll som ska dokumenteras. Med den utformning som ESV föreslår finns det risk för att myndigheterna fokuserar på det som ska dokumenteras, medan andra delar prioriteras ned. Vi anser att skrivningarna i förordningen i stället bör ta sikte på att myndigheten hittar en rimlig nivå på dokumentationen för hela processen.